Электронная подпись представляет собой инструмент удаленной работы с документацией, что позволяет оформлять сделки и подтверждать действия через интернет. В современном мире наличие ЭП – важный фактор для работы бизнеса, а в ряде случаев – и для граждан. Оформление цифровой подписи осуществляется через удостоверяющий центр, куда лицо, желающее ее получить должно явиться с пакетом соответствующих документов. Но если лицо не может явиться лично, ФЗ 63 предусматривает возможность оформления ЭП по доверенности.
Что такое классификатор полномочий?
В машиночитаемой доверенности нужно указать полномочия сотрудника. Например, тендерному специалисту будут нужны полномочия по участию в закупках, а юристу — по взаимодействию с налоговой. У каждого сотрудника может быть свой набор. А можно доверить сразу все полномочия. Они прописаны в классификаторе. Частично он уже размещен в Единой системе нормативной справочной информации. Но Минцифры его еще дополняет. Когда будет готова финальная версия, неизвестно. Но если в классификаторе пока нет полномочий, например, по участию в торгах, то и создать МЧД с такими полномочиями не получится.
Внутри организации можно создать свой классификатор для внутреннего ЭДО и обмена документами с контрагентами.
Чтобы подписать документ от имени компании или предпринимателя, сотрудник должен использовать свою электронную подпись. К подписанному документу нужно приложить машиночитаемую доверенность.
Если у компании большой документооборот, не обязательно прикладывать доверенность к каждому пакету документов. Можно подписать соглашение с контрагентом о том, что достаточно сделать это один раз. И указать, в какой системе хранится доверенность и как ее найти.
1. С сентября 2023 года сотрудники организаций и предпринимателей должны подписывать документы своей электронной подписью, а не подписью организации или ИП. Для этого нужна машиночитаемая доверенность.
2. Машиночитаемую доверенность должно подписать лицо, которое может действовать без доверенности от имени юридического лица, или предприниматель.
3. Машиночитаемую доверенность можно не прикреплять к каждому пакету документов, подписанных электронной подписью. Достаточно заключить соглашение с контрагентом о том, в какой системе хранится доверенность.
Электронная подпись для любых задач
В комплекте сертификат, сертифицированный токен и лицензия КриптоПро — все, что нужно для работыЗаказать подпись
Доверенность на получение электронной цифровой подписи
Необходимость в предоставлении доверенности при получении электронной подписи (ЭП) указана в ст. 18 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Для получения сертификата ключа проверки электронной подписи в УЦ ООО «Такском», необходимо предоставить:
- доверенность пользователя удостоверяющего центра, за исключением случаев, когда обращается лицо, имеющее право действовать без доверенности от имени юридического лица (руководитель организации);
- доверенность на получение ключей электронной подписи и сертификата
- ключа проверки электронной подписи, кроме случаев, если в УЦ обращается лично владелец сертификата (то есть лицо, на чье имя выдан сертификат ключа проверки электронной подписи).
Доверенность должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- указание наименования документа — «Доверенность»;
- место и дату совершения доверенности;
- полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
- должность руководителя юридического лица или уполномоченного сотрудника;
- фамилия, имя, отчество руководителя юридического лица или уполномоченного лица и основание его полномочий;
- фамилия, имя и отчество человека на которого оформляется доверенность;
- удостоверение подписи поверенного, если доверенность выдается для получения ЭП;
- срок действия доверенности;
- подпись лица, внесенного в сертификат ЭП.
Доверенность необходимо заверить подписью руководителя и печатью организации.
Если документы подписало уполномоченное лицо, действующее на основании доверенности (передоверие) или иного документа, подтверждающего его полномочия, необходимо предоставить заверенную копию данного документа. В том случае, если индивидуальный предприниматель действует без печати, копии подтверждающих документов и доверенность полномочного представителя необходимо заверить нотариально. Проект доверенности мы отправляем вам при получении сертификата. Комплект документов, включающий доверенность, приходит на ваш абонентский ящик или электронный адрес контактного лица, вместе с памяткой с описанием дальнейших действий.
(введена Федеральным законом от 27.12.2019 N 476-ФЗ)
1. Указанные в статьях 17.2, 17.3 настоящего Федерального закона доверенности оформляются в соответствии с требованиями Гражданского кодекса Российской Федерации. Доверенность представляется в том числе в электронной форме в машиночитаемом виде в соответствии с формами доверенностей, которые могут быть определены и размещены на официальных сайтах операторами государственных и муниципальных информационных систем, для использования в которых представляются документы, Центральным банком Российской Федерации на официальном сайте Центрального банка Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в отношении доверенностей, выдаваемых кредитными организациями, операторами платежных систем, некредитными финансовыми организациями и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими виды деятельности, указанные в части первой статьи 76.1 Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», кредитными рейтинговыми агентствами, бюро кредитных историй, лицами, осуществляющими актуарную деятельность, а также Федеральной нотариальной палатой на официальном сайте Федеральной нотариальной палаты в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в отношении доверенностей, удостоверенных нотариусами. Если формы доверенностей не определены и не размещены, применяется форма доверенности, формируемая и размещаемая уполномоченным федеральным органом на едином портале государственных и муниципальных услуг. Указанные формы доверенностей должны соответствовать единым требованиям, устанавливаемым уполномоченным федеральным органом. Полномочия, удостоверенные такими доверенностями, определяются в соответствии с классификатором полномочий, указанным в статье 17.1 настоящего Федерального закона. Федеральные органы исполнительной власти, являющиеся операторами федеральных государственных информационных систем, вправе определить дополнительные требования к предоставлению доверенностей в электронной форме при функционировании таких федеральных государственных информационных систем.
(часть 1 в ред. Федерального закона от 14.07.2022 N 339-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. Организационно-технические требования к порядку хранения, использования и отмены указанных в статьях 17.2 и 17.3 настоящего Федерального закона доверенностей устанавливаются Правительством Российской Федерации.
Машиночитаемые доверенности должны были стать обязательными с 1 января 2022 года. Но власти отложили изменения — правила вступят в силу в 2023 году. В 2022 году руководители организаций и сотрудники могут использовать машиночитаемые доверенности по желанию. Это так называемый переходный период.
Что известно на декабрь 2022 года
Использование МЧД станет обязательным с 1 января 2023 года, утвержден законопроект о продлении переходного периода до 31 августа 2023 года
В статье расскажем, кому нужна машиночитаемая доверенность, как ее создать и использовать. Правила будут актуальны с 2023 года, но начать готовиться к изменениям лучше уже сейчас.
В 2022 году у сотрудников будет два варианта, как получить подпись, чтобы подписывать документы организации.
- По-старомуСотрудники подписывают документы электронной подписью, которая получена на организацию.
Владельцы сертификата такой подписи — юридическое лицо и сотрудник, который действует по обычной бумажной доверенности. - По-новомуСотрудник получает подпись на свое имя как физическое лицо. Машиночитаемая доверенность передает ему право подписывать документы организации своей подписью физического лица. Такие документы будут действительны.
Такая схема подойдет для работы в офисе и удаленно.
Чтобы получить подпись, сотрудники могу обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр. Продлевать уже выпущенные подписи удобно в корпоративном удостоверяющем центре. Также в сервисе можно следить за сроками действия сертификатов и вести реестр выданных подписей сотрудникам.
Специалисты на аутсорсе, которые официально не трудоустроены в организации, тоже могут действовать от лица компании по МЧД. Для этого им нужна электронная подпись физического лица и МЧД, подписанная руководителем организации, от лица которой действует специалист.
Требования к машиночитаемым доверенностям определены Приказом Минцифры России. Документ вступит в силу с 1 января 2022 года. Самые важные положения:
- Формат доверенности — XML. Это означает, что система, в которую загружается такая доверенность, должна поддерживать автоматизированную обработку данных.
- Руководитель организации или предприниматель должны подписать машиночитаемую доверенность своей электронной подписью.
- Система, в которой создается доверенность, должна давать возможность отозвать ее. Это может сделать руководитель организации или предприниматель.
- Форма машиночитаемой доверенности будет устанавливаться государственными и муниципальными системами, в которые возможно загрузить документы. Если они не установят правила, нужно применять форму, размещенную на Едином портале государственных и муниципальных услуг.
Как доверенному лицу получить ЭП?
Важно понимать, что собой представляет ЭП. По сути, это код, который расшифровывается посредством специальной программы. Он служит в качестве идентификатора лица, подтверждает, что документ подписан именно определенной личностью. Получить в удостоверяющем центре можно не сам код, а специальный usb-носитель, который используется для подписи.
Также важно понимать, что в доверенности необходимо указывать срок ее действия. Если срок не указан, доверенное лицо может повторно получить ЭП доверителя, что сделает первично полученную подпись недействительной. После получения ЭП ее владелец вправе отозвать доверенность ранее даты окончания ее срока действия. Зачастую это необязательно, поскольку, как правило, срок доверенности учитывает срок изготовления usb-токена с подписью, чтобы на следующий день после получения ее уполномоченным представителем срок действия доверенности истекает.
Оформление электронной подписи производится через удостоверяющие центры или через МФЦ. Разница будет лишь в сроках изготовления: в первом случае период составит 3-5 рабочих дней, а во втором ― до двух недель.
Для оформления ЭП потребуются, помимо заверенной нотариусом или печатью организации доверенности и ее копии, следующие документы:
- Устав организации;
- Выписка из ЕГРЮЛ, заверенная надлежащим образом;
- Копия паспорта лица, на которого оформляется подпись;
- Паспорт доверенного лица.
Для передачи ЭП по доверенности в тексте доверенности должно быть указано право подписи за доверенного лица, а также иные полномочия:
- Получение сопутствующего программного обеспечения;
- Получение технической документации.
Если этого не сделать, то владелец должен будет самостоятельно получить ЭП в месте выдачи, но и здесь существует возможность получить ЭП без личного присутствия. На практике, с удостоверяющим центром можно также связаться онлайн, договориться о типе получаемой подписи, количестве (например, если нужны ЭП на нескольких сотрудников). Только после этого оформляется нужная доверенность, собираются и заверяются документы. Удостоверяющие центры также предоставляют услуги доставки электронных подписей в любое место, что может сделать удобным процесс их получения.
В современном мире, когда ведение электронного документооборота приобретаем массовый характер, все чаще необходимы усиленные квалифицированные подписи в больших количествах на всех сотрудников, которые участвуют в процессе согласования и подписания ЭП документов. Возможность передать часть обязанностей по оформлению ЭП на представителя оптимизирует процесс организации документооборота в электронном виде.
Если у вас остались вопросы по оформлению доверенности на получение ЭП или есть любые вопросы, связанные с юридической стороной использования ЭДО и ЭП, а также вопросы в целом по внедрению безбумажного документооборота, наши эксперты готовы проконсультировать и выполнить задачи любой сложности.
Как составить доверенность на получение ЭП
Организации вправе составлять доверенности самостоятельно. Это не значит, что для юридических лиц не действуют правила. Документ должен соответствовать определенным требованиям, которые касаются его смысла, но не способа расположения текста, наличия каких-то определенных формальных моментов и так далее.
На практике чаще всего используется шаблон, предусматривающий наличие трех блоков:
- Шапка, в которой перечисляются реквизиты сторон. Указываются данные фирмы, место ее регистрации, ИНН и ОГРН, а также паспортные данные физических лиц.
- Основная часть. Здесь объясняется, на каком основании лицо получает полномочия на получение подписи. Самыми важными пунктами при составлении доверенности считается обязательное указание даты окончания действия доверенности и подробный перечень действий, которые может совершить доверенное лицо в рамках составленной доверенности.
- Заключительная часть – это полные наименования сторон (и при необходимости должностей для юридических лиц) и образцы их подписей.
Отказ удостоверяющего центра возможен при отсутствии в тексте доверенности какой-либо обязательной информации, например:
- Указаны только инициалы владельца или уполномоченного лица;
- Указаны два и более лица в одной доверенности;
- Различаются подписи доверителя или доверенного лица в доверенности с их подписями в паспорте;
- Данные заполнены разными почерками или были использованы разные чернила;
- В случае с юрлицами отсутствует печать организации или ИП;
- Отсутствует хотя бы один обязательный пункт, например дата составления документа.
Нотариальная или рукописная?
Доверенности для оформления сертификата ЭП можно условно разделить на рукописные и нотариально заверенные. В чем же различие?
Нотариальные доверенности составляются и заверяются нотариусом, имеют юридическую силу, отображаются нотариусом в реестре учета и принимаются к слушанию на судебных заседаниях. Для получения ЭП доверенным лицом необходима только нотариально заверенная доверенность. Рукописная доверенность не будет принята удостоверяющим центром.
Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.
Отличия доверенностей для физических и юридических лиц
Доверенности для физических и юридических лиц оформляются по общим правилам. Смысл каждого документа одинаков – определенное лицо может наделить другое лицо правом выполнять некоторые действия, в данном случае – получить ключ ЭП в конкретном удостоверяющем центре.
Некоторые отличия имеются, но они связаны лишь с общими правовыми требованиями:
- Если в случае с физическим лицом удостоверяющие центры принимают только нотариально заверенную доверенность, то для юридических лиц предусмотрена возможность заверения доверенности печатью организации. Получается, что руководителю организации достаточно от руки написать доверенность на имя своего подчиненного сотрудника с указанием всех необходимых реквизитов и заверить такой документ печатью организации. Заверение документа иным способом не допускается, кроме случаев, прямо предусмотренных законом. Например, лица, наделенные нотариальными полномочиями (начальник места лишения свободы, главврач медучреждения), при определенных обстоятельствах оказываются вправе заверить доверенность.
- Фирма будет оформлять документ на своем бланке, тогда как гражданин не заполняет доверенность самостоятельно, а лишь указывает нотариусу, какими полномочиями хочет наделить конкретное лицо.
- Организация также имеет право заверить свою доверенность через нотариальную палату, но в этом нет никакой необходимости. Документ проще оформить самостоятельно, указав полномочия получателя.
- Организация может выдать и иные разрешительные документы, например, доверенность на использование ЭП руководителя иными сотрудниками. И для этого снова не нужно обращаться в нотариальную палату. Последующее пользование ЭП регламентируется иной документацией в рамках деятельности фирмы.
ИП также могут заверить доверенность самостоятельно при наличии печати.
Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!
Доверенность на получение электронной подписи – образец
На практике, организации пользуются общими шаблонами доверенностей. Главное – чтобы текст содержал полный перечень полномочий и реквизиты сторон. Документ можно оформить в соответствии с представленным образцом.
Рис.2 Бланк доверенности
Структура доверенности на получение электронной подписи
Доверенность на оформление электронной подписи должна быть оформлена должным образом. По сути, используется стандартный вариант документа, каких-то особых требований к нему нет. Важно, чтобы полномочия и стороны были прописаны четко, без противоречий
В тексте доверенности должна быть следующая информация:
- Реквизиты юридического лица, которое выдает доверенность, включая его адрес;
- Дата, когда документ был составлен, а также срок его действия;
- Реквизиты (ФИО, паспортные данные, адрес регистрации) лица, на имя которого создается подпись, а также его должность в организации;
- Реквизиты лица и должность, которое наделяется правом получить ЭП;
- Данные удостоверяющего центра, выдающего подпись.
Рис.1 Образец заполнения доверенности
В доверенности должно быть четко указано, что получатель имеет право на подписание любых документов, связанных с оформлением и выдачей ЭП. Доверенность на ЭП, выдаваемая для физического лица, составляется по тем же правилам. Дополнительно указываются лишь реквизиты нотариуса, заверяющего документ.
Где работает машиночитаемая доверенность?
На данный момент МЧД принимают только сервисы ФНС России и ФСС. Налоговая работает по правилам, утвержденным в Приказе от 30.04.2021. ФСС опубликовал правила работы с МЧД на сайте. Остальные госпорталы, электронные торговые площадки и системы, которые принимают документы, подписанные электронной подписью, должны настроить функционал для приема МЧД до 1 января 2023 года, утвержден законопроект о продлении переходного периода до 31 августа 2023 года. Правило относится, в том числе, к ЭДО.
Для обмена документами с контрагентами, МЧД можно создать в сервисе оператора ЭДО.
Если система еще не принимает МЧД, рекомендуем работать с электронными подписями, выпущенными на сотрудников организации и бумажными доверенностями.
Генеральный директор компании или предприниматель должен создать машиночитаемую доверенность в формате XML. Это можно сделать в конструкторе документов 1С или в системе ЭДО.
Если система, куда вы будете загружать документы, подписанные электронной подписью, не поддерживает автоматическую обработку машиночитаемых доверенностей и визуализацию данных, вероятно, нужно использовать доверенность в формате PDF.
Готовую доверенность нужно подписать электронной подписью руководителя организации или предпринимателя в формате XMLDSIG. Руководитель может выдать неограниченное число доверенностей. Срок каждой не должен превышать три года. Конкретный срок действия указывается в доверенности.
- Наименование документа.
- Сведения о доверителе: предпринимателе или организации.
- Сведения о сотруднике, которого наделяют полномочиями.
- Дата выдачи.
- Срок действия.
- Перечень полномочий сотрудника, которые он вправе осуществлять от имени организации или предпринимателя.
- Коды полномочий из классификатора полномочий или их текстовое описание.
- Сведения об информационной системе,в которой хранится информация о досрочном прекращении действия доверенности.
- Номер доверенности;
- Указание на возможность передоверия.
- Электронная подпись, которой подписана доверенность.
- В какую систему будет загружаться доверенность — указывается по желанию.