Правовое регулирование
К началу страницы
Отношения в области применения электронной подписи регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Федеральный закон № 63 — ФЗ), а также Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ в котором положения частей 2.3 — 2.6 статьи 3 действуют до 31.08.2023 года, включительно.
Федеральным законом № 63 — ФЗ определяются понятие электронной подписи и ее виды: простая, усиленные неквалифицированная и квалифицированная электронные подписи.
Особенности применения и конкретные виды электронных подписей при взаимодействии налогоплательщиков с налоговыми органами установлены Налоговым кодексом Российской Федерации (Налоговый кодекс).
При электронном взаимодействии хозяйствующих субъектов с налоговыми органами применяется квалифицированная электронная подпись. Получить квалифицированную электронную подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре (АУЦ), в удостоверяющем центре ФНС России (УЦ ФНС), удостоверяющем центре Банка России, в удостоверяющем центре Федерального казначейства. С перечнем аккредитованных удостоверяющих центров можно ознакомится на портале Минцифры России.
При электронном взаимодействии физических лиц с налоговыми органами может применяться неквалифицированная электронная подпись, которую получают в Личном кабинете налогоплательщика – физического лица.
Вид электронной подписи, применяемой в рамках электронного взаимодействия хозяйствующих субъектов или физических лиц между собой могут определяться соглашениями между участниками электронного взаимодействия, таким образом может применяться как простая электронная подпись, так и усиленная неквалифицированная. При использовании усиленной квалифицированной электронной подписи, заключение соглашений не требуется.
Обращаем внимание, что в Федеральный закон № 63 — ФЗ внесены значимые изменения (Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ, Федеральный закон от 14.07.2022 № 339-ФЗ, Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ), часть которых вступила в силу с 01.01.2022 и действует до 31.12.2022 года, включительно. Ознакомиться с ними более подробно возможно в разделе Основные изменения в области применения электронной подписи.
Основные изменения в области применения электронной подписи
Федеральным законом от 27.12.2019 № 476 – ФЗ вносятся значимые изменения в области регулирования применения электронной подписи.
В целях обеспечения подготовки всех информационных систем для выполнения нового порядка, положения закона вступают в силу поэтапно:
I ЭТАП (вступил в силу с 1 июля 2020 года)
Доверенная третья сторона (ДТС) – юридическое лицо, осуществляющее деятельность по проверке электронной подписи в электронных документах в конкретный момент времени в отношении лица, подписавшего электронный документ, для обеспечения доверия при обмене данными и электронными документами.
Функции и обязанности ДТС, а также требования к средствам ДТС, определены пунктом 17 статьи 2 Федеральным закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Юридические лица, претендующие на выполнение функций ДТС обязаны пройти процедуру аккредитации в соответствии со статьей 18.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
К основным функциям ДТС также относится деятельность по признанию электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, которые соответствуют признакам усиленной электронной подписи.
Машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – доверенность, созданная в электронной форме и подписанная квалифицированной электронной подписью доверителя (директор ЮЛ/ИП), имеющего право на выполнение действий от такого ЮЛ/ИП без доверенности (уполномоченный представитель ЮЛ/ИП).
Доверенность выдается для действия представителя по доверенности перед третьими лицами от имени и в интересах ЮЛ/ИП.
Для подтверждения полномочий сотрудника ЮЛ/ИП на выполнение действий от имени ЮЛ/ИП, необходимо представлять МЧД на его имя, подписанную электронной подписью уполномоченного представителя ЮЛ/ИП.
Положениями Федерального закона от 19.12.2022 № 536-ФЗ до 31 августа 2023 года юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям введена отсрочка на обязательное применение МЧД, при условии, что электронный документ подписывается их представителями по доверенности, квалифицированный сертификат представителя получен в аккредитованном удостоверяющем центре, присутствующем в реестре Минцифры России, с указанием в нем в качестве владельца также физического лица, являющегося таким представителем.
Таким образом, до 31 августа 2023 года законодательством Российской Федерации установлен добровольный порядок применения машиночитаемой доверенности для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
Форма МЧД должна соответствовать требованиям, утвержденным приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи».
Форма (формат) МЧД формируется и размещается Минцифрой России на едином портале государственных и муниципальных услуг в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Также собственные формы МЧД могут быть определены и размещены на официальных сайтах операторами государственных и муниципальных информационных систем, для использования которых представляются документы, а также Центральным банком Российской Федерации на официальном сайте Центрального банка Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Эксперимент по обмену МЧД через цифровую платформу распределенного реестра блокчейн
ФНС России в сентябре 2021 года в инициативном порядке запустила эксперимент по апробации технологии обмена машиночитаемыми доверенностями на цифровой платформе ФНС России на базе распределенного реестра блокчейн.
Распределенный реестр – универсальная система оборота машиночитаемых доверенностей и проверки полномочий в стране для бизнеса и государства.
Цель эксперимента – создать для хозяйствующих субъектов такие условия, чтобы использование электронных доверенностей было максимально удобно и не возникло проблем у пользователей при их электронном взаимодействии между собой или с органами власти.
Участники эксперимента – операторы узлов распределённого реестра блокчейн, хозяйствующие субъекты, органы государственной и муниципальной власти.
Цифровая платформа ФНС России на базе распределенного реестра блокчейн позволяет:
- создать единую цифровую среду доверия для всех категорий участников электронного документооборота;
- поддержать реформу электронной подписи, обеспечив бесшовный переход на новую технологию подтверждения полномочий подписанта;
- выстроить реестровую модель с распределенным хранением без единой точки отказа;
- обеспечить безусловную доступность и актуальность информации о полномочиях;
- организовать универсальную систему оборота машиночитаемых доверенностей и проверки полномочий в стране для бизнеса и государства;
- выстроить информационный обмен с Федеральной нотариальной палатой по предоставлению в единую цифровую среду доверия сведений из реестра нотариальных действий и реестра распоряжений об отмене доверенностей;
- оперативно уведомлять всех участников блокчейн-сети об изменениях с электронной доверенностью и не прикладывать саму доверенность к каждому документу.
Для удобства участия хозяйствующих субъектов в эксперименте создан портал самообслуживания участников эксперимента и размещен в сети «Интернет» по адресу https://m4d.nalog.gov.ru/.
Для встраивания данной технологии в системы ЭДО организаций необходимо обращаться к любому участнику эксперимента, являющимся оператором узла распределенного реестра блокчейн, такая интеграция позволит организациям обмениваться машиночитаемыми доверенностями и проверять полномочия в автоматическом режиме (без участия человека).
Операторы узлов распределённого реестра блокчейн:
В августе 2022 года на портале «Госуслуги» размещен разработанный ФНС России совместно с Нотариальной палатой формат базовой машиночитаемой доверенности, который учитывает последние поправки, внесенные в закон об электронной подписи от 06.04.2011 № 63-ФЗ (передоверие, выдачу доверенности в адрес ЮЛ и ИП).
С декабря 2022 года участникам эксперимента стал доступен обмен МЧД, оформленными в порядке передоверия, в том числе и нотариально удостоверенных МЧД. Это значительно облегчает работу индивидуальным предпринимателям, филиалов организаций и различных представительств. Алгоритмы технологии блокчейн-сетей постоянно проверяют цепочки передоверия и своевременно уведомляют участников о прекращении действия МЧД или цепочек МЧД, если любая из них была аннулирована.
Термины
Электронная подпись – это аналог собственноручной подписи для подписания электронных документов.
Сертификат ключа проверки электронной подписи (сертификат электронной подписи, квалифицированный сертификат электронной подписи) – это электронный и бумажный документ, который подтверждает связь электронной подписи с ее владельцем (человеком или организацией). Сертификат содержит сведения о его владельце, открытый ключ, информацию о сроке действия сертификата, информацию о выдавшем электронную подпись удостоверяющем центре, серийный номер сертификата и иные сведения.
Открытый ключ (ключ проверки электронной подписи) – это уникальный набор символов (байт), сформированный средством электронной подписи и однозначно привязанный к закрытому (секретному) ключу. Открытый ключ необходим для того, чтобы любой желающий мог проверить электронную подпись на электронном документе. Он передается получателю электронного документа в составе файла электронной подписи и может быть известен всем.
Закрытый (секретный) ключ электронной подписи – это уникальный набор символов (байт), сформированный средством электронной подписи. Используется для формирования самой электронной подписи на электронном документе и хранится в зашифрованном виде на ключевом носителе. Доступ к закрытому ключу защищен паролем (PIN-кодом) и его нужно хранить в секрете.
Ключевая пара – это набор из открытого и закрытого ключей электронной подписи, однозначно привязанных к друг другу.
Ключевой носитель – это устройство для хранения закрытого ключа. Ключевой носитель внешне напоминает “флешку” для компьютера, но отличается по своим свойствам: память у него защищена паролем (PIN-кодом). Может иметь встроенное средство электронной подписи. В этом случае он является программно-аппаратным ключевым носителем и позволяет безопасно формировать электронную подпись на электронном документе. Хранить закрытый ключ также можно на компьютере пользователя.
Средство электронной подписи – это программно-аппаратное или только программное средство, предназначенное для создания ключевой пары, формирования и проверки электронной подписи на электронном документе. Его еще называют “криптопровайдером” или СКЗИ (средством криптографической защиты информации). Устанавливается на компьютерное устройство (мобильный телефон, смартфон, компьютер, планшет) или на ключевой носитель.
Противодействие мошенничеству в области применения электронной подписи
Вы получили квалифицированный сертификат электронной подписи?
Будьте внимательны и осторожны!
Электронная подпись — это аналог собственноручной подписи, ключ к вашему имуществу, деньгам и репутации!
Получение квалифицированного сертификата электронной подписи по значимости даже важнее получения паспорта! Когда вы используете паспорт для совершения юридически значимых действий, вас идентифицируют, сравнивая ваше лицо с фотографией в паспорте. Электронная подпись (авторство электронного документа) обычно проверяется дистанционно, то есть предполагается, что никто кроме вас не может поставить вашу электронную подпись на электронный документ. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) признается равнозначной «живой» подписи (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Поэтому если кто-то использует вашу электронную подпись вместо вас, юридически это расценят как ваши действия. В этом разделе описаны различные жизненные ситуации, которые могут привести к мошенничеству с УКЭП. ФНС России обращает внимание, что это не список потенциальных преступлений, а перечень ситуаций, когда стоит быть особенно внимательным.
Что произойдет, если ваша электронная подпись попадет в руки злоумышленников?
- На ваше имя могут оформить микрокредиты;
- Ваш автомобиль могут продать без вашего ведома;
- Вас могут сделать номинальным руководителем фирмы-однодневки;
- Если вы владелец организации, ее могут переоформить на другое лицо, вывести деньги компании на другой счет, незаконно возместить НДС;
- Вместо вас могут подписать любые документы;
- Вас могут привлечь к ответственности за нарушение законодательства Российской Федерации в области электронной подписи.
Выпуск электронной подписи при оказании сервисных услуг в качестве дополнительной услуги, без надлежащего информирования заявителя («УКЭП в придачу»)
Современный рынок диктует условия – сервис должен быть простым, понятным и проактивным. Организации, которые оказывают предпринимателям различные услуги, будь то регистрация ККТ или помощь в оформлении расчетного счета, в борьбе за клиента стараются сделать обслуживание максимально комфортным. При этом в погоне за простотой и удобством часто опускаются важные детали. Например, могут не обратить внимание клиента на то, что при регистрации в качестве индивидуального предпринимателя необходимо подписать от его имени электронные документы. То есть сертификат электронной подписи выпускается, но клиент даже не знает об этом.
В таких случаях заявление на выпуск УКЭП, как и согласие на обработку персональных данных присутствуют в общей массе документов, которые подписываются при заключении договора на получение услуг. Либо такого рода дополнительная услуга прописана в договоре, но при этом не привлекает внимание, так как документ объемный, формулировки – нечеткие, а представитель обслуживающей организации не дает никаких дополнительных устных пояснений.
Дальше события могут развиваться в зависимости от добросовестности организации. УКЭП могут выдать вам на носителе с пакетом документов об оказании услуги, а могут хранить ее в «облачном» хранилище организации. УКЭП могут аннулировать сразу после оказания услуги, а могут продолжить использовать ее для совершения юридически значимых действий от вашего имени.
Как избежать получения «УКЭП в придачу»:
- прочитайте внимательно договор и другие документы в рамках сделки;
- обратите внимание, есть ли там слова «электронная подпись»;
- обратите внимание на условия выдачи УКЭП, как она хранится и аннулируется, кто обеспечивает ее сохранность;
- спросите у представителя обслуживающей организации: можно ли отказаться от выпуска УКЭП и для чего это вообще требуется.
Далее действуйте по ситуации, оценив риски возможной компрометации электронной подписи в рамках предложенных условий.
Проверить, не выпущена ли на ваше имя УКЭП, можно в личном кабинете на Едином портале государственных и муниципальных услуг (Госуслуги). В разделе «Настройки и безопасность» необходимо выбрать «Электронная подпись». Здесь содержатся данные о выдавшем на ваше имя квалифицированную электронную подпись удостоверяющем центре, ее серийном номере и сроке действия.
Если вам стало известно о выдаче УКЭП на ваше имя без вашего ведома или о факте компрометации, то НЕМЕДЛЕННО аннулируйте ее, обратившись в удостоверяющий центр, в котором данная УКЭП выпущена.
Если есть подозрение о мошенничестве с вашей электронной подписью, то обращайтесь в полицию. Если в полиции откажутся возбуждать дело, то можно обратиться в прокуратуру и Минцифры.
Меры предосторожности
Не передавайте ключевой носитель третьим лицам, даже тем, кому вы доверяете!
Если вы руководитель организации и ваш сотрудник должен подписывать документы с помощью электронной подписи, обеспечьте его собственным ключевым носителем с закрытым ключом электронной подписи и сертификатом на его имя, а также выдайте доверенность на подписание документов.
Обеспечьте надежное хранение носителя с электронной подписью (ключевой носитель), которое исключает доступ к нему посторонних лиц (например, храните его в сейфе). Не оставляйте ключевой носитель подключенным к компьютеру без присмотра.
При потере или краже ключевого носителя незамедлительно обратитесь с заявлением на отзыв сертификата в удостоверяющий центр, который его выдал.
Замените «заводской» пароль (PIN-код) ключевого носителя на свой собственный при получении электронной подписи, как вы это делаете с банковской картой. Обеспечьте надежное хранение пароля, исключите доступ к паролю любых лиц.
Внимательно читайте документы при оформлении различных сервисов в организациях, оказывающих услуги для бизнеса и банках. Если вы видите в тексте соглашения словосочетание “электронная подпись”, уделите этому разделу особое внимание. Возможно, на вас оформят сертификат электронной подписи, закрытый ключ от которой будет храниться в недоступном для вас месте. Если к этому ключу будет доступ у третьих лиц, не исключено, что за вас и без вашего ведома могут подписать какие-либо документы в электронной форме.
Не соглашайтесь на предложения выдать электронную подпись без личной явки при первичном ее получении. Во-первых, это незаконно. Во-вторых, закрытый ключ могут скопировать, и так же, как в предыдущем сценарии, использовать его без вашего ведома для формирования электронной подписи на электронном документе.
Что делать, если произошло мошенничество с использованием электронной подписи, выданной на ваше имя?
Незамедлительно обратитесь в удостоверяющий центр, который выдал этот сертификат электронной подписи на ваше имя, и напишите заявление на его аннулирование! Это не позволит злоумышленникам в дальнейшем совершать мошеннические действия с использованием этого сертификата.
Если злоумышленники за вас сдали отчетность, как можно скорее подайте в налоговую инспекцию заявление в произвольной форме о недостоверности сведений. Это можно сделать как при непосредственном посещении налоговой инспекции, так и по почте или через интернет.
Если на ваше имя зарегистрировано юридическое лицо или ИП, следует незамедлительно внести в реестр ЕГРЮЛ или реестр ЕГРИП информацию о недостоверности данных о вас, как о руководителе. Для этого в налоговую инспекцию следует направить заявление о недостоверности сведений о юридическом лице или ИП по форме № Р34001 (рекомендуем направить такое заявление непосредственно в инспекцию по месту регистрации юридического лица или ИП). Это можно сделать как при непосредственном посещении инспекции, так и по почте или через интернет.
Если вы потеряли пароль доступа к закрытому ключу (PIN-код) или сам ключевой носитель, или он сломан, то необходимо приостановить бизнес-процессы электронного документооборота до перевыпуска электронной подписи.
Если действия посторонних лиц с вашей электронной подписью причинили ущерб, от вашего имени совершена незаконная сделка в электронной форме, подписаны значимые документы в электронной форме, то необходимо обратиться с заявлением в полицию или прокуратуру и зафиксировать факт такого события. Возьмите с собой копии документов, выданных удостоверяющим центром при получении электронной подписи (при наличии). Также вы можете обратиться в суд и аннулировать договор или признать документы недействительными.
Применение электронной подписи
Удостоверяющий центр обязан провести идентификацию вашей личности – в вашем присутствии либо дистанционно. Дистанционно — при наличии у вас действующей квалифицированной электронной подписи, биометрического паспорта гражданина, подтвержденной учетной записи на Едином портале государственных и муниципальных услуг (Госуслуги) или учетной записи в Единой биометрической системе России (ЕБС).
Подписание электронного документа
С начала января ФНС усиливает проверки квалифицированных электронных подписей (КЭП), которыми заверена отчетность, на соответствие закону.
Приемный комплекс налоговой проверит
Если вы сдаете отчетность самостоятельно, а не через уполномоченного представителя по доверенности, отчеты должны быть подписаны КЭП организации, выданной на руководителя.
ФНС проверит соответствие ИНН юрлица в документе и в сертификате по атрибуту subject/INNLE или subject/INN (для КЭП, выпущенных до 1 февраля 2022 Федеральным казначейством).
Если атрибута в сертификате нет или он не соответствует ИНН организации, придет отказ: «ЭП не принадлежит данному налогоплательщику (Сертификат ЭП, использованный для подписи документа, не зарегистрирован для использования налогоплательщиком, от которого поступил файл). В сертификате не обнаружен атрибут INNLE».
После включения этой проверки подписать отчетность бюджетной организации КЭП должностного лица, выданного казначейством, не получится.
В этих сертификатах в атрибуте subject/INN указан ИНН физлица, ИНН юрлица в них нет, поэтому приемный комплекс ФНС также выдаст ошибку. Чтобы сдавать отчетность в налоговую с такой подписью и дальше, нужно зарегистрировать на должностное лицо машиночитаемую доверенность.
Соответствие издателя КЭП требованиям закона
При выявлении несоответствия вы получите отказ с текстом: «СКЭП, используемый для подписания документа, выпущен Удостоверяющим центром, не получившим аккредитацию по новым требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Таблица соответствия категории получателей КЭП Удостоверяющему центру
Статья подготовлена по материалам вебинара «Электронная подпись и МЧД в 2023 году: изменения и возможности»
Использование электронных подписей регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все изменения в работе с ЭП обусловлены изменением 63-ФЗ. По новым правилам:
- сертификаты руководителям компаний и индивидуальным предпринимателям выдают удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица;
- сотрудники компаний подписывают документы для контролирующих органов сертификатами физических лиц;
- для подписания рабочих документов применяются машиночитаемые доверенности;
- выданные ранее сертификаты сотрудников будут действовать до 31.08.2023, затем их заменят сертификатами физических лиц.
Важно! Действие сертификатов сотрудников продлили до 31.08.2023, а также перенесли сроки по сертификатам руководителей (Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ). Если руководитель выпустил свой сертификат в аккредитованном удостоверяющем центре в декабре 2021 года, он будет действителен до срока своего окончания.
Сертификаты физических лиц отличаются от сертификатов сотрудников тем, что там нет никаких сведений об организации. В личном сертификате приводятся только данные физического лица, что позволяет владельцу пользоваться одним сертификатом сразу в нескольких организациях.
О получении сертификата руководителя и ИП лучше задуматься заранее. Сертификат можно оформить в:
- Налоговой инспекции или доверенных удостоверяющих центрах (ДУЦ) ФНС— руководителям коммерческих компаний и НКО, предпринимателям, нотариусам;
- Удостоверяющем центре ЦБ РФ — руководителям кредитных, некредитных финансовых организаций и ИП, которые занимаются определенной деятельностью (ч. 1 ст. 76.1 86-ФЗ от 10.07.2002);
- Удостоверяющем центре Федерального казначейства — руководителям бюджетных учреждений, организаций в федеральном подчинении, организаций с основной долей бюджетных средств.
Важно! Поскольку УЦ ФНС не всегда справляется с нагрузкой из-за большого объема клиентов, они частично передали полномочия по выдаче сертификатов доверенным центрам. Актуальный список доверенных центров опубликован на сайте ФНС: сейчас их четыре, но перечень постоянно меняется. АО «Аналитический центр» — один из ДУЦ ФНС. Напоминаем, что УЦ Контура сотрудничает с Аналитическим центром, поэтому сертификат можно получить и в наших офисах. Адреса уточняйте на сайте, поскольку количество офисов постоянно растет.
Раньше для руководителей выпускали сертификаты двух типов:
- на 15 месяцев — основной сертификат;
- на 12 месяцев — дополнительный или сертификат в рамках многопользовательского режима.
Поскольку новые сертификаты удостоверяющего центра ФНС некопируемые, в конце прошлого года многие руководители и ИП старались продлевать свои сертификаты в аккредитованных удостоверяющих центрах. У тех, кто выпускал сертификаты на 15 месяцев в октябре, ноябре и декабре, срок продления выпадает на декабрь 2022 года. А это означает, что в конце 2022 года владельцы будут продлевать огромное количество сертификатов, и нагрузка на удостоверяющие центры значительно увеличится.
Сдать всю отчетность через интернет — с подсказками и проверкой на ошибки
Проверьте, когда у вас заканчивается сертификат, и продлите его заблаговременно. Сертификатом руководителя подписывают машиночитаемую доверенность — несвоевременная замена грозит просрочкой отчетности. А если вы постоянно работаете с сертификатом и не успеете его продлить, текущая работа встанет.
Выпуск сертификата руководителей и ИП от ФНС бесплатный. Купите новый носитель или отформатируйте старый и используйте его для получения ЭП в налоговой. Отдельно покупать Криптопро не нужно, программа с лицензией встроена в сертификат УЦ ФНС.
Ключ электронной подписи руководителя существует в единственном экземпляре, его нельзя копировать. Если вы попробуете выпустить новый сертификат для своего директора, вам придется сначала отозвать предыдущий. Поэтому уточните у руководителя, выпускал ли он новый сертификат в ФНС или от своего банка, и заранее спланируйте поход в налоговую или в офисы Контура.
Если отчетность сдают от имени уполномоченного лица, документ подписывают сертификатом ответственного представителя. Таким представителем может быть не только сотрудник организации, но и привлеченный специалист. В сертификате сотрудника указывают данные организации и владельца-физлица.
Сертификаты сотрудников выпускали и в середине 2022 года, и выпускают до сих пор. Но нужно учесть, что владелец платит за сертификат на год, а он будет действовать или до 31 августа 2023 года, если не введут дальнейшую отсрочку.
Важно! Сертификатов сотрудников больше не будет, на смену им приходят сертификаты физических лиц.
Контур идет навстречу своим клиентам, которые выпускают сертификаты сотрудникам в Экстерне и других продуктах. Удостоверяющий центр предоставляет возможность выпустить дополнительный бесплатный сертификат на физическое лицо в рамках выпуска сертификата на сотрудника. При выпуске сертификата сотрудника в личном кабинете УЦ Контура владелец увидит черную табличку, которая предлагает выпустить сертификат на физлицо.
Сертификатов на физлицо может быть много, и УЦ их не контролирует. Вы должны сами понимать, нужны ли они вам или нет. По функциональности сертификаты физлиц отличаются от сертификатов сотрудников тем, что на одного человека можно выпустить один сертификат и работать по нему для нескольких организаций, а не выпускать для каждой организации отдельный сертификат сотрудника.
Каждый сертификат имеет свой отпечаток и свою структуру. Когда вы работаете в продукте, например, в Экстерне, и подписываете отчеты одним сертификатом, а потом пытаетесь расшифровать документы другим своим сертификатом, этого сделать не получится. Поэтому лучше не выпускать дубли сертификатов. Вы сможете выпустить сертификаты для физлиц и после 1 января 2023 года.
Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!
Вместе с изменениями в 63-ФЗ изменился и порядок работы с сертификатами в Экстерне. Разбираемся в новых правилах.
Вход в Экстерн с действующим сертификатом
Раньше пользователи не замечали различия в назначении сертификатов. Их использовали и для входа, и для подписания документов. Если клиент выпускал сертификат в Контуре, ему автоматически привязывали ЭП и для входа, и для подписания отчетов.
Сейчас пользователь может получить электронную подпись в УЦ ФНС, и такой сертификат мы не сможем привязать для входа в систему Экстерн автоматически.
- по номеру телефона;
- по смс-коду.
Дополнительный вход нужен и для того, чтобы заходить в систему с любого компьютера, даже если на ПК нет вашего сертификата, а также для доступа к мобильному приложению Экстерна.
Уведомление о настройке входа по логину и паролю
Настройка дополнительного способа входа
Чтобы настроить дополнительный способ входа, кликните на ФИО пользователя прямо в Экстерне. В открывшемся личном кабинете можно указать почту, телефон, дополнительные сертификаты для входа.
Если же вам нужно что-то поменять, к примеру, у вас указана неактуальная почта, пароль от которой вы не помните, обратитесь в техподдержку. У Контура есть специальные бланки для таких обращений. Подайте запрос через чат или центр помощи. В чате вышлют бланк, который нужно заполнить и подписать у руководителя. После этого вам изменят основные реквизиты.
Вход в Экстерн с сертификатом руководителя или ИП
Если вы не привязали ни почту, ни телефон, а сертификат закончился, необходимо получить новый сертификат руководителя или ИП. После получения такой сертификат надо привязать.
Вот как это сделать:
- В открывшемся окне выберите новый сертификат и нажмите на него.
- Если по сертификату найдется соответствующая учетная запись Экстерна, то вы получите доступ в нее, а сертификат и дальше можно будет использовать для входа.
Вход в Экстерн с сертификатом физлица
Если входите по новому сертификату сотрудника (не руководителя), специалисты Контура запросят информацию, чтобы вы без дополнительных обращений смогли привязать сертификат и получить доступ к нужной учетной записи.
Например, пользователь выбирает сертификат и его спрашивают, его ли это учетная запись. Доступ к учетной записи надо подтвердить кодом из электронной почты — так в Контуре будут уверены, что вы действительно имеете доступ в эту учетную запись.
Нужно привязать электронную почту заранее.
Если же почта не привязана, а новый сертификат принадлежит не руководителю, а сотруднику, ничего страшного в этом нет. Обратитесь в техподдержку, запросите бланк, заполните, подпишите подписью руководителя организации и отправьте его. Так вы подтвердите, что действительно имеете право доступа к учетной записи организации по сертификату физлица.
Настройки подписания при переходе на новый сертификат
После установки сертификата надо настроить подписание. При входе Контур предложит обновить настройки подписания отчетности на новый сертификат. Если пользователь откажется это делать при входе в систему, то потом сможет сделать это самостоятельно в «Реквизитах и настройках» организации в Экстерне.
Вы можете изменить настройки подписания в «Реквизитах плательщика».
В «Организациях» отображается весь список организаций. Туда переходят пользователи, у которых собраны групповые учетные записи или тарифные планы обслуживающей (уполномоченной) бухгалтерии. Из списка организаций можно перейти в «Реквизиты плательщика» каждого из клиентов.
В графе «Кто подписывает отчеты» указывают сотрудника или руководителя. А если это режим обслуживающей бухгалтерии, то можно выбрать сотрудника обслуживающей организации. При выборе любого лица, кроме руководителя, система предложит оформить доверенность — бумажную или электронную.
Вы попадете в реквизиты с отдельными блоками настроек — для ФНС, ФСС, ПФР и Росстата.
Учитывайте ряд особенностей при работе с МЧД:
- МЧД подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя или законного представителя. Лучше оформить доверенность на большой срок. Срок действия сертификата руководителя никак не влияет на срок действия МЧД.
- Руководитель или законный представитель могут отозвать МЧД. Чтобы отозвать машиночитаемую доверенность, нужно оформить отдельный документ на отзыв и подписать его сертификатом руководителя. Машиночитаемая доверенность перестанет действовать после того, как контролирующий орган примет отзыв.
Машиночитаемая доверенность нужна для сдачи отчетов в контролирующие органы. Работать с МЧД довольно просто и удобно, но есть и нюансы. До сих пор нет единого формата и порядка работы с электронной доверенностью. У каждого ведомства — свои правила и формы МЧД.
Машиночитаемая доверенность для ФНС
ФНС сейчас принимает и доверенности на бумаге, и МЧД в электронном виде.
Электронную доверенность для ФНС разработали раньше других контролирующих органов.
До конца 2022 года возможны оба варианта — и электронная, и бумажная доверенность. Если оформляете доверенность на бумаге, передайте оригинал в ФНС, а в Экстерне укажите реквизиты доверенности. После этого можно отправлять отчетность в налоговую.
Электронная доверенность формируется прямо в Экстерне. Читайте инструкцию.
Машиночитаемая доверенность для ФСС
В ФСС тоже появилась машиночитаемая доверенность. Если у вас возникла необходимость оформить МЧД, а возможность пока не включена в Экстерне, обратитесь в техподдержку.
Важно! С Соцстрахом можно работать и по бумажной доверенности. Но ее надо зарегистрировать на портале ФСС.
Машиночитаемая доверенность для ПФР
МЧД для ПФР нет, но есть иной механизм для сдачи отчетности представителем. Для взаимодействия с ПФР понадобятся:
- ЗПЭД — заявление о подключении к ЭДО;
- УПУП — уведомление о предоставлении полномочий уполномоченному представителю;
- УПУП необходим, только если отчетность будет подписывать уполномоченный представитель.
Заявление и уведомление подписывает руководитель. Если у директора нет сертификата, ЗПЭД и УПУП можно подавать в ПФР на бумаге. Если же для работы используют сертификат сотрудника с ИНН и КПП организации, то УПУП оформлять не надо, просто подписывайте и отправляйте отчетность.
Важно! Для некоторых отделений ПФР помимо УПУП необходимо представить оригинал бумажной доверенности. Уточните в отделении Пенсионного фонда вашей организации.
Машиночитаемая доверенность для Росстата
Для Росстата пока не разработан формат МЧД и схема отправки отчетности по доверенности. Отправляйте статистическую отчетность по старым правилам.
Но доверенность все же надо подготовить. Рекомендуем оформить бумажную доверенность и отправить ее скан в Росстат через сервис «Письма». Оригинальный документ предоставьте по запросу статистического ведомства.
Пользователи уже активно оформляют в Экстерне электронные доверенности для ФНС и ФСС. Принцип одинаков для всех контролирующих органов.
Оформление МЧД для ФНС
Чтобы оформить машиночитаемую доверенность для ФНС в Экстерне, перейдите в раздел «Реквизиты» и следуйте инструкции.
Важно! Машиночитаемую доверенность можно подписать только сертификатом руководителя. Если сертификата нет на руках, запросите подпись по почте — укажите e-mail руководителя, чтобы Экстерн направил ему письмо со ссылкой.
Подписанную доверенность отправьте в налоговую.
После того, как в ФНС примут доверенность, вы увидите у нее статус «Принято» и срок действия. Теперь можно подписывать документы для налоговой своим сертификатом, данные которого соответствуют тем, что указаны в машиночитаемой доверенности.
Отзыв МЧД ФНС
Отзыв — это такой же документ, как и оформление машиночитаемой доверенности. Информация о доверенности будет сохранятся в налоговой, пока ее не отзовут.
Обычно МЧД отзывают, когда сотрудник покидает организацию. А если учетом и отчетностью занимается обслуживающая бухгалтерия, где много бухгалтеров и у каждого свой сертификат и своя МЧД, надо обязательно отозвать доверенность уволенного сотрудника. Особенно если он работает на разные организации и подписывает все одним сертификатом.
Для отзыва МЧД в Контуре нажмите на кнопку «Отозвать» рядом с доверенностью. В отзыве указывают причину отмены и период, с которого перестает действовать доверенность. После заполнения нужно нажать кнопку «Подписать и отправить».
Отзыв доверенности тоже подписывают электронной подписью руководителя.
Машиночитаемая доверенность ФСС
Для ФСС можно подготовить и бумажную, и электронную доверенность. Бумажная доверенность подгружается на портал ФСС. Электронную доверенность можно сформировать в программном обеспечении, которое предоставляет ФСС, или же заполнить и отправить МЧД через Экстерн.
Машиночитаемую доверенность для ФСС оформляют так же, как и для ФНС. Но МЧД для Соцстраха можно пока подписывать только в Экстерне. Пока не реализована возможность запросить подпись руководителя отдельным письмом.
Если вы оформляете МЧД, а руководитель вашей организации находится в другом городе, стране или работает удаленно, надо подключиться к его компьютеру, зайти в Экстерн и подписать электронную доверенность. Для входа в систему используйте Контур.Доступ, «Тимвьювер» или любой другой сервис.
Подготовила Александра Задорожнева, копирайтер