Передача ЭЦП руководителя сотруднику
Зачастую организации, которые уже внедрили ЭДО, практикуют передачу подписей внутри компании: между сотрудниками, от руководителя к бухгалтеру и т д.
В ситуации, когда речь идет о передаче КЭП, руководитель может наделить работника правом подписи. Но сам сертификат КЭП должен быть засекреченным и находиться у владельца.
Для этого создается приказ о передаче ЭЦП работнику. Однако, нормативных актов, регламентирующих процедуру передачи электронной подписи, так же нет. Поэтому данный документ будет иметь силу лишь внутри конкретной организации. В случае возникновения серьезных разногласий судебные органы могут не принять к сведению этот документ.
Для того, чтобы максимально обезопасить себя при передаче КЭП, в документе необходимо четко зафиксировать:
Однако еще раз стоит акцентировать внимание, что данный приказ имеет силу только внутри компании. Внешние структуры не уведомлены о том, что произошла перемена. Т.е. при подписании документации, например, для налоговой, по умолчанию будет считаться, что подпись поставил ее владелец. Также как и вся ответственность будет лежать на том, на кого оформлена КЭП, даже при наличии доверенности.
Возможно ли подписание отчета об исполнении бюджета (контракта) чужой электронной подписью
Закон рассматривает виды электронных подписей, права и обязанности их владельцев, а также ответственность за нарушение тех или иных правил. С одной стороны, согласно ст. 4 закона № 63-ФЗ, у участников электронного взаимодействия есть право применять электронную подпись любого вида по своему решению (в случае отсутствия требований об использовании конкретного вида ЭЦП).
С другой стороны, в ст. 10 того же закона приведены обязанности участников электронного взаимодействия, и одной из них является обеспечение конфиденциальности. Владелец ЭЦП должен следить за тем, чтобы принадлежащие ему ключи электронной подписи не использовались без его согласия. В том случае, если электронная подпись задействована без ведома ее обладателя, ответственность за последствия таких действий с него снята не будет.
Исходя из приведенных норм закона получается, что применение ключей уполномоченными лицами для подписания отчета об исполнении бюджета (контракта) чужой электронной подписью не запрещено.
Утерян доступ к КЭП или совершены противоправные действия с ЭП — что делать?
Если доступ к ЭП получили третьи лица без желания владельца, то это повод для серьезного беспокойства. Алгоритм действий обозначен в законе № 63-ФЗ:
Медлить с действиями не стоит, ведь последствия использования ключа другим лицом может быть весьма печальным и вызвать огромное количество проблем.
Даже для аннулирования ЭП необходимо время. Это не происходит сиюсекундно. В случае аннулирования сертификат ключа ЭП на определенную дату, отвечать за все документы подписанные до этого момента придется владельцу. Поэтому за конфиденциальностью и сохранностью ключа необходимо внимательно следить. Ведь УКЭП не зря приравнивается к собственноручной подписи.
Стоимость внедрения КЭДО
Скидка 50% на внедрение КЭДО для среднего и малого бизнеса. Собственные разработки для внедрения проектов
Виды электронной подписи
Применение цифровой подписи регламентировано ФЗ №63 от 6 апреля 2011 года. В зависимости от степени защиты, порядка получения и процесса идентификации пользователя ЭП бывают 3 видов:
Для каждой конкретной задачи можно выбрать нужную подпись: для одних документов достаточно будет ПЭП или НЭП, а другие потребуют от вас исключительно КЭП.
Рис.1 Пример использования ЭП через личный кабинет сервиса КЭДО от WiseAdvice-IT
Рис.2 Пример использования ЭП через личный кабинет сервиса КЭДО от WiseAdvice-IT
Риски при передаче электронной подписи другим лицам
Электронная подпись руководителя зачастую используется его подчиненными, необходимо лишь его согласие. Это упрощает бухгалтеру сдачу отчетности, юрист получает возможность без труда сдать документы в суд и т. д.
Несмотря на это, предоставление прав на ЭЦП является очень опасным делом, ведь это может привести к весьма нежелательным последствиям. Предсказать действия подчиненного зачастую не представляется возможным — он может быть не заинтересован в выполнении поручений, а, напротив, использовать данные ему права в корыстных целях.
Если по отношению к владельцу ЭЦП были совершены неправомерные действия, у него возникнут большие проблемы с доказательством своей невиновности. Суд, руководствуясь нарушением принципа конфиденциальности ЭЦП, далеко не всегда сможет помочь возместить ущерб или же признать подписание документов незаконным.
Как передать ЭЦП другому сотруднику
Однако, процедура получения КЭП, несколько сложнее, чем создание ПЭП и несет за собой временные и финансовые затраты. Поэтому не редки случаи использования ЭП сразу несколькими сотрудниками одной организации. Возможно и правомерно ли это, разберем подробнее.
В случае с КЭП и НЭП последствия передачи могут нести более серьезные последствия, поэтому рациональнее всего каждому сотруднику компании иметь собственную ЭЦП, дающую необходимые для работы полномочия. Список документов и сотрудников, которые могут пользоваться ключом руководителя, должен быть четко прописан. В остальных случаях сотрудникам стоит пользоваться собственной подписью и нести ответственность за свои действия.
В статье 10 ФЗ №63 зафиксировано, что владелец КЭП должен обеспечить конфиденциальность ЭП. В случае попадания электронной подписи к третьему лицу либо утери доступа к КЭП, владелец должен обратиться в удостоверяющий центр, чтобы прекратить использование старой КЭП и оформить новую.
Однако, ни в одном законе или нормативном акте не зафиксирован запрет на передачу ЭП третьим лицам, так же как и не прописана ответственность за это. Но существует ответственность за незаконные действия, совершенные с применением ЭП.
Рассчитать на сайте стоимость автоматизации кадрового электронного документооборота под ключ!
Можно ли передавать ЭЦП другим лицам
Электронную подпись признают аналогом собственноручной подписи. Это означает, что сам факт передачи ЭЦП от одного лица другому невозможен.
Из п. 1 ст. 2 закона № 63-ФЗ следует, что электронная подпись должна идентифицировать ее владельца. При использовании ЭЦП любым человеком, не являющимся ее «хозяином», это условие невыполнимо. Следовательно, передача ЭЦП по закону запрещена, в то же время процесс предоставления прав на ее применение четко не регламентирован.
О том, какие бывают разновидности ЭЦП, читайте в публикации «Чем отличаются два основных типа электронных подписей?».