Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Узнайте, зачем нужен криптопровайдер, где хранить ключ электронной подписи и как зарегистрировать ЭП в СБИС.

При электронном документообороте усиленная квалифицированная электронная подпись полностью заменяет собственноручную. Она безоговорочно указывает на автора документа и доказывает, что документ не был изменен после подписания.

Исправляем ошибку «Эквивалентный сертификат выпущен другим УЦ и не может быть зарегистрирован автоматически»

Что такое электронный документооборот и как он работает

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи через специального оператора. Еще недавно это казалось сложной технологией, на внедрение которой нужно затратить много ресурсов. Но практика показывает: ЭДО проще, удобнее и дешевле, чем бумажное делопроизводство. В настоящей статье специалисты системы электронного документооборота Контур.Диадок расскажут о том, как работает ЭДО, и в чем его выгода для бизнеса.

Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Как начать работу с ЭДО

Для обмена электронными файлами участники процесса должны:

С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО. В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек. А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.

Кому подходит

Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.

Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Как прописать подпись в аккаунт СБИС

Но лучше это сделать вручную:

1. Войдите в аккаунт (online.sbis.ru)

2. Подключите носитель ЭП к компьютеру.

3. Перейдите в раздел «Подписи» или «Сотрудники/Подписи» (зависит от конфигурации). Нажмите «Зарегистрировать» и выберите ЭП

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Чтобы использовать эту подпись для отправки отчетов и получения ответов от госорганов, откройте ее и установите флаг «Используется для сдачи отчетности в госорганы».

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Список администраторов аккаунта в СБИС можно посмотреть в разделе «Настройки/Доступ и права» на вкладке «Роли» откройте роль Администратор( Убедитесь, что на вкладке «Пользователи» выбран режим «Списком» или «По подразделениям»).

Если при попытке отправить отчет появляется сообщение «Для текущего пользователя требуется подтверждение на обработку персональных данных», то скорее всего вы добавили подпись на нового пользователя.

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Инструкция по настройке программы «СБиС++ Электронная отчетность» для сдачи отчетности по технологии «ГПР через оператора связи»

Для настройки сдачи отчетности по технологии ГПР через оператора связи необходимо:

1. Убедитесь, что работаете с последней версией «СБиС++ Электронная отчётность». Если не так, то обновите программу (Сервис/Обновить программу).

2. Загрузите сертификаты:

налоговой инспекции ГПРоператора ГПР

3. Перейдите по пунктам «Контрагенты» — «Налогоплательщики»: (Рис. 1)

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

4. Откройте карточку вашей организации и перейдите на вкладку «Гос. инспекции»: (Рис. 2)

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Убедитесь, что в направлении сдачи по налоговой инспекции указан способ сдачи «ГПР через оператора связи».5. Выберите налоговую инспекцию и нажмите два раза на клавишу «F3». Откроется карточка налоговой инспекции. Удалите из таблицы «Сертификаты» присутствующие записи (клавиша «Delete»). После чего нажмите клавишу «Insert» на клавиатуре и выберите пункт «Из файла»: (Рис. 3)

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

6. Укажите ранее загруженный файл сертификата налоговой инспекции ГПР, убедитесь, что в сертификате стоит галочка «Сертификат ГПР»: (Рис.4)

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

7. Перейдите по пунктам «Контрагенты» — «Организации и ЧП»: (Рис. 5)

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Рис. 58. Зайдите в папку «ОПЕРАТОРЫ СВЯЗИ» и откройте карточку ООО ИМЦ.

Перейдите на вкладку «Сертификаты» и добавьте «Из файла», ранее загруженный сертификат оператора связи ГПР. Убедитесь, что в сертификате стоит галочка «Сертификат ГПР» (Рис. 6)

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Нажмите на кнопку «Сохранить».

9. Таким образом в списке будет два сертификата – один с типом «Сертификат СБиС», другой с типом «Сертификат ГПР»: (Рис. 7)

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

10. В случае если статус сертификатов «Цепь сертификатов не закончена» или «Один из сертификатов удостоверяющей цепи не имеет правильной подписи», необходимо установить в систему

Корневые и Кросс сертификаты ФНС.F.A.Q. Вопрос – Ответ

Телефон для справок: (846) 922-57-80

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Читать также:  Петрович сертификаты качества на строительные материалы скачать

Сбис позволяет настраивать конфигурацию личного кабинета под потребности вашей организации.

После регистрации компании на сайте online.sbis.ru по умолчанию создается учетная запись с правами администратора. Если с аккаунтом будут работать другие сотрудники, то нужно добавить их в личный кабинет и разграничить права.

В СБИС есть несколько способов создать карточку сотрудника. Вы можете добавлять их вручную по одной или автоматически загрузить сведения сразу о нескольких пользователях — например, если ранее вели базу в другой учетной системе. Для загрузки можно использовать отчетные документы, такие как 2-НДФЛ.

Создать вручную

Зайдите в раздел «Сотрудники» нажмите + Сотрудник и укажите ФИО.

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Разрешить сотруднику доступ в СБИС

1. В разделе «Сотрудники» откройте карточку сотрудника, нажмите

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

2. В блоке «Доступ в СБИС» выберите:

  • «разрешен полностью» — максимальные права, роли не назначаются;
  • «разрешен с ограничениями по правам» — назначается роль и устанавливаются ограничения.

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Если сотрудник уже зарегистрирован в СБИС или сообщил вам свой email, отправьте ему приглашение на подключение к аккаунту компании.

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Сообщите сотруднику, что он самостоятельно должен настроить подтверждение входа в СБИС и при необходимости получить электронную подпись или зарегистрировать имеющуюся.

Назначить сотруднику права доступа в СБИС

1. В разделе «Сотрудники» откройте карточку, нажмите

и перейдите на вкладку «Доступ» в раздел «Доступ в систему».
2. На вкладке «Роли» нажмите

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

3. Автоматически установится ограничение «Свой офис». Если пользователю нужно установить другое ограничение или указать дополнительное, откройте роль, нажмите

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Если нужно чтобы сотрудник видел документы только по своей организации, то на вкладке «Права» установите ограничение по компании. (Своя организация)

Список Администраторов аккаунта можно посмотреть в разделе «Настройки/Доступ и права» — на вкладке «Роли» откройте роль Администратор. Убедитесь, что на вкладке «Пользователи» выбран режим

Настроить системные роли

  • В разделе «Настройки» откройте «Доступ и права».
  • В списке откройте роль, например «Менеджер».
  • Перейдите на вкладку «Права» и нажмите строку с разделом СБИС — «Компании», «Бизнес», «Документы».
  • Нажмите уровень доступа участка и выберите один из вариантов:
  • «Запрет» — запретить полностью просмотр документов участка;
  • «Просмотр» — разрешить только просмотр;
  • «Просмотр и изменение» — дать права на изменение документов участка;
  • «Полный с настройками» — предоставить сотруднику полные права на работу в «Конфигурации» раздела.

В настройке прав у разделов СБИС есть статусы, которые помечаются цветом и значками:

Светло-серый цвет — доступ не унаследован и не изменен;

Серый цвет — доступ к участку унаследован от другой роли;

Черный цвет — доступ к участку определен ролью;

— участок имеет ограничения по работе с разделами и документами.

Если системная роль не подходит, можно создать новую и настроить ее под свои требования

Установить ограничения

Для каждого сотрудника в СБИС можно настроить ограничения так, чтобы он работал с документами и отчетами только своего офиса и мог выполнять только разрешенные действия в системе:

  • На вкладке «Права» нажмите строку с участком системы — «Контакты», «Задачи», «Бизнес».
  • Выберите один из вариантов доступа для участка.
  • Настройте ограничения: они могут быть одинаковыми на просмотр и редактирование либо различаться. Выберите «с различными ограничениями» — права на просмотр и изменение можно будет настроить отдельно друг от друга.
  • Чтобы сотрудник мог работать с документами, отчетами только конкретных подразделений, офисов или организаций, выберите область видимости. Например, если выбрана видимость «Свое подразделение», пользователь сможет просматривать или изменять документы только своего подразделения. Набор организаций и подразделений можно назначить для каждого сотрудника индивидуально.
  • В разделе «Работа над записями» укажите, что сотрудник сможет делать в системе, а что ему запрещено.
  • Нажмите Сохранить — роль добавится к списку уже имеющихся в системе.

Новые роли отмечаются значком

«Пользовательская роль». Нажмите «

Сбросить», чтобы вернуть первоначальную настройку.

Простая или неквалифицированная подпись

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ

Что нужно знать про обмен электронными документами

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

Сколько стоят электронные документы

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Варианты решения

Если конфигурация “Отчетность и ЭДО», в разделе «Подписи» выберите «Другие операции — Зарегистрировать имеющуюся» и далее — сертификат из перечня.

Если конфигурация другая, например, “Предприятие” — “Сотрудники” — “Электронные подписи”.

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Когда вы завершите регистрацию, сертификат будет виден в области «Подписи».

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Цифровая подпись, подтверждающая авторство документа. Придает юридическую значимость, позволяет вести электронный документооборот, передавать отчетность и пользоваться госуслугами онлайн, участвовать в электронных торгах. Надежно защищает документы от подделки, а данные от утечки.

Через карточку сотрудника

  • В разделе «Сотрудники» откройте карточку работника.
  • Затем на вкладке «Доступ» в поле «Подписи» кликните «Зарегистрировать имеющуюся».
  • Выберите сертификат из перечня.

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Если у работника больше одной ЭП, он может сам решать, какой сертификат использовать, чтобы подписать документ. Для этого нужно поставить флажок в строке «Сотрудник вправе выбирать, какую подпись использовать».

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Через карточку компании

В карточке фирмы зайдите в область «Кто подписывает документы». Кликните

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Когда вы регистрируетесь по сертификату или получаете ЭП в ЛК СБИС, подпись автоматически добавляется в ваш аккаунт.

Если у вас остались вопросы, позвоните по номеру (831) 2-333-666 или оставьте заявку на обратный звонок на сайте. Мы обязательно поможем.

Как работать с ФНС через ЭДО

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Бумажный документооборот с контрагентами и проверяющими органами скоро канет в лету. С 2021 года бухгалтерская отчетность (в том числе субъектов малого и среднего предпринимательства) должна предоставляться в ФНС строго через операторов ЭДО в электронном виде.

Какие еще изменения входят в ближайшие планы налоговой службы, как работать через ЭДО и почему это действительно удобно: обсудим в этой статье.

По данным на начало 2021 г., электронный документооборот используют около 30 % российских компаний. Прямо скажем, негусто. При этом чем меньше бизнес, тем реже он работает в цифровом формате.

Защитите электронную подпись

Важно надежно спрятать ключ ЭЦП. Чтобы воспользоваться им только владелец. Не храните электронную подпись на обычной флешке.

Иначе любой, у кого окажется незащищенная флешка, легко сможет расписаться на документе вместо вас.

Ключ можно хранить:

— в облаке — на сервере УЦ «Тензор». Это позволит подписывать цифровыеые документы в любое время и в любом месте, где есть интернет.

— на защищенном носителе, похожем на флешку. Такие устройства называются «токены», подключаются к компьютеру через USB-порт и работают только после ввода PIN-кода. Самыми популярные варианты — eToken, Jacarta (только с ЭЦП на этом носителе можно работать в системе ЕГАИС ФСРАР), а также российская разработка Рутокен.

Например, чтобы использовать Рутокен и СКЗИ КриптоПро CSP, потребуется установить драйвера и модули поддержки, соответствующие криптопровайдеру:

Если возникли сложности с установкой — обратитесь к нашим специалистам, мы поможем всё настроить.

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Читать также:  Хотя подпись математически верна, в авторском сертификате отсутствует действительная подпись россети

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Какие сроки

Согласно Концепции ФНС, к 2024 году около 95 % счетов-фактур и 70 % накладных будут передаваться в цифровом формате.

Схема работы

Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.

Зарегистрируйте электронную подпись в СБИС

Когда ЭЦП готова к работе, необходимо зарегистрировать её в СБИС — привязать сертификат к конкретному пользователю.

Сделать это можно двумя путями:

Выберите из списка нужный сертификат и нажмите «Зарегистрировать».

После успешной регистрации сертификат отобразится в реестре.

Где взять электронную подпись

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как совмещать бумажный ЭДО с электронным

Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.

Какую ЭП использовать

Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.

Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.

Как это работает?

Покажем общую схему работы ЭДО на примере веб-версии «Диадока». Она не требует никакого вмешательства в информационные системы организации, а обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты.

В ящике организации есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные» и другие.

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Сам процесс происходит следующим образом. Поставщик формирует документы в редакторе «Диадока» или загружает их с ПК. При необходимости документы отправляются на согласование внутри компании. Последним звеном цепочки согласования становится подписант, который нажимает кнопку «Подписать и отправить».

Далее «Диадок» автоматически проверяет:

Если система находит ошибки, то пользователь получает на них указание и подсказки, как их исправить. Если все в норме, документ уходит контрагенту, который видит его в папке «Входящие». Он его открывает и просматривает.

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Если документ требует двусторонней подписи и не вызывает вопросов у получателя, получатель подписывает его. Отправитель видит статус документа «Подписан». К подписанному документу имеют доступ обе стороны. Если документ нуждается в корректировке или исправлении, получатель отказывает в подписи. Отправитель видит соответствующий статус и изменяет документ.

После того как документы подписали и поставщик, и покупатель, в него невозможно внести изменения. Если документ должен подписать только поставщик, например, счет-фактуру, то документооборот по нему считается завершенным после того, как покупатель получил его, а оператор ЭДО зафиксировал этот факт.

Установите криптопровайдер

Чтобы ЭП работала на вашем компьютере, необходимо особое программное обеспечение — криптопровайдер. Его также называют СКЗИ — средство криптографической защиты информации. Это модуль, который отвечает за безопасное шифрование данных. Без него подписать и защитить документ не получится.

Важно, чтобы на ПК был установлен только один такой модуль. Несколько криптопровайдеров конфликтуют между собой и не дают пользоваться ЭП.

Приобретая лицензию СБИС, вы автоматически получаете лицензию криптопровайдера КриптоПро. СБИС предложит установить его при первом использовании ЭЦП. Следуйте инструкции по установке, а затем перезагрузите компьютер.

Если у вас нет лицензии СБИС, установите один из сторонних криптопровайдеров, соответствующих ГОСТу. Например, КриптоПро или ВипНет. Если боитесь настраивать программу самостоятельно, можно обратиться к нашему менеджеру — он поможет.

Заметим, что подпись, выпущенная на одном СКЗИ, не будет работать на других. Поэтому, если собираетесь использовать несколько разных систем на одном компьютере (например 1С-отчетность и СБИС), сообщите об этом специалистам по установке и выпуску ЭЦП. Они подберут и настроят СКЗИ так, чтобы не было конфликтов.

Новое в документообороте с госорганами с 2021 года

Определенные шаги в указанном направлении уже совершаются.

1.Предоставление годовой отчетности.

Годовая бухгалтерская отчетность, начиная с отчетности за 2020 год должна предоставляться в ИФНС исключительно в электронном формате, независимо от того, относится ли компания к субъектам малого или среднего предпринимательства.

На момент опубликования статьи зарегистрированными числятся 52 оператора ЭДО. АО «Калуга Астрал» входит в этот перечень.

2.Отчетность о прослеживаемых товарах.

Еще одно нововведение 2021 г., которое следует отнести к цифровизации документооборота — обязанность налогоплательщиков сдавать в ИФНС отчетность о прослеживаемых товарах.

С 01 июля 2021 г. юридические лица и ИП должны отчитываться по операциям с товарами, которые включены в перечень прослеживаемых (см. закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ). Счета-фактуры по ним могут быть выставлены только в электронном виде. Таким образом, система прослеживаемости обязывает перейти на ЭДО.

3.Передача данных в Росстат.

С 30 декабря 2020 г. ИП и юрлица предоставляют первичные статистические данные исключительно в форме электронного документа, подписанного ЭЦП. Для субъектов малого предпринимательства это требование действует с начала 2022 года.

4.Новые правила получения и использования ЭЦП.

С начала 2021 г. владельцы ЭЦП получили возможность подписывать электронные документы с любого устройства без установки спецпрограмм (удостоверяющие центры теперь могут хранить и использовать ключ по поручению клиента дистанционно).

Кроме того, с 01 января 2022 г. упростится порядок получения ЭЦП. Руководители компаний и ИП будут получать ее ИФНС, в том числе удаленно по действующему сертификату.

В ближайших планах налоговой службы: расширить сферу применения простой ЭЦП, а также увеличить перечень документов, которые можно подписывать «обезличенной» электронной подписью.

Как выбрать оператора ЭДО

Новая Концепция, разработанная ФНС, отводит оператору ответственную роль.

Реестр достоверных операторов ЭДО размещен на сайте ФНС. Каждый субъект бизнеса волен выбрать ту организацию, с которой ему будет удобно сотрудничать. Во внимание следует принять такие критерии, как опыт, интеграционные возможности оператора, количество контрагентов и роуминг, развитости системы и количество продуктов, стоимость и качество обслуживания.

«Калуга Астрал» успешно вписывается в реализацию планов ФНС по развитию ЭДО и закрывает все потребности бизнеса в документообороте с проверяющими органами.

Компания поддерживает роуминг более чем с 20 иными операторами ЭДО, имеет сервисы различной направленности:

При этом продукты постоянно обновляются. Как только на законодательном уровне появляются новые требования, они сразу находят отражение в программе.

Про электронный документ и электронную подпись

Сначала поясним понятие «электронный документ». Упрощенно говоря, это файл, который заверен электронной подписью. Такой документ не нужно распечатывать. Он обладает юридической силой. Его можно представлять в ФНС и суды.

Читать также:  Антисептик neomid 450 огнебиозащитный ii группа бесцветный 10 кг сертификат соответствия

Электронная подпись — это файл, который создается средствами криптографической программы «КриптоПро». Подписание — это процесс формирования данного файла для конкретного документа. Поэтому, строго говоря, на электронный документ подпись не ставится, она для него формируется.

Электронный документооборот (ЭДО) можно сравнить с электронной почтой. Одна организация отправляет контрагенту файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК.

Систему пересылки электронных документов организуют операторы ЭДО — коммерческие компании, у которых достаточно ресурсов, чтобы обеспечить безопасный документооборот.

СПРАВКА

Перечень доверенных операторов можно посмотреть на сайте ФНС. Один из них — СКБ Контур. Система, которая позволяет обмениваться документами в электронном виде, — «Диадок».

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

По словам ФНС

В декабре 2020 г. Федерального налоговой службой была принята Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Ознакомиться полностью с документом можно на официальном сайте ведомства. Он содержит планы по изменению законодательства и бизнес-процессов, направленные полный переход к ЭДО.

Как пояснил Руководитель ФНС Даниил Егоров, главная цель — это создать систему, которая будет выгодна для обеих сторон. Для налоговиков более прозрачными станут операции, проводимые хозяйствующими субъектами. А сами компании получат определенную экономию, удобство, повышенную скорость обработки информации и отсутствие ошибок в работе.

«Прозрачность бизнеса для налоговых органов позволит не отвлекать компании от работы с запросами документов и проверками».

Более того, планируется, что в будущем при такой открытости вообще отпадет необходимость в сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Настройка программы СБиС++ на отправку отчетности по Схеме ГПР через оператора связи

Настройка программы СБиС++ на отправку отчетности по Схеме ГПР через оператора связи.

http://www. *****/index. php? go=Pages&in=view&id=23

Для настройки программы СБиС++ на отправку отчетности по Схеме ГПР через оператора связи необходимо:

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Обязательно при вставлении сертификата в карточку ставим галочку “сертификат ГПР”

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Карточка на вкладке сертификаты должна выглядеть так:

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

2. Далее в карточку налогового органа куда производиться сдача отчетности так же вставляем сертификат выданные для этой налоговой инспекции ГНИВЦ

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Опять же не забываем ставить галочку “сертификат ГПР”

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Карточка налоговой инспекции должна выглядеть вот так:

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

3. В карточке отправителя, на вкладке “Гос. инспекции” проверяем наличие инспекции. Проверяем в столбце “способ сдачи” статус “ГПР через оператора”

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Способ сдачи “ГПР через оператора связи”

Сбис для оператора не указан сертификат для сдачи отчетности в гпр

Карточка отправителя на вкладке Гос. инспекции будет выглядеть так:

Плюсы и минусы ЭДО

Первый вопрос, который возникает: а зачем это? Закона о всеобщем переходе на электронный документооборот не существует, государство не обязывает бизнес отказываться от бумаги. Почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

Преимущества электронного документооборота

1. Ускорение бизнес-процессов. ЭДО ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы в компании не меняется. Сотрудники, которые раньше работали с документами на бумаге, работают с электронными документами.

2. Обмен электронными счетами-фактурами. Согласно Налоговому кодексу, электронные счета-фактуры нужно передавать только через систему электронного документооборота, организованную компанией-оператором.

3. Юридическая значимость документов. В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью, которая по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Электронные документы принимают налоговая, суды и другие госорганы.

4. Прозрачность документооборота. При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен или подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе.

5. Безопасность документооборота. Злоумышленники могут взломать e-mail и перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: передачу данных защищает шифрование.

6. Сокращение затрат. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 40–50 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле.

7. Освобождение времени для более серьезных задач. В организациях работники могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, актов, УПД и счетов-фактур. Когда документооборот переведен в электронный вид, эти операции занимают минуты.

8. Удобное хранение документов. По закону хранить документы нужно не меньше пяти лет. Одни компании выделяют под хранение бумаг стеллаж, другие — целый кабинет или этаж. С электронными документами проще: они хранятся на серверах, а получить доступ к ним можно из любой точки мира.

Отметим, что все эти преимущества давно оценили крупные компании, которые умеют оптимизировать процессы. Поэтому они работают только с теми контрагентами, которые подключены к ЭДО. Так, поставщиком крупной торговой сети вряд ли сможет стать компания, использующая бумажную «первичку».

Недостатки ЭДО — мифы и реальность

Некоторые налогоплательщики не переходят на электронный документооборот, поскольку уверены потому что видят в нем недостатки.

1. Перейти на ЭДО слишком сложно. После привычного бумажного документооборота переход на ЭДО кажется сложным. Но в действительности внедрить электронный документооборот проще, чем кажется. Например, веб-сервис «Диадока» не сложнее электронной почты. В нем есть папки с «Входящими», «Исходящими», «Удаленными» файлами. Просто вместо обычных писем — юридически значимые документы.

Пользователи, которые не хотят работать в браузере, могут внедрить «Диадок» в свою учетную систему. Это удобно: вести учет и обмениваться документами можно в одном сервисе, не перемещаясь между вкладками.

3. На ЭДО нужно переводить контрагентов. Да, это так. Но активация партнеров — задача не только абонента, но и оператора. «Диадок» решает ее с помощью:

4. Госорганы не примут электронные документы. Законодательство уравнивает документы с ЭП и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их визуальные образы со штампом подписи.

Если налоговый инспектор придет с проверкой и захочет познакомиться с оригиналами, налогоплательщик может скопировать необходимые документы на отдельный компьютер и предоставить для ознакомления проверяющему.

5. Надежнее хранить документы в бумажном виде, чем в электронном. Бумажный архив привычнее, поэтому кажется надежным. Но в действительности сберечь бумаги сложнее, чем электронные файлы. Папка с документами может затеряться, сотрудник — выкинуть по ошибке важную бумагу, курьер — не передать акт получателю. С электронными файлами этого не произойдет. Достать нужный документ из «Диадока» можно в любой момент. Для надежности сервис хранит три копии одного файла на разных серверах. Это гарантирует, что данные не потеряются.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *