Из нашей статьи вы узнаете:
Чтобы получить электронную подпись, нужно составить заявление — это относится и к коммерческим удостоверяющим центрам, и к удостоверяющему центру ФНС России. В документы указываются основные сведения о заявителе, на основе которых и будет выпускаться подпись.
Кому выдаётся бесплатная подпись ФНС
Получение электронной подписи в ФНС полностью бесплатно и доступно следующим категориям налогоплательщиков:
Важно: работники юридического лица не смогут использовать подпись, выпущенную на руководителя. Оформить подпись на работника можно в аккредитованном удостоверяющем центре.
С июля 2021 года выдавать электронную подпись индивидуальным предпринимателям и руководителям юридических лиц начал удостоверяющий центр ФНС. Несмотря на то что с 1 января 2022 года получить новую электронную подпись ФНС можно исключительно в УЦ ФНС и у доверенных лиц, ещё остались вопросы, ответы на которые мы предлагаем в этой статье.
Что потребуется для получения сертификата в УЦ ФНС и начала работы
Чтобы получить электронную подпись через ФНС, предварительно нужно заполнить и отправить заявление:
В личном кабинете ФНС электронная подпись не нужна для того, чтобы подписать заявление.
Рассмотрим реальный пример получения электронной подписи в УЦ ФНС:
Результат не заставил себя долго ждать: через пару минут пришло уведомление, что проверка прошла успешно.
Вместе с токеном, предприниматель получил и сертификат соответствия, который также нужен для получения электронной подписи.
С 1 января 2023 года руководители юрлиц и ИП должны использовать только сертификаты, выданные УЦ ФНС или его доверенными лицами. Перенос этого требования на сентябрь 2023 еще не утвержден. Поэтому важно уже сейчас получить бесплатный сертификат руководителя в УЦ ФНС.
В декабре удостоверяющий центр обрабатывает максимальное количество заявок по сравнению с остальным годом. Обратившись в УЦ в конце года, вы рискуете потратить время на ожидание в очередях или даже остаться без действующего сертификата в отчетный период. Чтобы уже с 1 января пользоваться действующим сертификатом и отчитаться без лишнего стресса, важно выпустить сертификат прямо сейчас.Да, надо получить сертификат руководителя в УЦ ФНС или у его доверенного лица. В противном случае по текущему законодательству с 1 января без действующего сертификата нельзя будет подписывать отчетность и другие документы. Напомним, что законопроект, согласно которому сроки обязательного использования сертификатов УЦ ФНС перенесут на сентябрь 2023, еще не принят.Сертификат руководителя нужно получить в УЦ ФНС, это бесплатно (инструкция). Также вы можете выпустить сертификат в ряде городов, где есть сервисные центры Контура с представительствами доверенного лица ФНС (АО «Аналитический центр»). Обратите внимание, что некоторые офисы работают по предварительной записи и возможно ожидание. Узнать, есть ли сервисный центр в вашем городе, его режим работы (по записи/без записи) и время ожидания, можно на странице.Выясните, есть ли у директора сертификат руководителя. Это надо сделать до заявки на новый сертификат, иначе текущий сертификат руководителя будет отозван. Проверить наличие сертификата можно на Госуслугах в учетной записи юрлица.Если вы уже получили сертификат, воспользуйтесь инструкцией по работе с сертификатами ФНС в Экстерне.
Настройте доступ к отчетности без сертификатаДля этого в Личном кабинете укажите почту или телефон для входа (инструкция). Вы сможете:
Получайте новости от наших экспертов дважды в месяц
Кто может получить подпись в УЦ Федерального казначейства:
— государственные должности Российской Федерации;
— государственные должности субъектов Российской Федерации.
— коммерческих организаций, которым предоставляются средства из бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, подлежащие казначейскому сопровождению;
— некоммерческих организаций (государственная корпорация, государственная компания, государственное учреждение, муниципальное учреждение) и подведомственные им организации.
Для подачи документов на получение ЭП воспользуйтесь Порталом заявителя ИС УЦ.
Для работы на Портале заявителя ИС УЦ произведите настройку автоматизированного рабочего места (АРМ). Информация по проверке и настройке АРМ представлена на сайте Федерального казначейства:
После проверки и устранения несоответствий перейдите на Портал заявителя ИС УЦ. Для первичного получения сертификата в блоке Получение сертификата нажмите кнопку Подать документы:
На открывшейся странице выберите в выпадающем списке Субъект РФ и укажите сведения о заявителе. Нажмите Далее:
На следующем шаге заполните сведения об организации и нажмите Далее:
Выберите запрашиваемый тип сертификата и внесите Сведения документа, удостоверяющего личность (1):
Для заполнения информации в разделе Сведения для включения в запрос на сертификат (2) подключите ключевой носитель (Рутокен, eToken и др.).
Для приобретения USB-токена обратитесь в обслуживающую организацию.
Нажмите Внести сведения. В открывшемся окне Формирование запроса на сертификат заполните все поля и нажмите Сохранить и сформировать запрос на сертификат:
После этого заполните раздел Заявление на сертификат (3). После заполнения всех предусмотренных полей нажмите Сохранить и сформировать печатную форму. Распечатайте заявление, нажав кнопку Печать, подпишите и отсканируйте его.
Далее в разделе Документы для получения сертификата нажмите кнопку Обзор и выберите подписанную копию сформированного заявления на сертификат:
Нажмите кнопку Подать запрос.
Запрос будет сформирован и отправлен на проверку сервисами СМЭВ. Отобразится памятка по предоставлению комплекта документов и сведений в УЦ ФК:
Срок подготовки ответа от СМЭВ может составлять до пяти рабочих дней.
После успешных проверок с помощью сервисов СМЭВ запрос автоматически передается в подсистему ВРС для рассмотрения Оператором УЦ ФК.
Оператор УЦ ФК осуществляет проверку пакета электронных документов на создание сертификата в подсистеме ВРС. В случае положительного результата проверки Оператор УЦ ФК одобряет запрос в подсистеме ВРС и приглашает получателя сертификата для личного визита для предоставления оригиналов документов для подачи запроса на сертификат, о чем получателю сертификата отправляется соответствующее уведомление на электронную почту, указанную в запросе.
После предоставления оригиналов документов получателем сертификата, проведения необходимых проверок и идентификации владельца сертификата осуществляется изготовление сертификата и его выдача.
В 2019 году приняли поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которые важны для всех, кто сдает отчетность через интернет. Рассказываем, в чем суть изменений и как они отразятся на работе пользователей Экстерна.
Сертификаты, которые выдал Контур, будут работать до конца срока своего действия Сертификаты электронной подписи, выданные вам при подключении к Экстерну, будут работать до конца срока своего действия, в том числе в 2022 году. Менять действующую подпись Контура на электронную подпись ФНС к 1 января 2022 года необязательно. Получить подпись ФНС вы сможете, когда срок действия электронной подписи Контура закончится.Согласно разъяснениям Минцифры, до конца срока своего действия будут работать сертификаты электронной подписи, выпущенные удостоверяющими центрами, которые аккредитованы по новым правилам 63-ФЗ. УЦ СКБ Контур и УЦ Сертум-Про получили такую аккредитацию, информация об этом опубликована на сайте Минцифры. Что изменитсяС 1 июля 2021 года ФНС начала бесплатно выпускать сертификаты юрлиц и ИП. Это некопируемый сертификат на руководителя организации. При этом территориальные налоговые органы в пилотном режиме выдают сертификаты в большинстве регионов страны уже с конца апреля.Узнайте, как получить сертификат для руководителя в УЦ ФНС, в пошаговой инструкции.С 1 января 2022 годаС 1 января 2022 года вы можете выбрать один из вариантов, как работать:
https://www.youtube.com/embed/k41J9C5kFVs?rel=0Изменения коснутся всех организаций. Переходный период изначально был рассчитан на 6 месяцев — с 1 июля 2021-го до 1 января 2022 года, но, скорее всего, продлится еще дольше. Не все процессы сейчас до конца понятны и прозрачны, ряд нормативных документов еще в разработке. Мы тщательно следим за ситуацией, адаптируем наши системы и помогаем пользователям переходить на новые схемы работы. В Разделе «Инфоблок» Экстерна есть инструкции и рекомендации, которые нужно изучить перед началом работы с сертификатами ФНС и электронными доверенностями.Как настроить сертификат УЦ ФНСЕсли вы планируете работать в Экстерне с сертификатом УЦ ФНС, вам потребуется дополнительно приобрести:
Как использовать сертификат физлица и сертификат УЦ ФНС для входа в Экстерн
Как выбрать сертификат для подписиНиже расскажем, как подписывать отчетность в контролирующие органы сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС, или сертификатом физлица. Отчетность в ФНС, РосстатЧтобы отчитываться в ФНС и Росстат, вам нужно будет выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица в реквизитах плательщика как сертификат для подписи (инструкция).Отчетность в ПФРЧтобы отправлять отчетность в ПФР, вам, как и раньше, нужно будет сначала передать в ПФР регистрационные данные с информацией о сертификате (инструкция). При этом вы сможете выбрать в списке сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица.При отправке отчета СЗВ-ТД, а также документов ЗПЭД и УПУП сертификат нужно выбрать перед отправкой — в выборе сертификатов появятся сертификаты физлица и сертификаты УЦ ФНС. Если вы сдаете в ПФР только отчеты СЗВ-ТД, регистрационную информацию можно не отправлять. Отчетность в ФССПри отправке отчетности вы сможете выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица в списке.Многопользовательский режим работы в ЭкстернеРаньше, чтобы добавить пользователя в Экстерн, требовалось купить рабочее место и сертификат. В июле появилась возможность добавлять в Экстерн пользователей, не выпуская на них сертификат в процессе покупки, если у них уже будет сертификат физлица. Дело в том, что теперь при переходе в разные организации у сотрудника может оставаться на руках один и тот же сертификат физлица. Как добавить в Экстерн нового пользователя (с сертификатом или без):
Электронные доверенностиС 1 января 2022 года сотрудники организаций, у которых закончится действие их сертификата сотрудника, будут получать сертификаты физлиц. В таком сертификате не указывается организация, только Ф.И.О. сотрудника. Чтобы представлять организацию и подписывать от ее имени документы, сотруднику нужна будет электронная доверенность. Мы готовим решение, которое позволит использовать ее в сервисах Контура. Первой системой, с которой можно будет взаимодействовать по электронной доверенности, будет ФНС. Электронные доверенности для отчетности в ФНС Электронная доверенность подтверждает, что физлицо имеет полномочия сдавать за организацию какие-либо документы в ФНС. Она должна быть подписана действующим сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС или аккредитованным удостоверяющим центром, например УЦ Контура.Электронная доверенность заменит текущую бумажную доверенность с подписью руководителя. Формат электронной доверенности представителя налогоплательщика для отправки документов в ФНС прописан в проекте приказа. Однако вся новая схема работы — с переходом на сертификаты физлиц и электронные доверенности — станет обязательной с 1 января или позднее — точная дата пока официально не утверждена. При этом, если у вас на руках в 2022 году будет действующий сертификат Контура, вы сможете продолжить использовать его до конца срока действия.Как отправить электронную доверенность в ФНСВ Экстерне в «Реквизитах плательщика» в блоке «Подписание документов» можно будет выбрать сертификат физлица и затем нажать на кнопку «Добавить доверенность».
Затем будут варианты:
Руководитель сможет выдать права на отправку отчетности в конкретную ИФНС, а не во все сразу, но по умолчанию Экстерн будет считать, что доверенность действует во всех ИФНС.Как подписать и отправить электронную доверенностьЗдесь может быть две ситуации.
В «Реквизитах плательщика» будет отражаться, какого числа был отправлен запрос на подпись руководителю, а в списке организаций появится статус «Доверенность ожидает подписи». Когда руководитель подпишет доверенность по ссылке из полученного письма, вы увидите в «Реквизитах плательщика» изменившийся статус у доверенности и сможете отправить доверенность в ФНС. После этого нужно будет подождать ответ от ФНС.Если от ФНС пришел отказ, вы сможете посмотреть причину отказа и переоформить доверенность.Если ФНС приняла доверенность, вы сможете отчитываться за организацию, данные из доверенности будут подтягиваться в сообщение о представительстве, которое высылается вместе с отчетами и другими документами в ФНС. Как отозвать электронную доверенностьЭлектронную доверенность нужно отозвать, например, если физлицо уже не работает в обслуживающей бухгалтерии и не должно иметь полномочий подписывать документы за организацию. Отзыв электронной доверенности — формализованный документ, который надо подписать сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС. Формат отзыва доверенности пока не утвержден.
Отозвать доверенность можно в «Реквизитах плательщика» в блоке доверенности. Заполните форму отзыва и отправьте ее, подписав сертификатом руководителя или предварительно запросив подпись от руководителя. Когда от ФНС придет ответ, что отзыв принят, доверенность перестанет действовать.Наши рекомендации
Статья подготовлена по материалам вебинара «Электронная подпись и МЧД в 2023 году: изменения и возможности»
Использование электронных подписей регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все изменения в работе с ЭП обусловлены изменением 63-ФЗ. По новым правилам:
Важно! Действие сертификатов сотрудников хотят продлить до 31.08.2023. Но официально такой законопроект пока не утвердили. Если закон примут, то перенесут сроки не только по сертификатам сотрудников, но и по сертификатам руководителей. Если руководитель выпустил свой сертификат в аккредитованном удостоверяющем центре в декабре 2021 года, он будет действителен до срока своего окончания.
Сертификаты физических лиц отличаются от сертификатов сотрудников тем, что там нет никаких сведений об организации. В личном сертификате приводятся только данные физического лица, что позволяет владельцу пользоваться одним сертификатом сразу в нескольких организациях.
О получении сертификата руководителя и ИП лучше задуматься заранее. В конце года традиционно большие очереди — есть риск не успеть получить сертификат до сдачи отчетности.
Сертификат можно оформить в:
Важно! Поскольку УЦ ФНС не всегда справляется с нагрузкой из-за большого объема клиентов, они частично передали полномочия по выдаче сертификатов доверенным центрам. Актуальный список доверенных центров опубликован на сайте ФНС: сейчас их четыре, но перечень постоянно меняется. АО «Аналитический центр» — один из ДУЦ ФНС. Напоминаем, что УЦ Контура сотрудничает с Аналитическим центром, поэтому сертификат можно получить и в наших офисах. Адреса уточняйте на сайте, поскольку количество офисов постоянно растет.
Раньше для руководителей выпускали сертификаты двух типов:
Поскольку новые сертификаты удостоверяющего центра ФНС некопируемые, в конце прошлого года многие руководители и ИП старались продлевать свои сертификаты в аккредитованных удостоверяющих центрах, например в Контуре. У тех, кто выпускал сертификаты на 15 месяцев в октябре, ноябре и декабре, срок продления выпадает на декабрь 2022 года. А это означает, что в конце 2022 года владельцы будут продлевать огромное количество сертификатов, и нагрузка на удостоверяющие центры значительно увеличится.
Сдать всю отчетность через интернет — с подсказками и проверкой на ошибки
Проверьте, когда у вас заканчивается сертификат, и продлите его заблаговременно. Сертификатом руководителя подписывают машиночитаемую доверенность — несвоевременная замена грозит просрочкой отчетности. А если вы постоянно работаете с сертификатом и не успеете его продлить, текущая работа встанет.
Выпуск сертификата руководителей и ИП от ФНС бесплатный. Купите новый носитель или отформатируйте старый и используйте его для получения ЭП в налоговой. Отдельно покупать Криптопро не нужно, программа с лицензией встроена в сертификат УЦ ФНС.
Ключ электронной подписи руководителя существует в единственном экземпляре, его нельзя копировать. Если вы попробуете выпустить новый сертификат для своего директора, вам придется сначала отозвать предыдущий. Поэтому уточните у руководителя, выпускал ли он новый сертификат в ФНС или от своего банка, и заранее спланируйте поход в налоговую или в офисы Контура.
Если отчетность сдают от имени уполномоченного лица, документ подписывают сертификатом ответственного представителя. Таким представителем может быть не только сотрудник организации, но и привлеченный специалист. В сертификате сотрудника указывают данные организации и владельца-физлица.
Сертификаты сотрудников выпускали и в середине 2022 года, и выпускают до сих пор. Но нужно учесть, что владелец платит за сертификат на год, а он будет действовать или до конца 2022 года, или до 31 августа 2023 года, если примут законопроект об отсрочке.
Важно! Сертификатов сотрудников больше не будет, на смену им приходят сертификаты физических лиц.
Контур идет навстречу своим клиентам, которые выпускают сертификаты сотрудникам в Экстерне и других продуктах. Удостоверяющий центр предоставляет возможность выпустить дополнительный бесплатный сертификат на физическое лицо в рамках выпуска сертификата на сотрудника. При выпуске сертификата сотрудника в личном кабинете УЦ Контура владелец увидит черную табличку, которая предлагает выпустить сертификат на физлицо.
Сертификатов на физлицо может быть много, и УЦ их не контролирует. Вы должны сами понимать, нужны ли они вам или нет. По функциональности сертификаты физлиц отличаются от сертификатов сотрудников тем, что на одного человека можно выпустить один сертификат и работать по нему для нескольких организаций, а не выпускать для каждой организации отдельный сертификат сотрудника.
Каждый сертификат имеет свой отпечаток и свою структуру. Когда вы работаете в продукте, например, в Экстерне, и подписываете отчеты одним сертификатом, а потом пытаетесь расшифровать документы другим своим сертификатом, этого сделать не получится. Поэтому лучше не выпускать дубли сертификатов. Вы сможете выпустить сертификаты для физлиц и после 1 января 2023 года.
Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!
Вместе с изменениями в 63-ФЗ изменился и порядок работы с сертификатами в Экстерне. Разбираемся в новых правилах.
Вход в Экстерн с действующим сертификатом
Раньше пользователи не замечали различия в назначении сертификатов. Их использовали и для входа, и для подписания документов. Если клиент выпускал сертификат в Контуре, ему автоматически привязывали ЭП и для входа, и для подписания отчетов.
Сейчас пользователь может получить электронную подпись в УЦ ФНС, и такой сертификат мы не сможем привязать для входа в систему Экстерн автоматически.
Дополнительный вход нужен и для того, чтобы заходить в систему с любого компьютера, даже если на ПК нет вашего сертификата, а также для доступа к мобильному приложению Экстерна.
Уведомление о настройке входа по логину и паролю
Настройка дополнительного способа входа
Чтобы настроить дополнительный способ входа, кликните на ФИО пользователя прямо в Экстерне. В открывшемся личном кабинете можно указать почту, телефон, дополнительные сертификаты для входа.
Если же вам нужно что-то поменять, к примеру, у вас указана неактуальная почта, пароль от которой вы не помните, обратитесь в техподдержку. У Контура есть специальные бланки для таких обращений. Подайте запрос через чат или центр помощи. В чате вышлют бланк, который нужно заполнить и подписать у руководителя. После этого вам изменят основные реквизиты.
Вход в Экстерн с сертификатом руководителя или ИП
Если вы не привязали ни почту, ни телефон, а сертификат закончился, необходимо получить новый сертификат руководителя или ИП. После получения такой сертификат надо привязать.
Вот как это сделать:
Вход в Экстерн с сертификатом физлица
Если входите по новому сертификату сотрудника (не руководителя), специалисты Контура запросят информацию, чтобы вы без дополнительных обращений смогли привязать сертификат и получить доступ к нужной учетной записи.
Например, пользователь выбирает сертификат и его спрашивают, его ли это учетная запись. Доступ к учетной записи надо подтвердить кодом из электронной почты — так в Контуре будут уверены, что вы действительно имеете доступ в эту учетную запись.
Нужно привязать электронную почту заранее.
Если же почта не привязана, а новый сертификат принадлежит не руководителю, а сотруднику, ничего страшного в этом нет. Обратитесь в техподдержку, запросите бланк, заполните, подпишите подписью руководителя организации и отправьте его. Так вы подтвердите, что действительно имеете право доступа к учетной записи организации по сертификату физлица.
Настройки подписания при переходе на новый сертификат
После установки сертификата надо настроить подписание. При входе Контур предложит обновить настройки подписания отчетности на новый сертификат. Если пользователь откажется это делать при входе в систему, то потом сможет сделать это самостоятельно в «Реквизитах и настройках» организации в Экстерне.
Вы можете изменить настройки подписания в «Реквизитах плательщика».
В «Организациях» отображается весь список организаций. Туда переходят пользователи, у которых собраны групповые учетные записи или тарифные планы обслуживающей (уполномоченной) бухгалтерии. Из списка организаций можно перейти в «Реквизиты плательщика» каждого из клиентов.
В графе «Кто подписывает отчеты» указывают сотрудника или руководителя. А если это режим обслуживающей бухгалтерии, то можно выбрать сотрудника обслуживающей организации. При выборе любого лица, кроме руководителя, система предложит оформить доверенность — бумажную или электронную.
Вы попадете в реквизиты с отдельными блоками настроек — для ФНС, ФСС, ПФР и Росстата.
Учитывайте ряд особенностей при работе с МЧД:
Машиночитаемая доверенность нужна для сдачи отчетов в контролирующие органы. Работать с МЧД довольно просто и удобно, но есть и нюансы. До сих пор нет единого формата и порядка работы с электронной доверенностью. У каждого ведомства — свои правила и формы МЧД.
Машиночитаемая доверенность для ФНС
ФНС сейчас принимает и доверенности на бумаге, и МЧД в электронном виде.
Электронную доверенность для ФНС разработали раньше других контролирующих органов.
До конца 2022 года возможны оба варианта — и электронная, и бумажная доверенность. Если оформляете доверенность на бумаге, передайте оригинал в ФНС, а в Экстерне укажите реквизиты доверенности. После этого можно отправлять отчетность в налоговую.
Электронная доверенность формируется прямо в Экстерне. Читайте инструкцию.
Машиночитаемая доверенность для ФСС
В ФСС тоже появилась машиночитаемая доверенность. Если у вас возникла необходимость оформить МЧД, а возможность пока не включена в Экстерне, обратитесь в техподдержку.
Важно! С Соцстрахом можно работать и по бумажной доверенности. Но ее надо зарегистрировать на портале ФСС.
Машиночитаемая доверенность для ПФР
МЧД для ПФР нет, но есть иной механизм для сдачи отчетности представителем. Для взаимодействия с ПФР понадобятся:
Заявление и уведомление подписывает руководитель. Если у директора нет сертификата, ЗПЭД и УПУП можно подавать в ПФР на бумаге. Если же для работы используют сертификат сотрудника с ИНН и КПП организации, то УПУП оформлять не надо, просто подписывайте и отправляйте отчетность.
Важно! Для некоторых отделений ПФР помимо УПУП необходимо представить оригинал бумажной доверенности. Уточните в отделении Пенсионного фонда вашей организации.
Машиночитаемая доверенность для Росстата
Для Росстата пока не разработан формат МЧД и схема отправки отчетности по доверенности. Отправляйте статистическую отчетность по старым правилам.
Но доверенность все же надо подготовить. Рекомендуем оформить бумажную доверенность и отправить ее скан в Росстат через сервис «Письма». Оригинальный документ предоставьте по запросу статистического ведомства.
Пользователи уже активно оформляют в Экстерне электронные доверенности для ФНС и ФСС. Принцип одинаков для всех контролирующих органов.
Оформление МЧД для ФНС
Чтобы оформить машиночитаемую доверенность для ФНС в Экстерне, перейдите в раздел «Реквизиты» и следуйте инструкции.
Важно! Машиночитаемую доверенность можно подписать только сертификатом руководителя. Если сертификата нет на руках, запросите подпись по почте — укажите e-mail руководителя, чтобы Экстерн направил ему письмо со ссылкой.
Подписанную доверенность отправьте в налоговую.
После того, как в ФНС примут доверенность, вы увидите у нее статус «Принято» и срок действия. Теперь можно подписывать документы для налоговой своим сертификатом, данные которого соответствуют тем, что указаны в машиночитаемой доверенности.
Отзыв МЧД ФНС
Отзыв — это такой же документ, как и оформление машиночитаемой доверенности. Информация о доверенности будет сохранятся в налоговой, пока ее не отзовут.
Обычно МЧД отзывают, когда сотрудник покидает организацию. А если учетом и отчетностью занимается обслуживающая бухгалтерия, где много бухгалтеров и у каждого свой сертификат и своя МЧД, надо обязательно отозвать доверенность уволенного сотрудника. Особенно если он работает на разные организации и подписывает все одним сертификатом.
Для отзыва МЧД в Контуре нажмите на кнопку «Отозвать» рядом с доверенностью. В отзыве указывают причину отмены и период, с которого перестает действовать доверенность. После заполнения нужно нажать кнопку «Подписать и отправить».
Отзыв доверенности тоже подписывают электронной подписью руководителя.
Машиночитаемая доверенность ФСС
Для ФСС можно подготовить и бумажную, и электронную доверенность. Бумажная доверенность подгружается на портал ФСС. Электронную доверенность можно сформировать в программном обеспечении, которое предоставляет ФСС, или же заполнить и отправить МЧД через Экстерн.
Машиночитаемую доверенность для ФСС оформляют так же, как и для ФНС. Но МЧД для Соцстраха можно пока подписывать только в Экстерне. Пока не реализована возможность запросить подпись руководителя отдельным письмом.
Если вы оформляете МЧД, а руководитель вашей организации находится в другом городе, стране или работает удаленно, надо подключиться к его компьютеру, зайти в Экстерн и подписать электронную доверенность. Для входа в систему используйте Контур.Доступ, «Тимвьювер» или любой другой сервис.
Подготовила Александра Задорожнева, копирайтер
Проверьте данные организации и владельца
Проверьте данные и, если они верны, нажмите на кнопку «Подтвердить данные».
Поля с данными организации Если какой-то реквизит организации указан неверно, предоставьте в сервисный центр документы с верными реквизитами (например, выписку из ЕГРЮЛ, учредительные документы и т д.). В нужно предоставить оригиналы документов, либо их заверенные копии.
Распечатайте его и заверьте по образцу:
Будущий владелец сертификата должен подписать заявление ручкой с синими чернилами и заверить его печатью, если она есть. Наличие печати обязательно, если в форму подгружены документы, заверенные датой, близкой к дате проверки формы с использованием печати. Недопустимо использовать факсимиле вместо подписи.
Загрузите скан-копии документов
Загрузите скан-копии с помощью кнопок «Загрузить».
Если владельцем сертификата будет иностранный гражданин, то следует загрузить скан паспорта и цветную скан-копию нотариального перевода его паспорта (заверение нотариального перевода печатью организации не допускается). Нотариальный перевод паспортов стран СНГ не требуется, так как в паспортах все поля дублируются на русском языке. Чтобы загрузить несколько скан-копий, загрузите сначала одну, а затем используйте ссылку «Добавить еще файл».
Если документы заверяются должностным лицом по доверенности, то доверенность требуется загрузить в личный кабинет в разделе Заявление через кнопку.
Мы автоматически проверяем данные по СНИЛС, поэтому если ПФР подтвердит СНИЛС, скан не нужно загружать.
Требования к файлам
Размер файла — до 10 Мб, качество изображения — 200-400 dpi, форматы файлов — jpeg, png, gif, tif, pdf (pdf должен состоять только из картинок, а не из нескольких слоев, состоящих из изображений, текста и разметки).
Скан-копии должны быть цветными и сниматься с оригиналов документов, либо с их заверенных копий. Копия может быть заверена нотариусом или клиентом (руководителем организации или уполномоченным лицом, либо ИП при наличии печати). Заверительная надпись должна содержать запись «ВЕРНО», должность с наименованием организации, подпись синей пастой, расшифровку подписи, дату заверения документа и синий оттиск печати. Недопустимо использовать факсимиле вместо подписи.
После загрузки скан-копий документов нажмите кнопку «Отправить заявку».
Заявление в УЦ ФНС
Заявление в удостоверяющий центр ФНС может быть подано разными способами: при личном визите в инспекцию, ценным письмом с описью содержимого, в личном кабинете на сайте налоговой.
Пошаговая инструкция по заполнению заявления:
Заявка на сертификат отправлена
Заявка отправляется в удостоверяющий центр СКБ Контур, проверка занимает 1 — 2 дня.
Если для ИП документы в сервисный центр предоставяются курьером или уполномоченным лицом, требуется нотариальная доверенность.
Пример полномочий для нотариальной доверенности
В списке сертификатов статус сменится на «Заявка отправлена».
Как только удостоверяющий центр проверит документы, на электронную почту пользователя и на его телефон поступит уведомлением о рассмотрении заявки.
После проверки заявки на КЭП
Электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре выдадут за 1-3 рабочих дня. УЦ «Калуга Астрал» предоставляет клиентам возможность получить подпись за один час, для этого на получение услуги.
В УЦ ФНС электронную подпись выдадут при личном визите в налоговую инспекцию, но отправить заявление и записаться нужно заранее. Удобнее всего это делать через личный кабинет ИП и ЮЛ.
Где можно использовать подпись от ФНС
Электронную подпись от УЦ ФНС можно использовать на любых электронных площадках и сервисах, а также для представления отчётности и ведения электронного документооборота. Её также можно использовать в сервисе «Представление налоговой и бухгалтерской отчётности в электронной форме» на сайте www.nalog.gov.ru.
Кроме того, с помощью электронной подписи можно, например, зарегистрировать онлайн-кассу или работать на других госпорталах, а не только на сайте ФНС.
Правила получения ЭЦП
1 января 2022 года вступили в силу изменения, касающиеся оформления электронной подписи. Индивидуальные предприниматели, руководители юридических лиц и нотариусы получают её в УЦ ФНС, а физические лица и сотрудники юридических лиц — в аккредитованном удостоверяющем центре.
В обоих случаях нужно составить заявление, представить документы и пройти идентификацию. К получению электронной подписи нужно подготовиться — купить защищённый носитель, на который и будет установлена ЭЦП.
Можно ли получить ЭЦП на Госуслугах
Квалифицированную электронную подпись нельзя получить на Госуслугах. Если сделать такой запрос, вас направят в аккредитованный удостоверяющий центр или в УЦ ФНС в зависимости от ситуации.
Как отправить заявку на получение КЭП
Если необходимо произвести замену одного квалифицированного сертификата на другой (при этом владелец сертификата не меняется и срок действия старого КЭП еще не истек), то следует воспользоваться инструкцией Как обновить квалифицированный сертификат.
Для получения квалифицированной электронной подписи (КЭП) в удостоверяющий центр необходимо предоставить паспорт, заявление, подписанное будущим владельцем сертификата, карточка СНИЛС, если ПФР не подтвердит ваш номер. Скан-копии паспорта и СНИЛС должны сниматься либо с оригиналов документов, либо с их заверенных копий.
Если организация получает сертификат впервые или необходимо поменять действующий сертификат по причине смены руководителя, то, прежде всего, следует обратиться в сервисный центр. Сотрудники сервисного центра создадут форму для отправки заявки.
Для отправки заявки необходимо
В открывшемся окне указать номер телефона и нажать «Получить код». Смс-сообщение с паролем поступит в течение двух минут.
Если сообщение с паролем не поступило, нажмите на ссылку «Получить код повторно». Эта ссылка появится через 2 минуты после первого нажатия на кнопку «Получить код». Если сообщение снова не поступит — обратитесь в техническую поддержку.
Появится список заявок на сертификаты. Нажмите на кнопку «Заполнить заявку» напротив нужной.
Заявление на получение ЭЦП
Заявление в удостоверяющий центр «Калуга Астрал» подаётся после представления единственного документа — паспорта. Ссылку на заявление предоставит личный менеджер.
Документ должно заполнять само физическое лицо или сотрудник юридического лица, на которое и будет выпущена электронная подпись.
Инструкция для физических лиц:
Инструкция для сотрудника юридического лица:
Как работать с подписью ФНС
Для работы с электронной подписью понадобится криптопровайдер — программа, которая позволяет подписывать документы, шифровать и защищать данные. Некоторые токены имеют встроенный криптопровайдер, а некоторые нет.
ФНС рекомендует использовать СКЗИ «КриптоПро CSP». Программу также можно приобрести у нас, для этого перейдите по ссылке и оставьте заявку.
Ещё раз напоминаем, что пользоваться подписью, выданной в удостоверяющем центре ФНС может только тот человек, на которого она выпущена. Подпись не подлежит копированию, а у сотрудников должна быть собственная ЭП. Такую можно получить в нашем удостоверяющем центре — с помощью «Астрал-ЭТ» можно вести электронный документооборот, участвовать в закупках и отправлять отчётность.
Доверенные лица УЦ ФНС России
В основном электронные подписи для ИП, руководителей ЮЛ и нотариусов выдаёт УЦ ФНС. Однако были назначены доверенные лица, которые также обладают этим правом. На данный момент это:
Доверенные лица — это аккредитованные удостоверяющие центры, которые имеют право выдавать электронные подписи от лица УЦ ФНС.
Заполните данные о владельце сертификата
В этом разделе необходимо указать ФИО, паспортные данные и СНИЛС будущего владельца сертификата, указать электронную почту.
С 08.07.2016 Удостоверяющий центр обязан регистрировать все выдаваемые КЭПы в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) в соответствии с изменениями в 63-ФЗ ст.18 п.5. Регистрация будет происходить автоматически при выдаче сертификата. Для этого необходимо заполнить дополнительные данные документов, удостоверяющих личность:
После нажать кнопку «Далее.
Для владельцев российского паспорта поле «серия» является обязательным для заполнения. В паспортах иностранных граждан серия может отсутствовать, поэтому соответствующее поле можно оставить пустым. Поле «Должность» следует оставить пустым, либо заполнять в строгом соответствии с трудовой книжкой. Для иностранных граждан — данные в строке «Кем выдан» заполняются на русском языке в соответствии с нотариальным переводом.
Документы для получения электронной цифровой подписи
Физическим лицам в аккредитованном удостоверяющем центре нужно будет представить всего один документ — паспорт. Другие документы, как ИНН и СНИЛС, нужны будут для заполнения заявления.
Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям в УЦ ФНС нужно будет представить не только паспорт, но и другие документы: СНИЛС для ИП и копию устава для ЮЛ.
Кроме того, заявитель должен будет предоставить сертифицированный носитель для электронной подписи. Выбрать и купить такой вы можете в нашем «Каталоге носителей».
Подведём итоги
Электронная подпись ФНС России выдаётся на индивидуальных предпринимателей, руководителей юридических лиц и нотариусов.
Подпись бесплатна, получить её можно в налоговой инспекции, заранее записавшись на приём.
Чтобы получить электронную подпись в ФНС в 2022, предоставить нужно не только пакет документов (паспорт, СНИЛС и ИНН), но и сертифицированный носитель — токен.
Пользоваться подписью может только то лицо, на которое она оформлена. Сотрудники должны получать личные подписи в аккредитованном удостоверяющем центре.
Для работы с ЭП понадобится криптопровайдер, например, «КриптоПро CSP». Программа приобретается отдельно.