Как работать с сертификатами уц фнс физлиц и электронными доверенностями в экстерне

Поправки в Федеральный закон от 06. 2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» были приняты в 2019 г. , они касаются всех, кто сдает отчетность электронно. Разберем более подробно, какие произойдут изменения и как они повлияют на работу пользователей Экстерна.

В сервисе Контур. Экстерн появилась возможность применять электронные доверенности при подписании отчетности ФНС. Если вы оформили сертификат физлица, электронная доверенность обязательна. Также вы можете получить ее вместо бумажной, если сдаете отчетность с сертификатом организации на сотрудника.

Сертификаты физлиц введены для сотрудников компаний согласно поправкам в Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В данном сертификате отсутствуют сведения об организации, только ФИО сотрудника. Чтобы быть представителем организации и подписывать от ее имени документы, сотруднику необходима электронная (машиночитаемая) доверенность.

С 1 января 2023 г. применение сертификатов физлиц и электронных доверенностей будет обязательным, так как в полной мере вступят в силу нормы ст. 2‒17. 6 Федерального закона от 06. 2011 № 63-ФЗ. До этой даты можно использовать электронные подписи организаций, выданные на сотрудников и сдавать отчетность по бумажной доверенности или по новой электронной. Таким образом, если у вас истекает срок действия бумажной доверенности, вы можете оформить электронную, в таком случае доверенность на бумаге не понадобится.

На данный момент электронную доверенность из Экстерна можно оформить только для Федеральной налоговой службы.

Для чего необходимо оформлять электронную доверенность в 2022 году

• если вы оформили сертификат физлица, вам потребуется электронная доверенность для подписания отчетности организации.
• если у бумажной доверенности для отчетности в налоговую истекает срок действия, вы можете заменить ее на электронную, в таком случае вам не нужно посещать налоговую инспекцию, чтобы предъявить оригинал доверенности.

Сервис Контур. Экстерн поможет вам оформить электронную доверенность

В Экстерне вы можете заполнить доверенность, подписать ее у руководителя и отправить в налоговую инспекцию. Оформить электронную доверенность необходимо один раз до начала сдачи отчетности

Как заполнить  машиночитаемую электронную доверенностью (МЧД) в Контур-экстерне. Электронная доверенность (или МЧД — машиночитаемая доверенность) подтверждает полномочия физлиц. Сейчас можно использовать МЧД и с сертификатами сотрудников, и с сертификатами физлиц. Обязательной МЧД станет с 1 января 2023. Нормативная база по МЧД вступает в силу с 1 марта 2022.

• МЧД пока использует только ФНС. ФСС с 1 января открыли такую возможность, но на практике ее пока нет. Другие контролирующие органы пока МЧД не пользуются и работают по старой схеме.
• Отправка отчетности с сертификатом физлица в ФНС уже доступна в Экстерне — как по бумажной доверенности, так и по МЧД.
• ·    Возможности передоверить МЧД пока нет.

МЧД будет передаваться в ФНС через Экстерн, дублировать ее на бумаге не нужно. Через Экстерн можно будет оформить доверенность или ввести в сервис данные МЧД, уже принятой ФНС. Как заполнить МЧД в Экстерне:Если включена возможность заполнения МЧД,(если нет – обратитесь в техподдержку) то при выборе подписанта представителя в «Реквизитах плательщика», после выбора сертификата появятся следующие опции:

Если сертификат будет выбран не верно появится ошибка “Чтобы создать доверенность, выберите сертификат дляподписи”

После выбора “в электронном виде“Появятся все заполненные МЧД, если таковые были и возможность добавить новую

По кнопке добавить доверенность можно не только заполнить её вручную, но и загрузить готовую

Сам редактор МЧД мало чем отличается от “бумажного собрата”.

• Появился блок с ИФНС где МЧД будет действовать
• Нет блока передоверия, так как МЧД нельзя передоверить.

В конце доверенности есть две опции

“Подписать и отправить” – нажимайте только если есть сертификат руководителя на руках. В этом случае вы подписываете МЧД и отправляете её в ФНС“Запросить подпись” – вы перешлете МЧД владельцу сертификата руководителяПосле запроса подписи появится следующее окно

Руководитель получит письмо с подробной инструкцией что делать. Для него будет сцентрирована ссылка, где он может ознакомится с доверенностью (пока только в формате xml) подписать, или отклонить запрос.

После подписи “золотым сертификатом” МЧД, её можно послать в ФНС, и в зависимости принятия сто стороны ФНС будет один из двух статусов

Инструкция ниже поможет получить сертификат в ФНС и работать по новым правилам законодательства.

Запишитесь в отделение ФНС

Зайдите на order. nalog. ru и выберите инспекцию, где оказывают услугу «Выдача КЭП». Записаться можно на 14 дней вперед.

В налоговую руководителю нужно принести:

• Паспорт РФ, оригинал
• Токен — защищенный носитель, внешне похож на usb-флешку. Обычная флешка не подойдет, нужен токен, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ России. Используйте токен, который ранее получали, или купите новый в Контуре.
• Документация на токен — сертификат соответствия требованиям безопасности. Сертификат можно на сайте производителя. Самый распространенный носитель — Рутокен лайт.
• В некоторых отделениях ФНС также могут спросить сертификат подлинности на токен. Его можно найти в сервисе.

Там проверят документы, выпустят сертификат электронной подписи и запишут на токен. Судя по отзывам наших пользователей, этот процесс может занять от 5 минут до суток. Поэтому иногда нужно приехать в налоговую второй раз. Когда сертификат выпустят, вам нужно будет подписать расписку о получении сертификата.

Купите КриптоПро и настройте компьютер

Чтобы сертификат ФНС работал у вас на компьютере, нужно чтобы на нем была программа КриптоПро CSP и настроенный браузер. Купите лицензию на КриптоПро CSP на каждый компьютер, где будете использовать сертификат — за ней можно обратиться в Контур. (Приобрести КриптоПро CSP)

Сертификат ФНС нельзя скопировать — налоговая устанавливает это ограничение для большей безопасности. Поэтому одновременно использовать его на двух компьютерах не получится. Всем сотрудникам, которые подписывают документы организации, понадобятся собственные сертификаты электронной подписи. Получить их можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре, например, в Контуре.

Есть вопросы по электронной подписи и МЧД в Экстерне?

Спросите эксперта на вебинаре 16 июня.

Начнем с главного. Планировалось, что с сертификатами физлиц и машиночитаемыми доверенностями (далее — МЧД) нужно будет работать уже с 1 января 2022 года, но потом реформу отложили. С 1 марта по 31 декабря 2022 года будет переходный период. С 1 января 2023 года, если документ подписывает не руководитель, обязательно нужно будет применять МЧД (Федеральный закон от 30. 2021 № 443-ФЗ).

В переходный период можно работать по-старому. До 31 декабря сотрудники могут получать сертификаты юрлица, где указаны и данные компании, и данные сотрудника. Действовать такие сертификаты будут до 31 декабря 2022 года. Как и раньше, сотрудник может подписывать этим сертификатом документы от имени компании на основании бумажной доверенности.

По желанию можно опробовать новую схему работы — отчитываться с сертификатом сотрудника (с данными компании и данными физлица), используя при этом не бумажную доверенность, а МЧД. Это позволит протестировать технологию прежде, чем она станет обязательной.

Уже сейчас можно получить сертификат КЭП на физлицо (без данных компании). Но обратите внимание: документы, подписанные сертификатами физлица, с некоторого момента будут приниматься только по электронной доверенности. Поэтому прежде чем перейти на работу с сертификатами физлиц, убедитесь, что сервис, в котором вы подписываете документы, уже умеет работать с МЧД.

В Контур. Эктерне и Контур. Диадоке возможность создавать и использовать МЧД уже есть. Но стоит иметь в виду, что пока в нормативных документах не хватает важных положений:

• Нужен рекомендованный формат МЧД, утвержденный Минцифры. Пока есть только форматы от ФНС и ФСС, это частные решения.
• Для обычных доверенностей ГК РФ предусматривает возможность передоверия. Для МЧД порядок передоверия пока не прописан.
• Не разработан единый классификатор полномочий для МЧД. Пока что есть только порядок его формирования и назначен ответственный в лице Минцифры. Есть полномочия для МЧД, которые действуют при отправке отчетности в ФНС и ФСС, но это опять же частный случай.
• Не проработана схема взаимодействия с нотариатом. Скорее всего, для передоверия документы нужно будет заверять нотариально. Как это делать в электронном виде с МЧД, пока непонятно.
• МЧД должны храниться, в частности, в информационной системе головного удостоверяющего центра (ГУЦ, Постановление Правительства от 21.02.2022 № 223). Что это такое и как с ГУЦ будут взаимодействовать другие информационные системы, пока неясно.

Вероятно, скоро недостающие нормативные акты утвердят, и можно будет адаптировать свои системы и процессы к работе с сертификатами физлиц и МЧД.

Машиночитаемая доверенность, или МЧД — это электронная доверенность, которая передает полномочия сотруднику при подписании документов.

По сути, это xml-файл, в котором прописаны сведения о доверителе, сведения о представителе и полномочия, которые доверитель передает представителю (приказ Минцифры РФ от 18. 2021 № 857). Руководитель подписывает МЧД своей усиленной квалифицированной подписью.

Минцифры должно утвердить рекомендованный формат МЧД, но он не будет единым для отчетности и электронного документооборота, более того — он не будет  единым даже для разных контролирующих органов. По крайней мере, пока.

МЧД для отчетности

Раньше, когда отчетность в ФНС отправлял уполномоченный представитель, система автоматически прикрепляла к каждому отчету сообщение о представительстве. Сейчас будет так же, только в сообщении о представительстве будут данные не бумажной доверенности, а МЧД.

В переходный период действует и старая, и новая схема работы.

Оформлять МЧД нужно один раз до сдачи отчетности. Подписать ее должен руководитель организации своей усиленной квалифицированной подписью. Принятую МЧД можно в любой момент отозвать.

Посмотрим, как сейчас строится работа с МЧД, на примере Экстерна. Заполнить МЧД можно, перейдя к редактированию реквизитов организации. Подписантом нужно выбрать сотрудника или обслуживающую бухгалтерию, затем отметить, что доверенность будет электронной, и кликнуть «Заполнить». Когда вы внесете в МЧД все нужные реквизиты, вы можете отправить файл на подпись руководителю по электронной почте. Подписанную МЧД нужно отправить в налоговую. Когда от ФНС придет положительный ответ, с этой МЧД можно будет сдавать отчетность.

Для отчетности в ФСС схема МЧД тоже проработана и в ближайшее время будет запущена. Нормативные документы по МЧД размещены на портале ФСС.

Напомним, что ФСС требует бумажную доверенность, если ИНН в сертификате, которым вы подписываете отчет, не совпадает с ИНН страхователя. Бумажную доверенность нужно было загружать на портал ФСС, и система обращалась к ней, если видела, что отчет подписал не сам страхователь.

В схеме с МЧД все будет почти так же: до отчетности нужно будет отправить в фонд МЧД, а затем при отправке отчетов нужно будет указывать идентификатор этой принятой фондом МЧД. Экстерн будет указывать этот идентификатор автоматически.

Для Росстата и ПФР формат МЧД пока не утвержден. Контур следит за изменениями. Как только форматы для этих контролирующих органов утвердят, мы расскажем об этом нашим пользователям.

Напомним: если сейчас вы сдаете отчетность по бумажной доверенности, то в 2022 году можете продолжать это делать. Применять МЧД обязательно с 1 января 2023 года.

МЧД для электронного документооборота между компаниями

Формат МЧД для документооборота будет отличаться от формата, утвержденного для отчетности в ФНС. Пока он в разработке.

Для хранения МЧД налоговая разрабатывает блокчейн-систему — распределенный  реестр доверенностей. Доступ к ней получат операторы ЭДО, банки, удостоверяющие центры — все, кто заинтересован в проверке МЧД.

Распределенный реестр — это не единая государственная система. «Блокчейн» означает, что у каждого участника системы будет часть базы данных. Часть, а не полная копия — в целях безопасности. Это значит, что даже при выходе из строя каких-то звеньев система будет оставаться доступной. Возможно, этот реестр в будущем станет отраслевым стандартом и будет применяться не только для ЭДО.

Тем временем операторы разрабатывают собственные решения, чтобы клиенты уже сейчас могли создавать МЧД и отправлять юридически значимые документы с подписями физлиц. Так, у Контура есть сервис доверенностей, который интегрирован с распределенным реестром налоговой.

Сервис уже работает в связке с Диадоком. В дальнейшем это  будет единая точка входа для клиентов Контура, которым нужна МЧД.

Особенно ценно это будет для компаний, в которых документы от имени организации подписывают несколько сотрудников. Руководителю не придется подписывать множество МЧД на разных площадках. В сервисе можно видеть  все выданные доверенности и управлять ими: менять список полномочий, отзывать, формировать новые. Крупные клиенты могут интегрировать сервис МЧД со своей учетной системой. Можно назначить ответственного от компании, который будет согласовывать заявки на МЧД, чтобы директору не приходилось думать, стоит ли выдавать полномочия тому или другому сотруднику.

В сервисе Контур. Доверенности видно все МЧД, выданные от имени организации

Вот как сервис работает сейчас в сценарии с ЭДО:

• Пользователь создает доверенность в сервисе МЧД. Сделать это может руководитель или сотрудник. В последнем случае сотрудник отправляет директору ссылку, перейдя по которой он может подписать документ.
• Когда МЧД будет подписана, сервис «положит» ее в распределенный реестр ФНС (а в дальнейшем — и в систему головного УЦ).
• В Диадоке появится номер этой доверенности, и пользователь сможет  подписывать документы от имени компании своим сертификатом физлица.
• Если вы уже оформляли МЧД для ЭДО через другого оператора, в Диадоке вы можете просто указать номер доверенности — сервис проверит, есть ли такая доверенность в распределенном реестре. Если все в порядке, вы сможете подписывать документы, не оформляя новую МЧД.

Подробнее о работе с МЧД в Диадоке

Получить доступ к сервису МЧД уже можно. Но аналитики не советуют спешить: с появлением формата МЧД для ЭДО порядок работы изменится. В течение 2022 года можно, как и раньше, работать с бумажными доверенностями. Тестировать новую возможность лучше в этом году, не дожидаясь 1 января, но чуть позже, когда появятся утвержденные ФНС форматы и недостающие нормативные акты.

Не пропустите новые

публикации

С 1 июля 2021 года постепенно меняются сценарии работы с сертификатами электронных подписей (ЭП). Сергей Казаков, руководитель УЦ Контура, подробно разъяснил, какие сертификаты пока можно применять, где получить новый и что для это надо сделать.

В 2021-2022 годах в силу вступают поправки к Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и появляются подзаконные акты. Они вводят новые правила получения и работы с электронной подписью в организациях, у индивидуальных предпринимателей и нотариусов.

Получите электронную подпись по новым правилам без труда. Для руководителя — через доверенного лица ФНС, для сотрудников — в аккредитованном удостоверяющем центре. Оформить электронную подпись

В статье разберем все изменения, которые известны на 27 декабря 2021 года.

Даты основных изменений:

• С 1 июля 2021 года ФНС стала выдавать электронные подписи руководителям коммерческих организаций и ИП
• После 1 июля 2021 года многие УЦ не могут выдавать электронные подписи любым лицам и организациям, поскольку не прошли аккредитацию по обновленным требованиям 63-ФЗ. На рынке осталось несколько десятков УЦ — Контур в их числе.
• Если до 31 декабря 2021 года УЦ, аккредитованный по новым требованиям 63-ФЗ, выдал электронную подпись, то такая подпись продолжит действовать до 31 декабря 2022 года, если не закончится раньше. После этого ее нужно будет заменить по новым правилам (о них в следующих пунктах).
• С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП при смене или обновлении электронной подписи должны будут обращаться в ФНС и к ее доверенным лицам
• До 1 января 2023 года сотрудники могут получать электронные подписи по прежним правилам в аккредитованных УЦ. Такие подписи будут работать весь свой срок, но не дольше, чем до 31 декабря 2022 года. Использовать их можно по-старинке — без электронной доверенности.
• С 1 марта 2022 года сотрудники могут по своему желанию или по желанию своей информационной системы переходить на новые правила: использовать для подписания документов электронную подпись физического лица и электронную доверенность. Такую электронную подпись также можно получить в аккредитованных УЦ.
• С 1 января 2023 года сотрудникам обязательно нужно перейти на работу по новым правилам: заменить свою подпись на подпись физлица и прикладывать к ней электронную доверенность.

Где получать новую электронную подпись в 2022 году

В 2022 году сценарий получения изменился. Куда именно обращаться за новой ЭП, будет зависеть от того, кто получает подпись — первое лицо компании или работник.

Руководители компаний, ИП и частные нотариусы получают подписи ФНС — непосредственно в отделении инспекции или в офисе доверенного лица налоговой.

Если в 2022 году на руках останется действующая подпись Контура или другого УЦ, получившего аккредитацию по новым правилам 63-ФЗ, то ей можно продолжать пользоваться до конца 2022 года. Экстренно обращаться в ФНС или УЦ 1 января 2022 года, чтобы получить подпись, соответствующую новому законодательству, не обязательно — ни руководителю, ни сотруднику. Сделать это можно в спокойном режиме в течение 2022 года, когда текущая подпись аккредитованного УЦ будет подходить к концу.

Оформите электронную подпись ФНС без визита в налоговую инспекцию. И получите от Контура настройку компьютера и браузера, техподдержку и скидку на сертификаты для сотрудников. Оформить электронную подпись

Как получить ЭП руководителю

• Подать заявление на выдачу сертификата.
  в налоговой инспекции — приехать, заполнить бумажную форму у сотрудника.через сайт налоговой — через Личный кабинет юрлица, Личный кабинет ИП или order.nalog.ru
• в налоговой инспекции — приехать, заполнить бумажную форму у сотрудника.
• через сайт налоговой — через Личный кабинет юрлица, Личный кабинет ИП или order.nalog.ru
• Найти носитель, на который ФНС запишет электронную подпись.Нужен токен (выглядит, как флешка), сертифицированный ФСБ или ФСТЭК России. В частности, подойдут токены под названиями Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ. Можно использовать носитель, который у вас уже есть, либо приобрести новый: в удостоверяющем центре или в магазине производителя.
• Руководителю нужно посетить инспекцию. Это требование введено специально, чтобы убедиться в личности получателя (п.25 Приказа ФНС). Налоговая отмечает, что можно обратиться в любое отделение, а не только в то, где организация поставлена на учет. На практике некоторые отделения пока не принимают «не свои» организации, поэтому перед визитом лучше уточнить такую возможность в инспекции.С собой руководителю потребуется взять паспорт, СНИЛС, флешку-токен и сертификат соответствия на токен.

Вы уже получили подпись ФНС? Эксперты подскажут, как работать с ней на госпорталах и как использовать подпись в торгах.

Электронную подпись и лицензию КриптоПро CSP ФНС выдает бесплатно. Отдельно нужно купить токен.

Кроме того, подпись налоговой выдается в единственном экземпляре и защищена от копирования — поэтому всем сотрудникам, которые подписывают электронные документы компании, понадобится купить свои подписи. Также в подпись не включают никаких расширений, которые дают доступ к специализированным площадкам и порталам. Пока порталы не отказались от расширений полностью, использовать ЭП ФНС на них не получится.

Электронная подпись сотрудника так же безопасна, как и сертификат руководителя. Благодаря ей можно выполнять многие функции за директора: например, сдавать отчетность или участвовать в торгах. Оформить электронную подпись для сотрудника

У доверенных лиц ФНС

Доверенные лица налоговой — это «помощники ФНС», в которых можно получить ЭП налоговой. Это будут УЦ, выбранные из числа прошедших переаккредитацию. Полный перечень доверенных лиц станет известен в конце 2021 года.

Для получения также необходимо личное обращение и тот же набор документов. В офисе «помощников» можно будет сразу получить токен, а также КриптоПро CSP. В некоторых УЦ помогут и с настройкой компьютера, проконсультируют по работе с подписью.

Контур стал партнером доверенного лица ФНС — УЦ «Основание». Благодаря этому руководитель может удостоверить личность у доверенного лица и получить электронную подпись ФНС. А работу с подписью упростят услуги от Контура — настройка, техподдержка и другая помощь руководителю. Оформить электронную подпись

Обратите внимание: вышеизложенные способы подходят только для руководителей коммерческих компаний, ИП и нотариусов. Должностные лица бюджетной сферы должны будут получать ЭП Федерального Казначейства. А первые лица банков и финансовых организаций и ИП — Центробанка. Сроки те же — после 1 января 2022 года.

Как получить ЭП сотруднику

Работники, обслуживающая бухгалтерия, другие уполномоченные лица — все, кто подписывает документы компании — могут работать с прежними подписями и получать их по старым правилам в УЦ до 31 декабря 2022 года. Действовать такие подписи будут до 31 декабря 2022 года* (да, 30 декабря 2022 года такую подпись получать не имеет смысла).

* УЦ Контура поддержит своих клиентов в этой ситуации. Если ваш сертификат юрлица на сотрудника из Контура (выдан УЦ из ГК СКБ Контур) и должен действовать после 1 января 2023 года, то мы обеспечим вас сертификатом, работающим по актуальному законодательству в течение оплаченного вами срока. Например, возможное решение — замена на сертификат физлица за наш счет. Это работает для сертификатов УЦ Контура.

С 1 марта 2022 года сотрудники могут перейти на ЭП нового типа. Это будет ЭП физического лица, в ней данные организации не указывают. Перейти на такую подпись можно по своему желанию, либо по предложению портала или системы, в которой вы работаете.

Такие подписи будут выдаваться в УЦ, прошедших переаккредитацию. Также потребуется личный визит, предъявление паспорта и СНИЛС. Отличие от подписи руководителя — подпись будет без запрета на копирование или включение расширений.

Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников и руководителей, торгов, отчетности и личных дел.

В файле подписи будут указаны только ФИО физлица. Чтобы доказать правомочность своих действий от имени компании, нужна электронная доверенность (она же — машиночитаемая доверенность, МЧД).

По желанию электронную доверенность можно применять с 1 марта 2022 года, тогда же, когда можно переходить на подпись физлица. Но могут быть системы, которые введут обязательную электронную доверенность раньше. Например, ФНС уже в конце 2021 года предлагает своим пользователям использовать электронную доверенность, а значит нельзя исключать, что сделает ее обязательной раньше 1 января 2023 года.

Электронная доверенность — новый инструмент для документооборота, который продолжают разрабатывать для широкого применения. Как она будет работать, можно понять на примере сдачи отчетности в ФНС: сначала руководителю нужно подписать доверенность на сотрудника в налоговой, а когда ее примут, сотрудник сможет сдавать отчетность от лица компании.

Подробнее про использование электронных доверенностей сотрудниками.

Чтобы машиночитаемая доверенность работала, директор должен подписать ее электронной подписью ФНС. Получите сертификат ЭП с помощью Контура. Оформить электронную подпись

Вопросы о работе с ЭП в 2022 году

• Если электронную подпись выдал УЦ, который не прошел переаккредитацию по новым требованиям закона, то в 2022 году она не будет действительна.
• Если электронную подпись выдал УЦ, прошедший переаккредитацию, то ЭП будет работать до конца 2022 года. К таким подписям относятся и электронные подписи Контура.

Как электронные подписи ФНС будут работать на порталах с расширениями

У ряда порталов и площадок свои требования к ЭП. Например, нужны специальные расширения (OIDы) для работы с электронными закупками, в системах СМЭВ, Росреестра. При этом по закону расширения не требуются, и сейчас многие площадки от них отказываются. Пока OIDы еще нужны, используйте ту же подпись, что и раньше. ЭП ФНС для них не подойдет. Следите за объяснениями налоговой и площадок.

Как работать с ЕГАИС Алкоголь

Сейчас торговым точкам нужна ЭП, чтобы продавать спиртное и передавать информацию в ФСРАР. Обычно используется несколько подписей, выданных на руководителя компании. ЭП налоговой так использовать не получится, потому что в ФНС выдают не более одной подписи на руководителя.

Поэтому компаниям понадобится перестроить сценарий работы:

Описанные выше сценарии действуют, пока ЕГАИС не поддержит массовую работу с МЧД. После этого работать в системе можно будет или с подписью руководителя, или с подписью сотрудника-физлица, используемой вместе с электронной доверенностью. Пока точных сроков для запуска МЧД в ЕГАИС Алкоголь нет.

Оформите электронную подпись, чтобы сдавать отчетность на госпорталах и участвовать в закупках. Подберем сертификат, поможем настроить и устранить все технические ошибки. Получить электронную подпись

До конца 2022 года сотрудники должны научиться работать с электронными подписями по новым правилам. А именно: использовать электронную подпись физлица и машиночитаемую (электронную) доверенность для подписания документов.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, уполномоченном лице и полномочиях, которые оно получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — «электронная доверенность».

Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП, а далее — ЭП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к пакету подписанных документов.

Машиночитаемые или электронные доверенности появились на фоне изменений 63-ФЗ «Об электронной подписи». Сотрудники и уполномоченные лица будут подписывать документы компании новым типом электронной подписи — ЭП физлица (в ней нет данных организации). Чтобы подтвердить полномочия, сотрудник должен приложить к документам машиночитаемую доверенность.

МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Сведения из машиночитаемой доверенности информационная система или сервис могут считать автоматически. Чего не получится сделать со скан-копией. Поэтому скан-копия доверенности не равна машиночитаемой доверенности.

Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или уполномоченное лицо, может подписывать электронные документы от имени организации.

В течение 2022 года применять МЧД можно по желанию. До 31 декабря 2022 года* сотрудники могут работать по любой из двух схем:

• по-старому — применять электронную подпись юрлица, в которой указаны данные сотрудника,
• по-новому — использовать МЧД и электронную подпись физлица, оформленную на сотрудника (без указания данных юрлица).

К лету 2022 года перейти на МЧД можно только на некоторых площадках. Например, в налоговой и страховой отчетности — ФНС и ФСС уже разрешают организациям отчитываться по электронным доверенностям. Или в ЭДО, если оба контрагента готовы обмениваться электронными доверенностями и система ЭДО научилась работать с МЧД.

Обязательными машиночитаемые доверенности станут 1 января 2023 года — без них сотрудник не сможет подписать документы от лица компании. Но откладывать переход на МЧД до 2023 года очень рискованно. Поскольку на адаптацию понадобится месяц или больше: обеспечить сотрудников электронными подписями физлиц, обучить оформлению и отправке доверенностей.

Чтобы сотрудники и представители привыкли к собственным электронным подписям, оформите им подписи юрлица. Они работают без МЧД и почти также значимы, как подпись директора.

Рекомендуем протестировать МЧД до ноября 2022 года. Это позволит не застопорить работу организации в первые месяцы 2023 года.

* Участники рынка обсуждают отсрочку обязательного перехода на МЧД до 1 сентября 2023 года (цитата представителя Минцифры Романа Кузнецова с «Всероссийского форума ЭДО 2022»). Однако пока нет ни проектов законодательных актов, ни официальных подтверждений от госорганов.

Порядок работы с МЧД еще дорабатывается. В этом разделе расскажем, о том, что уже известно. О том, что находится в стадии разработки — в следующем разделе.

Уже понятно, по каким принципам работают доверенности. Их устанавливает постановление Правительства РФ от 21. 2022 №223.

Выпуск доверенностей

Директор или сотрудник вносит информацию в машиночитаемую доверенность. После этого директор подписывает МЧД своей электронной подписью руководителя (личная ЭП физлица не подойдет).

Подписанная МЧД отправляется на хранение в информационную систему (ИС).

Хранение доверенностей

МЧД может храниться в разных системах — в зависимости от того, в какой системе директор подписал доверенность, куда МЧД будут передавать и как настроена работа с МЧД в организации.

Подходят информационные системы:

• операторов ЭДО, в том числе Контура;
• федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС и других);
• аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ), в их числе и Контур;
• УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
• Головного удостоверяющего центра;
• система, в которой происходит подписание документов, например, собственная ИС организации или сервис Контура;
• системы аккредитованных доверенных третьих сторон (пока не существует).

Отправка и использование доверенностей

Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:

• отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.
• указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные.

Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:

• срок действия доверенности;
• полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
• электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

Отзыв доверенности

Если у сотрудника больше нет полномочий подписывать документы организации или его полномочия изменились, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно.

У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18. 2021 № 857. В общих чертах, в доверенности должны быть:

• информация о МЧД — название и номер, срок действия;
• данные доверителя (физлица, ИП или юрлица);
• данные представителя и полномочия, которые он получает;
• возможность передоверия;
• электронная подпись, которой подписана МЧД.

Как именно МЧД будет выглядеть, может отличаться от системы к системе. Единый формат доверенности разрабатывает Минцифры РФ, но он будет носить рекомендательный характер.

Поэтому у сотрудника может быть несколько разных МЧД для разных задач: отчетности, ЭДО, портала ФНС и других госсистем.

Пока МЧД есть не во всех системах, сотрудники и уполномоченные лица могут использовать ЭП юрлица. Такая подпись подойдет для отчетности, ЭДО, тендеров и госзакупок.

Полномочия в доверенности можно указать в свободной форме либо взять из классификатора полномочий. Классификатор — это перечень наиболее распространенных полномочий. Полномочия в нем можно будет найти по номеру или названию. Ознакомиться с классификатором — через Госуслуги.

Пока классификатор полномочий находится в разработке. Как именно он будет выглядеть, можно оценить на примере недавно созданного классификатора ФНС.

Мы ожидаем, что в течение 2022 года также появятся нормативные правовые акты, которые прояснят: порядок передоверия МЧД, схему взаимодействия с нотариатом при передоверии и порядок передачи данных о выпущенных доверенностях в Головной удостоверяющий центр. Пока что неясно, как выстраивать эти процессы.

Кроме того необходимо, чтобы десятки информационных систем утвердили свои регламенты по работе с МЧД. Тогда можно будет применять электронную доверенность массово, а не только в ФНС, ФСС и электронном документообороте.

В разных системах у сотрудника могут быть разные машиночитаемые доверенности. И процесс работы с ними может несколько отличаться. Это связано с тем, что каждая система самостоятельно определяет формат и порядок работы с МЧД.

Необходимо отправить МЧД в ФНС один раз до отправки отчетности. Оформить доверенность можно на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Эта схема похожа на отправку бумажной доверенности, только все процессы переведены в онлайн. Использовать МЧД с налоговой отчетностью уже можно в Контур. Экстерне. Аналогичный порядок работы с МЧД запущен и в Фонде социального страхования (ФСС). Организация до сдачи отчетности отправляет МЧД в ФСС. Когда Фонд примет доверенность, у нее появится номер — этот номер нужно будет указывать при передаче отчетов.

Также планы по использованию МЧД есть у некоторых госпорталов. Например, системы алкогольной отчетности ЕГАИС РАР, системы маркировки Честный ЗНАК и портала Росстата. Однако пока форматов доверенностей для этих ведомств нет.

Другие государственные информационные системы пока не объявляли о планах по запуску МЧД. Однако по закону должны поддержать работу с электронными доверенностями к 2023 году.

А пока сотрудникам и уполномоченным лицам можно оформить ЭП юрлица. С ней они смогут действовать от имени организации: сдавать отчетность, участвовать в госзакупках, подписывать договоры.

Машиночитаемую доверенность можно применять при документообороте между компаниями. Принцип создания доверенности такой же, что и для отчетности — перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.

Создать доверенность можно несколькими способами:

— в сервисах, например, в Контур. Доверенности,

— на сайте реестра машиночитаемых доверенностей, созданного ФНС.

Реестр ФНС является распределенным — это блокчейн-платформа (данные хранятся сразу у нескольких участников реестра и будут доступны, даже если один из узлов сети перестанет работать). Хранение МЧД в распределенном реестре позволяет отправлять не документ электронной доверенности, а только ее реквизиты — по ним контрагент-получатель проверит всю необходимую информацию.

Контур создал свой сервис для работы с машиночитаемыми доверенностями — Контур. Доверенность. МЧД из него можно использовать для электронного документооборота (в Диадоке или собственной системе организации).

В сервисе уже можно создавать, подписывать, передавать и проверять МЧД. Другие возможности появятся позже, после утверждения дополнительных нормативно правовых актов по МЧД. Команда сервиса планирует добавить в сервис доверенности для отчетности в налоговую и ФСС. А также поддержать форматы доверенностей, которые будут появляться в других системах.

Контур. Доверенность позволяет собрать все МЧД организации в одном месте. Директор может подписывать их, менять полномочия, отзывать и отслеживать срок действия МЧД. Если директор не готов самостоятельно управлять всеми доверенностями организации, можно назначить ответственного сотрудника. Он будет оформлять доверенности, а директору останется только подписать их.

Сервис уже можно использовать в Диадоке. Вскоре появится возможность интегрировать его во внутрикорпоративную систему или другой сервис — появится API для внешних систем.

Первые машиночитаемые доверенности начали использовать с января 2022 года. Именно тогда изменились правила работы с электронной подписью — изменился тип электронной подписи, которую должны будут использовать сотрудники (нововведения 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Электронные доверенности законодатели ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. Ранее сотрудники подписывали документы компании двумя способами:

• использовали электронную подпись юрлица — в ней указывались и данные сотрудника, и его принадлежность к компании. Способ безопасный, однако не всегда позволял проверить все полномочия сотрудника и срок этих полномочий;
• использовали дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Этот способ очень рискованный, поскольку любой, кто имел доступ к ключу директора, мог совершать любые действия от лица организации, в том числе финансовые махинации или ликвидацию компании.

По новым правилам, сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только личную электронную подпись физлица — в ней есть только данные сотрудника и нет данных о компании. И чтобы подтвердить полномочия, сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Новая схема работы безопаснее как для организации, так и для сотрудника.

Чтобы сотрудник подписывал документы от лица компании, ему достаточно получить электронную подпись юрлица. До конца 2022 года она работает без МЧД и действует почти также, как подпись руководителя.

Суть изменений

Федеральная налоговая служба официально начинает выпускать бесплатные сертификаты юридических лиц и предпринимателей. Это будет сертификат на руководителя организации, который не подлежит копированию. Территориальные налоговые органы, начиная с конца апреля, уже выпускают сертификаты в большинстве субъектов в пилотном режиме.

С 1 января 2022 г.

Только удостоверяющий центр Федеральной налоговой службы РФ (далее — УЦ ФНС) и его доверенные лица смогут выдавать сертификаты юридическим лицам и предпринимателям.

Удостоверяющий центр ЦБ РФ будет выдавать сертификаты банкам, удостоверяющий центр Федерального казначейства России — бюджетным организациям.

Сотрудники компаний и уполномоченные лица будут обязаны применять в работе сертификаты физических лиц. Возможность подписывать документы юридических лиц у сотрудников будет только при наличии электронной доверенности, подписанной сертификатом руководителя, полученным в УЦ ФНС. Сертификаты физлиц нужно будет получать в удостоверяющих центрах, аккредитованных по новым правилам.

Изменения затронут все организации. Переходный период продлится полгода: с 1 июля 2021 г. до 1 января 2022 г. Пока не все процессы отлажены и прозрачны, некоторые нормативные документы находятся в стадии разработки. Мы отслеживаем все изменения, корректируем наши системы и помогаем пользователям переходить на новые методы работы. В скором времени в сервисе Контур. Экстерн будут добавлены инструкции, какой алгоритм должны соблюдать организации, чтобы выполнять свои обязательства по отчетности перед контролирующими органами.

Многопользовательский режим работы в сервисе Экстерн

Ранее, в целях добавления пользователя в Экстерн, требовалось приобрести дополнительное рабочее место и сертификат. В июле реализована возможность добавлять в Экстерн пользователей, не выпуская на них сертификат в процессе покупки, но у них должен быть сертификат физлица. Таким образом, при переходе в разные компании у сотрудника может оставаться на руках один и тот же сертификат физлица.

Как добавить в Экстерн нового пользователя, вне зависимости от наличия сертификата:

Электронные доверенности для отчетности в налоговую

Электронная доверенность является подтверждением, что у физического лица есть полномочия сдавать за организацию какие-либо документы в ФНС. Подписывается она сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС.

Электронная доверенность заменит текущую бумажную доверенность, подписанную руководителем.

Формат электронной доверенности представителя налогоплательщика для отправки документов в Федеральную налоговую службу прописан в проекте приказа и начнет действовать с 1 июля 2021 г. Но новый алгоритм работы, с переходом на сертификаты физлиц и электронные доверенности, станет обязательным только с 1 января. То есть, в течение полугода переходного периода будут актуальны одновременно и старый и новый сценарии работы.

Как отправить электронную доверенность в Федеральную налоговую службу

То, что мы сейчас рассмотрим, является прототипом. Как в итоге будет выглядеть в сервисе Экстерн работа с электронными доверенностями, может не совпадать от представленными изображениями.

В Экстерне в «Реквизитах плательщика» в блоке «Подписание документов» можно будет выбрать сертификат физлица и далее нажать на кнопку «Добавить доверенность».

• «Заполнить» — отобразится окно, в которое необходимо внести информацию.
• «Есть принятая электронная доверенность» — если до этого вы уже работали в другой системе отчетности с сертификатом физлица, предусмотрена возможность просто ввести данные действующей электронной доверенности.

Руководитель сможет выдать права на отправку отчетности в конкретную ИФНС, а не во все сразу, но Экстерн по умолчанию будет считать, что доверенность подходит для всех инспекций.

Настройка сертификата УЦ ФНС

Если в Экстерне вы планируете пользоваться сертификатом УЦ налоговой, необходимо дополнительно приобрести:

Носитель, для осуществления записи на него сертификата и ключа электронной подписи.

• Если у вас уже есть Рутокен Лайт, полученный при подключении к Экстерну, то сертификат УЦ ФНС можно записать на него. Объем памяти Рутокен Лайт — 64 Кб, позволяет записать до 15 контейнеров с сертификатами.
• Подойдут носители: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ и другие, которые соответствуют требованиям ФСБ или ФСТЭК. Сертификат соответствия ФСТЭК России для ключевого носителя, который понадобится для получения сертификата в УЦ ФНС, можно получить, обратившись в наш сервисный центр.
• Обращаем ваше внимание, в некоторых регионах в налоговой инспекции запрашивают пустой токен. В этом случае необходимо скопировать все контейнеры с сертификатами и ключами на другой носитель либо на компьютер, чтобы в дальнейшем у вас была возможность расшифровать отчетность или активировать в Экстерне режим хранения расшифрованных документов.
• В случае, если у вас нет токена, его необходимо приобрести, обратившись в наш сервисный центр.

Лицензия СКЗИ КриптоПро CSP.

Лицензия устанавливается на каждое рабочее место, с которого в компании будут работать с сертификатом УЦ ФНС. В Контуре можно приобрести лицензию КриптоПро на 12 месяцев или бессрочную.

Подготовка и отправка электронной доверенности

Возможны две ситуации:

В «Реквизитах плательщика» будет зафиксирована дата отправки запроса на подпись руководителю, а в списке организаций появится статус «Доверенность ожидает подписи».

После подписания руководителем доверенности по ссылке из полученного письма, вы увидите уведомление в Экстерне и сможете отправить доверенность в Федеральную налоговую службу. Далее ожидайте ответ от налоговой.

Если вы получили отказ от ФНС, вы сможете посмотреть причину отказа и переоформить доверенность.

Если налоговая приняла доверенность, вы сможете отчитываться за организацию, информация из доверенности будет подтягиваться в сообщение о представительстве, отправляемом вместе с отчетами.

С 1 января 2022 г. работники компаний смогут получать и использовать в работе только сертификаты физических лиц. В таком сертификате нет данных о организации, только Ф. сотрудника. Для того, чтобы представлять интересы организации и подписывать от ее имени документы, сотруднику нужно будет получить электронную доверенность. Ориентировочно в июле появятся нормативно-правовые акты, которые утвердят электронную доверенность. Мы следим за всеми изменениями и готовим решение, которое предоставит возможность использовать ее в сервисах Контура. Федеральная налоговая служба станет первой системой, с которой можно будет взаимодействовать по электронной доверенности.

Использование сертификата физлица и сертификата УЦ ФНС для входа в Экстерн

В Экстерне мы предупредим вас о том, что необходимости указать данные для входа, если их еще нет. Но это можно сделать уже сейчас, кликнув на Ф. пользователя в Экстерне в правом верхнем углу. Если вы будете входить с сертификатом УЦ ФНС, то, вероятно, не заметите никаких изменений и войдете в сервис как и всегда. Но если этого не произойдет, в Экстерне вам будет предоставлена инструкция, что нужно сделать для входа.

Выбор сертификата для подписи

Рассмотрим, как подписывать отчетность в контролирующие органы сертификатом руководителя, выданным УЦ Федеральной налоговой службы, либо сертификатом физлица.

Отчетность в Федеральную налоговую службу, Росстат

Чтобы отправить отчетность в ФНС и Росстат, вам необходимо будет выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица в реквизитах плательщика как сертификат для подписи.

Отчетность в Пенсионный фонд РФ

Для сдачи отчетности в ПФР, вам, как и раньше, нужно будет в первую очередь передать в ПФР регистрационные данные с информацией о сертификате. У вас будет возможность выбрать в списке сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица.

При отправке отчета СЗВ-ТД, а также документов ЗПЭД и УПУП сертификат необходимо выбрать перед отправкой, в списке сертификатов появятся сертификаты физлица и сертификаты УЦ ФНС.

Если вы отправляете в ПФР только отчеты СЗВ-ТД, можно не отправлять регистрационную информацию.

Отчетность в Фонд социального страхования

При отправке отчета вы сможете выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица в списке.

Наши рекомендации

Чтобы даже в переходный период при смене сертификата у вас был доступ к своим документам из отчетности в ФНС и Росстат, активируйте настройку «Хранение расшифрованных отчетов». Далее установите на компьютер Контур. Архив, с помощью которого можно хранить и расшифровывать документы из отчетности в ФНС, ФСС, Росстат, а также требования ФНС, формализованные ответы на них и первичные (подтверждающие) документы к отчетам. Контур. Архив загружает и расшифровывает документы за выбранный промежуток времени, после чего продолжает скачивать новые документы из Экстерна. В итоге у вас всегда будет доступ к полному актуальному архиву отчетности.

До 1 января 2022 г. действуют два способа работы в Экстерне: с сертификатами, выпущенными коммерческими удостоверяющими центрами, и с сертификатами, выданными УЦ Федеральной налоговой службы. Обращайте внимание на уведомлениями в Экстерне, мы будем информировать вас, что делать, чтобы переход на новые сертификаты прошел без ошибок.

Отзыв электронной доверенности

В ряде случаев электронную доверенность нужно отозвать, например, если физлицо больше не является сотрудником обслуживающей бухгалтерии и не должно иметь полномочий подписывать документы за компанию.

Отзыв электронной доверенности представляет собой формализованный документ, который подписывается сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС.

Отозвать доверенность можно в «Реквизитах плательщика» в блоке доверенности. Заполните форму отзыва и направьте ее, подписав сертификатом руководителя или заранее запросив подпись от руководителя. После получения ответа от ФНС о том, что отзыв принят, доверенность перестанет действовать.