Поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» были приняты в 2019 г., они касаются всех, кто сдает отчетность электронно. Разберем более подробно, какие произойдут изменения и как они повлияют на работу пользователей Экстерна.
В рамках проведения реформы электронной подписи (далее — ЭП) Федеральным законом № 476-ФЗ1 было введено понятие «машиночитаемая доверенность»2.
Машиночитаемая доверенность, или МЧД — это доверенность в электронной форме, в формате XML, где описаны полномочия сотрудника какой-либо организации, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя (далее — ИП).
Электронной подписью от СКБ Контур могут пользоваться как юридические, так и физические лица. Разные сертификаты подходят для работы с государственными порталами, электронными торговыми площадками, с госуслугами и т.д. Для получения необходимо обратиться в УЦ Контур. ЭЦП отвечает всем требованиям безопасности, а начинающие пользователи всегда могут получить помощь в техподдержке.
Многие уже слышали, что с 1 июля ФНС начала бесплатно выдавать электронные подписи, а с 2022 года ЭЦП будут выдавать только налоговики и несколько прошедших аккредитацию Удостоверяющих центров. Мы успешно получили в ФНС подпись для индивидуального предпринимателя и готовы поделиться своим опытом.
В общем виде процедура получения подписи состоит из четырёх этапов:
- Подготовка к получению ЭЦП.
- Подача заявления на выпуск подписи.
- Получение подписи в ФНС.
- Настройка компьютера для работы с ЭЦП.
Мы в рамках статьи постараемся рассказать о каждом этапе.
Почему сертификат ЭП не проходит проверку подлинности
При работе с порталом госуслуг при помощи специального плагина происходит проверка электронной подписи на квалифицированность и действительность, а также правильность заполнения всех полей и форм. Если в процессе проверки обнаружено незаполнение одного из обязательных реквизитов, то порта относит сертификат к не квалифицированным. Затем происходит проверка на наличие у УЦ аккредитации, срок действия и состояние сертификата. Если сертификат имеет истекший срок действия или является отозванным, а также если он выдан удостоверяющим центром без аккредитации Минкомсвязи, то проверка пройдена не будет.
Для получения ЭЦП от СКБ Контур необходимо заполнить заявление, оплатить пошлину и собрать необходимые документы. В среднем оформление сертификата происходит за 2-4 дня после подтверждения оплаты. Для работы с реквизитом нужна простая настройка рабочего места, включающая установку криптопровайдера и специальных плагинов. Каждый из них подбирается под конкретную информационную систему. СКБ Контур предлагает своим клиентам и бесплатные возможности для использования ЭП: веб-диск и веб-сервис для подписания и проверки ЭЦП. Чтобы ими воспользоваться нужно пройти регистрацию на официальном портале.
В 2023 году порядок подписания документов организаций поменяется. Руководители должны будут использовать только сертификаты электронной подписи, выданные УЦ ФНС или его доверенными лицами. Сотрудникам предстоит получить сертификат электронной подписи физлица, а также использовать машиночитаемую доверенность (МЧД).
На вебинаре разберем особенности работы с сертификатами электронной подписи и машиночитаемыми доверенностями (МЧД) в 2023 году 一 где их получить, как продлить и применять, чтобы избежать просрочек сдачи отчетности.
- Какие сертификаты КЭП можно использовать в 2023 году.
- Как продлить сертификат руководителя.
- Как работать с сертификатами руководителей и физлиц.
- Как не потерять доступ в Экстерн при смене сертификата.
- Какие возможности есть у владельца электронной доверенности (МЧД) в Экстерне.
Приглашаем руководителей организаций и владельцев бизнеса, главных бухгалтеров и бухгалтеров. Материал будет полезен всем, кто занят подготовкой и сдачей отчетности.
- Федеральный
закон № 63 ФЗ
об электронной подписи - Где получить сертификат
руководителя - Когда получать сертификат
руководителя - Продление сертификата
сотрудника и физлиц - Как работать
с сертификатами
и МЧД в сервисе Контур.Экстерн - Возможности
электронной
доверенности (МЧД)
в сервисе Контур.Экстерн - Как подписывать
отчетность клиентов
дистанционно - Ответы на вопросы слушателей
Для всех бухгалтеров и обслуживающих бухгалтерий, которые сдают отчетность за несколько организаций или ИП в СКБ Контур предусмотрена возможность выпустить сертификат на любое уполномоченное физ. лицо или сотрудника своей организации, чтобы подписывать им отчеты своих клиентов.
С помощью этой эл.подписи по доверенности от директора организации или ИП Вы сможете подписывать отчетность за них и отправлять ее в налоговую. Чтобы не носить доверенность на бумаге в ИФНС, все это необходимо оформить до окончания срока текущей ЭЦП на руководителя ООО или ИП. Потому что доверенность на сотрудника или уполномоченное лицо подписывается и отправляется в налоговую с помощью ЭЦП руководителя.
Доверенность может быть представлена в налоговый орган в электронной форме через Интернет в виде черно-белой сканированной копии бумажного вида доверенности, подписанной действующей ЭЦП руководителя. В Контур.Экстерне отправить ее можно через сервис Письма, как вложение к письму. Скан должен быть черно-белым изображением с разрешением не менее 150 и не более 300 точек на дюйм. При этом одновременное предоставление указанной доверенности на бумажном носителе не требуется.
Если же подпись руководителя уже закончилась или отсутствует, то придется отнести доверенность на бумаге с печатью и подписью (либо ее копию) лично в ИФНС по месту регистрации и обслуживания
налогоплательщика ЗАБЛАГОВРЕМЕННО ДО ОТПРАВКИ ОТЧЕТНОСТИ! Передать доверенность на бумаге можно тремя способами:
— принести лично;
— отправить почтой с описью вложения;
— через уполномоченного представителя.
Налогоплательщику необходимо самостоятельно убедиться в том, что инспекция получила (зарегистрировала) письмо!
Затем необходимо внести в настройки Экстерна информацию о новом сертификате уполномоченного лица и доверенности во все контролирующие органы:
Как настроить Экстерн для уполномоченных представителей в ИФНС читайте здесь >>>
Если захотите оформить сертификат на уполномоченное лицо для отправки отчетности — обращайтесь к нам в СЦ Контур! тел.: 8 (800) 100-08-24
В Сервисном Центре «Контур» вы можете заказать:
— Электронную подпись для сотрудников и для граждан (физических лиц), самозанятых — от 1 400 руб.
— Сертифицированный защищенный носитель Рутокен Лайт (с сертификатом соответствия) — 1 500 руб.
— Лицензия КриптоПро CSP версий 4.0 или 5.0 на одно рабочее место стандартная на 1 год — 1 350 руб.
Следите за нашими новостями.
Подключите Контур.Экстерн —
пользуйтесь 2 недели сервисом бесплатно
Как начать работать с ЭП
После получения электронной подписи пользователю необходимо произвести настройку рабочего места. Она включает в себя:
- установку криптопровайдера;
- установку сертификата и ключей;
- настройку браузера.
Криптопровайдер — это специальное ПО, реализующее все криптографические алгоритмы. Купить его можно на официальном сайте КриптоПРО, а установка при помощи подсказок загрузчика занимает всего несколько минут. Сертификат электронной подписи, открытый и закрытый ключ к нему пользователь получает в УЦ. Обычно они хранятся на электронном носителе — токене. Работать с ЭЦП можно как с токена, так и скопировав его содержимое в отдельную папку на ПК. Далее нужно настроить интернет-браузер так, чтобы он позволял проводить все операции с ЭЦП. В стандартную настройку входит установка плагинов для Firefox, Opera и т.д. Иногда дополнительно требуется установить сертификат УЦ для проверки его аккредитации.
Как использовать ЭЦП в электронных документах
Для работы в неформализованных ЭД можно создать электронную подпись без встраивания ее в тело документа. Такой тип ЭЦП называют отсоединенным, а выглядит он как отдельный файл. Отсоединенная подпись подходит для заверения файлов любого типа и объема. Обычно для создания ЭЦП используют приложение КриптоАрм. В онлайн-формате создать отсоединенную ЭЦП можно на сайте Контур.Крипто.
Работа внутри информационных систем
К информационным системам (ИС) относятся как веб-сервисы, так и приложения для ПК. Правила использования электронной подписи индивидуальны для каждого из случаев, однако есть ряд общих требований для всех ИС.
Работа с ЭП возможна только при правильно настроенном браузере для конкретной системы. Так для ЭТП «Сбербанк-АСТ» необходим плагин Capicom, а портал Госуслуги требует свой плагин. Взаимодействие с порталом осуществляется через его интерфейс, и несмотря на то что они могут различаться видом и функционалом — принцип работы у них один: создание документа или его загрузка, и подписание ЭЦП. При помощи плагина портал совершает все необходимые операции (создание и проверка ЭЦП), и готовый документ попадает на сервер.
Работа с торговой площадкой немного отличается. Пользователю нужно дополнительно получить аккредитацию и приложить копии документов, необходимых для конкретной ЭТП. Все последующие действия в рамках данной площадки подтверждаются электронной подписью, а информация сохраняется на сервере ЭТП.
Электронная подпись — инструмент, который компании часто используют для автоматизации бизнес-процессов. Начиная с 1 июля 2021 года произойдут масштабные изменения в области её применения. Эти изменения направлены на реформирование системы выдачи электронной подписи. Их можно разделить на три больших блока.
Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ внес поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Новшества затронут все без исключения организации, которые сдают отчетность через интернет.
Вступление в силу новых правил аккредитации удостоверяющих центров
Государство решило ужесточить требования к удостоверяющим центрам (УЦ), выдающим сертификаты электронных подписей. Не все участники рынка могут им соответствовать, поэтому количество центров заметно сократится.
Требования усилились по части размера собственных средств и страховой ответственности:
- Минимальный размер собственного капитала УЦ должен составлять 1 млрд руб., а не как ранее — не менее 7 млн руб. Если у УЦ есть в 75 % субъектов РФ филиалы или представительства, размер средств может быть и 500 млн руб.
- Вырос размер финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам.
Как получить электронную подпись
Цель введения новых правил для УЦ – сокращение количества аккредитованных УЦ, чтобы на рынке остались только ответственные игроки.
Однако формальными требованиями к УЦ решено было не ограничиваться, поэтому была введена дополнительная процедура, аналогичная той, которая существует в банковской сфере — оценка деловой репутации, чистоты намерений у компании и ее руководителей. Заниматься таким анализом должна правительственная комиссия.
С 1 июля 2020 года УЦ должны были пройти новую аккредитацию по новым требованиям 63-ФЗ. Со списком УЦ, прошедшим отбор, уже можно ознакомиться на сайте Минцифры. В их числе и УЦ, входящие в группу компаний СКБ Контур: удостоверяющий центр СКБ Контур и «Сертум-Про».
Как это повлияет на бизнес
Если вы не сотрудничаете с УЦ Контура, уточните текущий статус у того УЦ, который выдавал вам сертификат.
Электронную подпись можно получить в ФНС
Удостоверяющий центр ФНС начал работать с организациями, ИП и нотариусами.
С 1 января 2022 года УЦ ФНС начнет бесплатно выдавать сертификаты руководителям юрлиц, предпринимателям и нотариусам. Остальные аккредитованные УЦ будут выдавать сертификаты только физлицам или уполномоченным лицам организации.
Цель изменений – повышение уровня доверия к процедуре выдачи сертификата.
С 1 июля 2021 года УЦ ФНС действует в пилотном режиме. Он поможет до конца года настроить взаимодействие ФНС с клиентами и операторами ЭДО, чтобы понять, как должна осуществляться процедура.
С 1 июля 2021 года до 1 января 2022 года действует переходный период, в течение которого руководители могут лично прийти в УЦ ФНС или обратится к его уполномоченным представителям (их список пока не определен), чтобы получить сертификат.
Срок действия квалифицированных сертификатов, полученных в рамках пилотного выпуска, — 15 месяцев. Они могут использоваться для сдачи отчетности и ведения хозяйственной деятельности в рамках 63-ФЗ, уточняется на сайте ФНС.
Услуга по выдаче квалифицированной подписи будет предоставляться в операционных залах налоговых органов региона.
Для получения бесплатной ЭП в УЦ ФНС потребуются:
- документ, удостоверяющий личность;
- СНИЛС;
- носитель ключевой информации (токен) для записи сертификата и ключа ЭП;
- документация на ключевой носитель информации — сертификат соответствия ФСТЭК или ФСБ, например: Rutoken-S, Rutoken-Lite, JaCarta, E-Smart — сертификат соответствия ФСТЭК России. В случае применения носителя со встроенным средством криптографической защиты информации (СКЗИ), например: РуТокен ЭЦП, JaCarta ГОСТ, E-Smart ГОСТ — формуляр на СКЗИ и сертификат соответствия ФСБ. Можно использовать скан-копию сертификатов соответствия с сайтов ФСТЭК или ФСБ или производителей носителей ключевой информации.
ФНС будет выдавать сертификат руководителю в единственном экземпляре на защищенном носителе (токене). Ключ электронной подписи, связанный с этим сертификатом, будет невозможно скопировать.
Это изменение повлияет на процессы, которые традиционно сложились в разных компаниях, когда один сертификат гендира используется и самим гендиром, и в бухгалтерии. Конечно, это неправильно. Если таким сертификатом была создана электронная подпись под документом, который не должен был быть подписан, невозможно будет разобраться, кто конкретно из множества лиц, допущенных к использованию сертификата, это сделал. Когда существует возможность получить документ, подписанный неуполномоченным лицом, возникают большие риски для бизнеса.
Сформировалась новая схема представления полномочий
Это изменение серьезнее всех остальных скажется на бизнес-процессах компаний. Ранее, когда вы получали сертификат на уполномоченное лицо организации, УЦ выдавал сертификат, в котором были указаны организация и владелец сертификата. В связи с этим возникали две проблемы. Особенно их чувствовали крупные компании, использующие большое количество сертификатов уполномоченных лиц.
1. Если в группе компаний одно уполномоченное лицо имеет полномочия представлять несколько компаний группы, ему потребуются несколько таких сертификатов. Например, если один бухгалтер сдает отчетность за 15 организаций группы, он получает в УЦ 15 сертификатов.
2. Некоторые участники электронного взаимодействия уверены, что поскольку сертификат содержит сведения о юрлице и физлице, представляющем организацию, то УЦ, выдавая такой сертификат, проверяет полномочия выступать от имени этого юрлица и что эти полномочия в силе.
Действительно, УЦ обязан проверить полномочия, но суть этих полномочий не всегда ясна. Что конкретно может делать конкретный сотрудник, по сертификату не понятно. Также невозможно быть уверенным в том, что полномочия сотрудника продолжают действовать.
Поэтому было решено, наконец, отвязать представление полномочий от сертификата и начать выпускать уполномоченным лицам сертификаты просто на физлиц. Сотрудник приходит в УЦ, при этом для УЦ этот сотрудник просто Иванов, а не бухгалтер, экономист или кто-то еще.
Рассказать о том, какие полномочия есть у Иванова, выступать от имени каких-то предприятий, может электронная доверенность, которая подписывается руководителем организации и содержит сведения о доверенном лице и его полномочиях выступать от имени организации.
Новый механизм распространения электронной доверенности позволит участникам электронного документооборота (ЭДО) проверять, действует ли доверенность. Механизм работы электронной доверенности еще утверждается.
Чтобы организации могли комфортнее перейти на изменения, введены или планируют ввести переходные периоды:
До 1 января 2022 года действуют два сценария:
- Вы работаете как раньше.
- Вы начинаете действовать по новым правилам, то есть обращаетесь за получением сертификата на директора компании в УЦ ФНС, а на физлицо — в переаккредитованный по новым требованиям коммерческий УЦ.
У вас есть право самостоятельно выбрать сценарий до 2021 года.
Обязательство для всех организаций действовать по новым правилам вступает в силу с 1 января 2022 года.
Статья подготовлена на основе материалов Контур.Конференции
Этап 4. Настройка компьютера для работы с ЭЦП
Если вы до сих пор не работали с электронными подписями, то необходимо настроить компьютер.
Оговоримся сразу, если у вас в штате есть специально обученные люди, то лучше доверить настройку им. Это не значит, что у вас ничего не получится, просто вы сэкономите себе нервы, т. к. процедура настройки рабочего места для работы с ЭЦП — это для неподготовленного человека тот ещё стресс.
Для примера мы будем рассматривать подключение по ЭЦП к личному кабинету ИП. К личному кабинету ООО подключение происходит примерно так же.
Пара слов про криптопровайдер
Личный кабинет довольно привередлив к браузерам. У нас получилось всё настроить через Яндекс браузер. Можете воспользоваться им.
Для того, чтобы вы могли работать со своей подписью на интернет-ресурсах, необходимо установить криптопровайдер и плагин для браузера. Это можно сделать по ссылке.
Установка личного сертификата
Вставьте ключ в компьютер. Откройте программу Крипто Про CSP. Перейдите в раздел Сервис. Нажмите кнопку Просмотреть сертификаты в контейнере. Выберите свой ключ. В открывшемся окне нажмите кнопку Установить сертификат.
Зайдите в настройки Яндекс браузера, перейдите в раздел Системные и поставьте галочку рядом с пунктом Подключаться к сайтам, использующим шифрование по ГОСТ.
Добавление сервисов ФНС в список надежных сайтов
Откройте Панель управления компьютером. Выберите пункт Свойства браузера. В открывшемся окне перейдите в раздел Безопасность. Нажмите на значок Безопасные узлы, затем на кнопку Сайты. Добавьте в список два сайта:
Подключение к личному кабинету
Перейдите в личный кабинет, найдите кнопку Проверка выполнения условий доступа к личному кабинету и выполните проверку. Если все хорошо, то сервис запросит у вас разрешение на доступ к ключу, соглашаемся.
Если что-то пошло не так
Если подключиться к сервису не удалось, то мастер проверки скажет на каком этапе произошла ошибка и что можно попытаться предпринять. Очень часто ошибки возникают из-за работы антивируса, можно попробовать его временно отключить.
Если ничего не помогает — лучше обратится к экспертам.
Настройка сертификата УЦ ФНС
Если в Экстерне вы планируете пользоваться сертификатом УЦ налоговой, необходимо дополнительно приобрести:
1. Носитель, для осуществления записи на него сертификата и ключа электронной подписи.
- Если у вас уже есть Рутокен Лайт, полученный при подключении к Экстерну, то сертификат УЦ ФНС можно записать на него. Объем памяти Рутокен Лайт — 64 Кб, позволяет записать до 15 контейнеров с сертификатами.
- Подойдут носители: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ и другие, которые соответствуют требованиям ФСБ или ФСТЭК. Сертификат соответствия ФСТЭК России для ключевого носителя, который понадобится для получения сертификата в УЦ ФНС, можно получить, обратившись в наш сервисный центр.
- Обращаем ваше внимание, в некоторых регионах в налоговой инспекции запрашивают пустой токен. В этом случае необходимо скопировать все контейнеры с сертификатами и ключами на другой носитель либо на компьютер, чтобы в дальнейшем у вас была возможность расшифровать отчетность или активировать в Экстерне режим хранения расшифрованных документов.
- В случае, если у вас нет токена, его необходимо приобрести, обратившись в наш сервисный центр.
2. Лицензия СКЗИ КриптоПро CSP.
Лицензия устанавливается на каждое рабочее место, с которого в компании будут работать с сертификатом УЦ ФНС. В Контуре можно приобрести лицензию КриптоПро на 12 месяцев или бессрочную.
Как получить ЭЦП
Получение ЭЦП проходит в несколько этапов:
- оформление заявки;
- оплата счета;
- подача документов;
- получение сертификата.
Заявку можно оформить по телефону или через официальный сайт сервисного центра Контур. Электронная подпись выбирается и оплачивается в зависимости от цели использования. Минимальная стоимость сертификата для работы на портале госуслуг — 1000 рублей. После оплаты необходимо предоставить сотруднику офиса документы. Для юридических и юридических лиц список документов примерно одинаков:
- паспорт владельца сертификата;
- СНИЛС;
- оригинал заявления;
- ИНН.
При выборе конкретного типа ЭЦП сотрудник офиса предоставит полную информацию о документах и количестве копий. При получении сертификата необходимо иметь при себе оригиналы всех документов, а также квитанцию об оплате пошлины.
Продление сертификата
Для продления работы сертификата необходимо зайти в личный кабинет на сайте СКБ Контур и заполнить заявку на перевыпуск. Если данные владельца (организации) изменились или срок действия сертификата истек, то предоставляют полный повторный комплект документов. Новый сертификат будет выпущен в установленном порядке. Если пользователь обращается заранее, а его данные не поменялись, то заявление на выдачу можно подписать действующим сертификатом. Повторное предоставление документов при такой подаче заявки не требуется.
Этап 3. Получение подписи в ФНС
Наверное, не стоило выделять этот пункт в отдельный раздел статьи, т. к. сказать что-то умнее, чем «идите в выбранную налоговую и делайте то, что говорит инспектор» сложно. Но стоит как минимум проговорить что с собой взять.
- Паспорт. Куда же без него.
- USB-токен. Не зря же мы его покупали.
- Сертификат на токен. Мы помним, что не все налоговые его требуют, но лучше перебдеть, чем недобдеть.
- СНИЛС. Без него ключ не выдадут
Регистрационные документы брать не нужно.
Ну и чтобы этот параграф не был совсем смехотворно мал, несколько слов о продлении ключа. Он действует 15 месяцев. За 2 недели до окончания его можно будет продлить в личном кабинете. Причем повторно ехать в ФНС для этого не потребуется, всё можно будет сделать со своего компьютера (по крайней мере так нас заверил инспектор, который выдавал подпись).
Подготовка и отправка электронной доверенности
Возможны две ситуации:
В «Реквизитах плательщика» будет зафиксирована дата отправки запроса на подпись руководителю, а в списке организаций появится статус «Доверенность ожидает подписи».
После подписания руководителем доверенности по ссылке из полученного письма, вы увидите уведомление в Экстерне и сможете отправить доверенность в Федеральную налоговую службу. Далее ожидайте ответ от налоговой.
Если вы получили отказ от ФНС, вы сможете посмотреть причину отказа и переоформить доверенность.
Если налоговая приняла доверенность, вы сможете отчитываться за организацию, информация из доверенности будет подтягиваться в сообщение о представительстве, отправляемом вместе с отчетами.
Суть изменений
Федеральная налоговая служба официально начинает выпускать бесплатные сертификаты юридических лиц и предпринимателей. Это будет сертификат на руководителя организации, который не подлежит копированию. Территориальные налоговые органы, начиная с конца апреля, уже выпускают сертификаты в большинстве субъектов в пилотном режиме.
С 1 января 2022 г.
Только удостоверяющий центр Федеральной налоговой службы РФ (далее — УЦ ФНС) и его доверенные лица смогут выдавать сертификаты юридическим лицам и предпринимателям.
Удостоверяющий центр ЦБ РФ будет выдавать сертификаты банкам, удостоверяющий центр Федерального казначейства России — бюджетным организациям.
Сотрудники компаний и уполномоченные лица будут обязаны применять в работе сертификаты физических лиц. Возможность подписывать документы юридических лиц у сотрудников будет только при наличии электронной доверенности, подписанной сертификатом руководителя, полученным в УЦ ФНС. Сертификаты физлиц нужно будет получать в удостоверяющих центрах, аккредитованных по новым правилам.
Изменения затронут все организации. Переходный период продлится полгода: с 1 июля 2021 г. до 1 января 2022 г. Пока не все процессы отлажены и прозрачны, некоторые нормативные документы находятся в стадии разработки. Мы отслеживаем все изменения, корректируем наши системы и помогаем пользователям переходить на новые методы работы. В скором времени в сервисе Контур.Экстерн будут добавлены инструкции, какой алгоритм должны соблюдать организации, чтобы выполнять свои обязательства по отчетности перед контролирующими органами.
Электронные доверенности для отчетности в налоговую
Электронная доверенность является подтверждением, что у физического лица есть полномочия сдавать за организацию какие-либо документы в ФНС. Подписывается она сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС.
Электронная доверенность заменит текущую бумажную доверенность, подписанную руководителем.
Формат электронной доверенности представителя налогоплательщика для отправки документов в Федеральную налоговую службу прописан в проекте приказа и начнет действовать с 1 июля 2021 г. Но новый алгоритм работы, с переходом на сертификаты физлиц и электронные доверенности, станет обязательным только с 1 января. То есть, в течение полугода переходного периода будут актуальны одновременно и старый и новый сценарии работы.
Использование сертификата физлица и сертификата УЦ ФНС для входа в Экстерн
В Экстерне мы предупредим вас о том, что необходимости указать данные для входа, если их еще нет. Но это можно сделать уже сейчас, кликнув на Ф.И.О. пользователя в Экстерне в правом верхнем углу. Если вы будете входить с сертификатом УЦ ФНС, то, вероятно, не заметите никаких изменений и войдете в сервис как и всегда. Но если этого не произойдет, в Экстерне вам будет предоставлена инструкция, что нужно сделать для входа.
Этап 2. Подача заявления на выпуск подписи
Подача заявления осуществляется через личный кабинет на сайте ФНС. Не важно как кто вы планируете получить подпись — как ИП или как директор ООО, заявление подаётся через ваш личный кабинет физического лица. Если вы не помните пароль от своего личного кабинета или вообще не уверены, что когда-то его регистрировали — воспользуйтесь входом через госуслуги. А если вы и на госуслугах не регистрировались, то самое время это сделать.
В личном кабинете нажмите кнопку «Жизненные ситуации» и найдите в самом низу кнопку «Получить квалифицированную электронную подпись».
Далее вам нужно выбрать в качестве кого вы получаете подпись: как индивидуальный предприниматель или представитель организации.
Здесь же будет кнопка «Данные налогоплательщика». Нажмите на нее и внимательно проверьте все сведения о себе. Если у налоговой будет некорректная информация о каком-то вашем документе, то вам откажут в выдаче подписи. Мы с этим столкнулись.
Придя в налоговую, наш ИП обнаружил, что в системе ФНС указан его старый номер СНИЛС, который неактуален уже 13 лет. Причем в Госуслугах и ПФР информация верная. Инспектор отказался выдавать подпись. Обновление данных заняло примерно две недели, заявку на изменение можно отправить из того же личного кабинета. Но не исключено, что если прийти в налоговую лично, всё пройдёт быстрее.
Личный кабинет выведет сообщение о том, что заявление отправлено и в течение пяти дней придёт ответ. На самом деле это немного не так. Ответ приходит буквально за несколько минут, так что можете сразу жать на кнопку Сообщения и караулить ответ.
В ответе будет сказано, что заявление одобрено и теперь вы можете прийти в любую налоговую для записи ЭЦП на флешку. Но это не совсем так.
С 1 января 2022 г. работники компаний смогут получать и использовать в работе только сертификаты физических лиц. В таком сертификате нет данных о организации, только Ф.И.О. сотрудника. Для того, чтобы представлять интересы организации и подписывать от ее имени документы, сотруднику нужно будет получить электронную доверенность. Ориентировочно в июле появятся нормативно-правовые акты, которые утвердят электронную доверенность. Мы следим за всеми изменениями и готовим решение, которое предоставит возможность использовать ее в сервисах Контура. Федеральная налоговая служба станет первой системой, с которой можно будет взаимодействовать по электронной доверенности.
Где можно использовать подпись от ФНС
Помимо доступа к личному кабинету, подпись можно использовать для работы в сторонних сервисах, например, в программе СБИС. Нам подтвердили в техподдержке, что в СБИС-е можно работать с подписью от ФНС.
Сами налоговики пишут про подпись так:
Подпись можно использовать:
На всех электронных площадках и сервисах.
При предоставлении налоговых деклараций (расчетов):
- Через операторов электронного документооборота;
- Через сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме».
Кстати, многие думают, что личный кабинет для ИП и ООО — это бесполезная штука, в которой можно только долги по налогам смотреть. Это немного не так. Через личный кабинет можно направлять обращения в ФНС, подавать Уведомление о переходе/смене УСН и даже вносить изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Правда, для того, чтобы вносить изменения придется освоить специальную программу, но оно того стоит.
Бесплатно сдавать отчетность с помощью электронной подписи тоже можно. Для этого есть сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме». Но если вы привыкли работать с каким-нибудь СБИС-ом или Контуром, этот сервис может вас культурно шокировать. Он предназначен исключительно для отправки отчётности, сформировать в нём декларацию невозможно. А чтобы отправить через него декларацию, необходимо её сформировать в особом формате, для чего вам потребуется программа Налогоплательщик ЮЛ.
В общем, с помощью ЭЦП от налоговой можно при помощи бесплатных сервисов ФНС сдавать отчётность и вносить изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Но для этого необходимо освоить дополнительные программы, которые не всегда интуитивно понятны. Но если есть на это время и настрой, то справиться сможет любой.
Алгоритм
Переход к новому порядку подписания документов
Можно ли создавать МЧД в своих информационных системах?
Для удобства работы организаций с МЧД многими вендорами был доработан функционал поддерживаемых ими информационных систем в части взаимодействия с распределенным реестром. Так, функционал МЧД уже сейчас реализован в сервисе 1С-ЭДО, где можно создавать, подписывать, направлять МЧД на регистрацию в распределенный реестр, получать уведомления об изменениях с МЧД.
Работа в сервисе 1С-ЭДО, а значит и с МЧД, доступна из информационных систем 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия, 1С:Документооборот и других программ, работающих на платформе «1С:Предприятие» (рис. 5).
Рис. 5. Интерфейс создания МЧД в модуле 1С-ЭДО
Многие ли организации уже используют МЧД?
По данным ФНС России на 1 декабря 2022 г., статистика распределенного реестра по формированию МЧД дает представление о количестве уже выпущенных доверенностей и подписанных с их использованием электронных документов (рис. 6).
Как видите, пока количество выданных доверенностей мизирное — 13 098. Для России это капля в море. Но это только начало использования МЧД!
Рис. 6. Количество выпущенных МЧД и подписанных с их помощью документов
Есть ли единый формат МЧД?
Пока нет. В соответствии с коллективным решением Минцифры, ФНС, Федерального казначейства, Банка России и Федеральной нотариальной палаты до конца 2022 года должен быть создан единый формат МЧД на базе формата ФНС России и Федеральной нотариальной палаты. Такой формат позволит упростить документооборот как в секторе B2B, так и при обмене документами в государственных органах.
Действует ли классификатор полномочий?
Классификатор полномочий — это ресурс, который содержит перечень полномочий представителя, указываемого в МЧД. Речь идет о полномочиях физического лица при использовании КЭП. Всем полномочиям в классификаторе присваивается уникальный идентификационный номер, помимо которого каждое полномочие в обязательном порядке будет иметь наименование и дату включения в классификатор.
В настоящее время опубликован и уже вступил в силу приказ Минцифры России от 03.10.2022 № 751, вносящий изменения в Порядок формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему (далее — Порядок). А сам Порядок был утвержден приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 856. Изменения коснулись места размещения классификатора полномочий, порядка передачи в него перечней полномочий, а также доступа к классификатору.
Размещение, формирование и ведение классификатора полномочий теперь осуществляется в федеральной государственной информационной системе «Единая система нормативной справочной информации» (далее — ФГИС ЕСНСИ). Участники электронного взаимодействия направляют перечень осуществляемых ими полномочий посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)». Доступ заинтересованных лиц к классификатору полномочий осуществляется непрерывно с использованием ФГИС ЕСНСИ, в том числе путем предоставления такого доступа с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия.
Классификатор полномочий формируется и будет состоять из справочников. На сегодняшний день он уже включает полномочия, полученные от Минцифры, Минстроя, ФНС России, Федерального казначейства, Центробанка и других органов.
1 — Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об электронной подписи“ и статью 1 Федерального закона „О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля“» (в ред. от 30.12.2021).
2 — Иванова Л. А. Машиночитаемые доверенности: все, что необходимо знать // Секретарь-референт. 2021. № 12. С. 37−41.
Как заполнить машиночитаемую электронную доверенностью (МЧД) в Контур-экстерне.
СКБ Контур предлагает своим клиентам и бесплатные сервисы для работы с ЭЦП. Первый из них — веб-диск. Он позволяет автоматически настроить рабочее место для использования ЭЦП, и имеет встроенную лицензию от СКЗИ КриптоПро.
Еще один бесплатный сервис — это Контур.Крипто. С его помощью можно подписать любой электронный документ вне специализированной системы (ЭТП, Экстерн, Диадок), проверить любую ЭП, созданную в любой программе для подписания документов, зашифровать и расшифровать электронный документ.
Как отправить электронную доверенность в Федеральную налоговую службу
То, что мы сейчас рассмотрим, является прототипом. Как в итоге будет выглядеть в сервисе Экстерн работа с электронными доверенностями, может не совпадать от представленными изображениями.
В Экстерне в «Реквизитах плательщика» в блоке «Подписание документов» можно будет выбрать сертификат физлица и далее нажать на кнопку «Добавить доверенность».
- «Заполнить» — отобразится окно, в которое необходимо внести информацию.
- «Есть принятая электронная доверенность» — если до этого вы уже работали в другой системе отчетности с сертификатом физлица, предусмотрена возможность просто ввести данные действующей электронной доверенности.
Руководитель сможет выдать права на отправку отчетности в конкретную ИФНС, а не во все сразу, но Экстерн по умолчанию будет считать, что доверенность подходит для всех инспекций.
Этап 1. Подготовка к получению ЭЦП
Электронную подпись, которую выдаёт налоговая, нельзя назвать на 100% бесплатной. Дело в том, что хоть за сам выпуск ничего платить не придётся, но подпись нужно записать на USB-ключ, а он, как раз, стоит денег. Готовьтесь отдать за него в районе 1 500 рублей.
Причём абы какой ключ не подойдёт. Это должен быть токен, к которому приложен сертификат подлинности ФСТЭК.
Перед покупкой обязательно изучите описание «флешки» и отзывы. Многие магазины сейчас прямо в описании пишут подходит конкретный токен для ФНС или нет.
Но есть и другой взгляд на ситуацию с сертификатами. Например, в Архангельской области ходит слух, что налоговики могут записать ключ на токен без сертификата. В том числе и здесь, на Клерке обсуждалась возможность получения подписи без сертификата на токен. В нашем телеграм-чате тоже писали, что некоторые инспекции могу закрыть глаза на отсутствие сертификата.
В общем, чтобы точно быть уверенным в успехе, лучше, конечно, купить токен с сертификатом. Возможно, непонятки с этими сертификатами вызваны тем, что налоговая занимается выдачей ключей всего несколько месяцев. В таком случае до конца года все, кто «косячил» получат по шапке и с 1 января правила станут общими для всех. Поживём — увидим.
Помимо токена для записи ЭЦП, вам нужен паспорт и СНИЛС. Убедитесь, что они у вас есть и можете идти дальше.
Вводится переходный период для электронных доверенностей и изменений в сфере ЭП
Похожие записиНовости
Настройка электронной подписи Новости
Познакомиться с сервисом Контур.Экстерн
Многопользовательский режим работы в сервисе Экстерн
Ранее, в целях добавления пользователя в Экстерн, требовалось приобрести дополнительное рабочее место и сертификат. В июле реализована возможность добавлять в Экстерн пользователей, не выпуская на них сертификат в процессе покупки, но у них должен быть сертификат физлица. Таким образом, при переходе в разные компании у сотрудника может оставаться на руках один и тот же сертификат физлица.
Как добавить в Экстерн нового пользователя, вне зависимости от наличия сертификата:
Делопроизводство
Предполагалось, что сотрудники организаций или представители ИП могут подписывать документ организации своей ЭП как физического лица, но обязательно сопровождать подписание подтверждением полномочий на подписание документов машиночитаемой доверенностью.
С 1 марта 2022 г. организации в добровольном порядке начали применять этот инструмент при обмене электронными документами.
Далее планировалось, что с 1 января 2023 г. все сотрудники организации, кроме ее руководителя, будут подписывать служебные документы только своей квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП) как физического лица. В этом квалифицированном сертификате не указана организация, только фамилия, имя, отчество сотрудника, и чтобы предоставить электронный документ, подписанный такой электронной подписью, в стороннюю информационную систему или контрагенту, к нему будет необходимо прилагать МЧД.
С течением времени вопросов по теме создания и использования МЧД меньше не становится. Сегодня ответим на десять самых актуальных.
Когда МЧД будут обязательными?
В связи с тем, что не все организации во время переходного периода успели подготовить свои информационные системы к работе с новой формой электронной доверенности в машиночитаемом виде, а также с недостаточной готовностью государственных органов к обмену документами с использованием МЧД, Правительство РФ продлило переходный период по применению КЭП без использования МЧД до 31 августа 2023 г. Федеральный закон № 536-ФЗ от 19.12.2022 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» был принят в целях урегулирования вопроса продления возможности использования квалифицированных сертификатов ключей проверки ЭП (далее — квалифицированный сертификат) представителей юридических лиц и ИП без применения МЧД.
Таким образом, во время переходного периода документы можно подписывать:
- КЭП руководителя юрлица, ИП (без МЧД);
- КЭП сотрудника (без МЧД);
- КЭП физлица (только с МЧД).
С 1 сентября 2023 г. документы можно будет подписывать:
- КЭП руководителя юрлица, ИП (без МЧД);
- КЭП физлица (только с МЧД).
Можно ли во время переходного периода получать и использовать КЭП сотрудников?
До окончания переходного периода можно будет продолжать получать и использовать выдаваемые коммерческими удостоверяющими центрами сертификаты ЭП на сотрудников, содержащие данные и о самих сотрудниках, и об организациях. То есть в 2023 году аккредитованные удостоверяющие центры, будут продолжать выпускать на сотрудников компаний КЭП с привязкой к организации, но срок их действия будет ограничен 31 августа 2023 г.
Что требуется, чтобы начать использовать МЧД?
Чтобы начать работать с МЧД, организации или ИП потребуется организовать получение сотрудниками — потенциальными подписантами документов организации, КЭП физических лиц в любом аккредитованном удостоверяющем центре, и далее оформить на физическое лицо МЧД, подписанную КЭП руководителя организации или ИП.
Как подать отчетность или отправить электронные документы в Федеральную налоговую службу (далее — ФНС России) с использованием МЧД?
Чтобы не направлять МЧД контрагентам каждый раз, можно присоединиться к блокчейн-платформе ФНС России (рис. 2)6. Технология распределенного реестра позволяет оперативно уведомлять всех участников блокчейн-сети об изменении статуса доверенности, а также быстро проверять полномочия подписанта.
Рис. 2. Блокчейн-платформа ФНС России по обмену МЧД
Единая технология обмена МЧД через блокчейн-платформу ФНС России успешно опробована в рамках эксперимента, который проходил в течение 2021−2022 гг. Она позволяет создать среду цифрового доверия, где оперативный доступ к актуальным версиям документов для всех участников обеспечивается за счет использования технологии распределенного реестра. Результат эксперимента показал, что такая модель является наиболее стабильной. Ее применение позволяет унифицировать всю систему оборота МЧД и проверку полномочий для бизнеса и государства во всех секторах экономики за счет единого государственного решения.
В рамках эксперимента у участников были развернуты узлы сети распределенного реестра, в частности, у ФНС России, операторов электронного документооборота (далее — операторы ЭДО), 1С, государственных органов, федеральных служб, банков и многих других организаций. Соответственно, организации, обменивающиеся документами в рамках внешнего юридически значимого документооборота через операторов ЭДО, уже сейчас могут формировать МЧД и регистрировать их в распределенном реестре (рис. 3, 4).
Рис. 3. При выборе опции «Создать xml-доверенность» будет предложено выбрать тип доверенности
Рис. 4. Для использования в документообороте с контрагентами выбираем B2B доверенность и заполняем поля предложенной формы. Номер МЧД будет сгенерирован автоматически
Организация ведет внешний юридически значимый электронный документооборот с контрагентами путем обмена документами через оператора ЭДО. Можно ли уже использовать МЧД при подписании и отправки документов через операторов ЭДО?
Через операторов ЭДО уже можно отправлять документы, подписание которых подтверждено МЧД. Поскольку организации в первую очередь планируют подписывать с использованием МЧД договорные и бухгалтерские документы, переход к новому порядку подписания таких типов документов может строится в следующем порядке действий (Алгоритм).
Выбор сертификата для подписи
Рассмотрим, как подписывать отчетность в контролирующие органы сертификатом руководителя, выданным УЦ Федеральной налоговой службы, либо сертификатом физлица.
Отчетность в Федеральную налоговую службу, Росстат
Чтобы отправить отчетность в ФНС и Росстат, вам необходимо будет выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица в реквизитах плательщика как сертификат для подписи.
Отчетность в Пенсионный фонд РФ
Для сдачи отчетности в ПФР, вам, как и раньше, нужно будет в первую очередь передать в ПФР регистрационные данные с информацией о сертификате. У вас будет возможность выбрать в списке сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица.
При отправке отчета СЗВ-ТД, а также документов ЗПЭД и УПУП сертификат необходимо выбрать перед отправкой, в списке сертификатов появятся сертификаты физлица и сертификаты УЦ ФНС.
Если вы отправляете в ПФР только отчеты СЗВ-ТД, можно не отправлять регистрационную информацию.
Отчетность в Фонд социального страхования
При отправке отчета вы сможете выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица в списке.
Наши рекомендации
Чтобы даже в переходный период при смене сертификата у вас был доступ к своим документам из отчетности в ФНС и Росстат, активируйте настройку «Хранение расшифрованных отчетов». Далее установите на компьютер Контур.Архив, с помощью которого можно хранить и расшифровывать документы из отчетности в ФНС, ФСС, Росстат, а также требования ФНС, формализованные ответы на них и первичные (подтверждающие) документы к отчетам. Контур.Архив загружает и расшифровывает документы за выбранный промежуток времени, после чего продолжает скачивать новые документы из Экстерна. В итоге у вас всегда будет доступ к полному актуальному архиву отчетности.
До 1 января 2022 г. действуют два способа работы в Экстерне: с сертификатами, выпущенными коммерческими удостоверяющими центрами, и с сертификатами, выданными УЦ Федеральной налоговой службы. Обращайте внимание на уведомлениями в Экстерне, мы будем информировать вас, что делать, чтобы переход на новые сертификаты прошел без ошибок.
Отзыв электронной доверенности
В ряде случаев электронную доверенность нужно отозвать, например, если физлицо больше не является сотрудником обслуживающей бухгалтерии и не должно иметь полномочий подписывать документы за компанию.
Отзыв электронной доверенности представляет собой формализованный документ, который подписывается сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС.
Отозвать доверенность можно в «Реквизитах плательщика» в блоке доверенности. Заполните форму отзыва и направьте ее, подписав сертификатом руководителя или заранее запросив подпись от руководителя. После получения ответа от ФНС о том, что отзыв принят, доверенность перестанет действовать.
В порядке заключения
В этой статье мы постарались поделиться всем нашим опытом по работе с электронными подписями от налоговой. Т.к. мы всё-таки бухгалтерия, возможно, в технической части были допущены какие-то неточности, поэтому если более сведущие люди нас в комментариях поправят — мы с удовольствием внесём исправления.
Будем рады видеть вас у нас на канале — https://youtube.com/csbsov
Ещё у нас есть телеграм-чат для предпринимателей и экспертов, в котором можно обсудить последние новости и поделиться опытом, будем рады вас видеть и там — https://t.me/csbsov_chat