В прошлой статье мы рассказали, зачем нужна регистрация в Единой информационной системе закупок (ЕИС), как к ней подготовится и как ее получить. В этом тексте отвечаем на вопросы, которые чаще всего возникают при прохождении регистрации.
Обязательно ли регистрацию должен проходить руководитель?
Да. Во-первых, для регистрации необходимо использовать электронную подпись, оформленную на руководителя — только с ней можно подтвердить данные в личном кабинете ЕИС.
Во-вторых, передавать подпись руководителя другому сотруднику крайне нежелательно — по закону владелец ЭП обязан соблюдать конфиденциальность ключей подписи (ст. 10 63-ФЗ). Если подпись руководителя окажется у сотрудников, то это повысит риски мошенничества: с КЭП можно получить доступ к аккаунту руководителя на Госуслугах, подписать любые документы от его имени, оформить на него или компанию кредит, а деньги вывести, незаконно возместить НДС или изменить данные компании. При этом руководителю будет сложно доказать, что эти действия совершил не он — ведь все будет подписано его ЭП.
Поэтому руководителю нужно самостоятельно регистрировать компанию в ЕИС, а для сотрудников, которые будут заниматься торгами, выпустить отдельные ЭП, добавить их в профиль компании в систему закупок и назначить права — подавать заявки, подписывать контракты и тд.
Если нет времени проходить регистрацию самостоятельно, вы можете заказать ее у наших экспертов отдела сопровождения торгов. Они помогут собрать документы, составить заявку и получить регистрацию в ЕИС.
После регистрации изменились данные организации?
Если изменились данные компании, которые указаны в сертификате электронной подписи, например, адрес или название, или данные владельца подписи, например, фамилия, то нужно сначала получить новую электронную подпись с корректными данными.
После этого нужно самостоятельно обновить информацию в личном кабинете ЕИС. Не нужно вносить информацию и документы из ЕГРЮЛ, ЕГРИП, Реестра аккредитованных филиалов и представитель и реестра МСП — они подтянутся автоматически в течение пяти рабочих дней.
Если изменились реквизиты банковских счетов, то их обновлять не нужно — они не отображаются в личном кабинете.
Что делать, если поменяется руководитель?
Новому руководителю также нужно завести КЭП и подтвержденную учетную запись на Госуслугах. После этого он должен попытаться заново зарегистрировать компанию на Госуслугах — при этой попытке портал предложит руководителю добавиться к уже существующему профилю компании. Если этого не произойдет, значит ЕГРЮЛ еще не передал информации о новом руководителе на Госуслуги, и нужно подождать несколько дней.
Что делать, если изменится КЭП руководителя или сотрудника?
Если срок действия КЭП руководителя закончится, то уполномоченные сотрудники с актуальными сертификатами КЭП смогут работать в личном кабинете ЕИС. Главное, чтобы у них были полномочия совершать действия, необходимые для полноценного участия в закупках.
Как зарегистрировать в ЕИС филиал компании?
Для этого нужно создать профиль филиала на Госуслугах. Потом начать регистрацию в системе и при выборе типа участника закупок выбрать «филиал юрлица». Документы, которые нужны для регистрации филиала компании, указаны в соответствующей инструкции.
Как зарегистрировать в ЕИС иностранную компанию?
Процедура регистрации усложняется для иностранных компаний, их филиалов или юрлиц, чьи учредители являются иностранными лицами и не могут получить КЭП. Подробные инструкции для каждого случая опубликованы на сайте ЕИС.
При регистрации ЕИС отображает неверную информацию
Информация или выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП
Если при заполнении анкеты в ЕИС не подтянулась выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП или отображается сообщение «Организация не зарегистрирована ЕГРЮЛ», то нужно подождать и зайти в личный кабинет позже. Обычно данные из ЕГРЮЛЕГРИП автоматически появляются в системе в течение пяти дней. Если этого не произойдет, нужно сообщить об ошибке в техподдержку системы.
Наличие в реестре МСП
Данные из реестра МСП должны подтягиваться в ЕИС автоматически. Если этого не происходит, нужно проверить включена ли организация в этот реестр. Если информация о компании действительно есть в реестре МСП, то нужно связаться с техподдержкой.
Почему могут отказать в регистрации?
Организацию не зарегистрируют в ЕИС в двух случаях: она нарушила правила регистрации или является офшорной компанией.
Когда поставщику прекращают регистрацию?
Участника закупок автоматически исключат из ЕИС в течение трех дней после одного из следующих событий:
- Истек срок регистрации в системе.
- По заявлению участника закупки, поданного через личный кабинет ЕИС.
- Если юрлицо или его филиал прекратил деятельность — информация об этом автоматически придет из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
- Если страну, где зарегистрирована компания, включили в офшорную зону
- В Казначейство поступил судебный акт, который запрещает компании иметь регистрацию в ЕИС и состоять в ЕРУЗ.
Если вы не нашли ответа на свой вопрос, то можете воспользоваться инструкцией ЕИС. Но скажем сразу — инструкция занимает почти сотню страниц.
Если вы не готовы с ней разбираться, то можете приобрести услугу регистрации в отделе сопровождения торгов СКБ Контур. В рамках тарифа «ЕИС Премиум» наши эксперты зарегистрируют руководителя и сотрудника в системе, а также ответят на любые вопросы о торгах даже после окончания регистрации.
Ответим на вопросы
Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.
Задать вопрос эксперту
Сертификат ключа проверки электронной подписи имеет ограниченный срок действия — он составляет 12 месяцев для юридических и физических лиц. По истечении этого периода сертификат нужно менять. Как это сделать?
Если нужна плановая смена ЭП
Замена считается плановой, если просто истекает срок действия сертификата, при этом ключевой носитель (токен) не утерян, а реквизиты ваших юридических документов и личных данных не поменялись. Удостоверяющий центр СКБ Контур заранее присылает уведомление о необходимости получить новый сертификат.
Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников и руководителей, торгов, отчетности и личных дел.
При плановой замене вы получите новый сертификат электронной подписи (ЭЦП), обратившись в свой удостоверяющий центр по той же схеме, что и при первичном получении сертификата:
- Шаг 1. Написать заявление на выпуск. Если срок действия сертификата электронной подписи не истек, нужно будет написать заявление на его отзыв, чтобы прекратить действие старого.
- Шаг 2. Прийти в сервисный центр с оригиналами документов или их юридически заверенными копиями. При плановой замене все сведения о владельце сертификата должны совпадать со сведениями в старом сертификате.
- Шаг 3. Оплатить выставленный счет и выслать специалисту сканы документов (список можно уточнить у специалистов).
- Шаг 4. Получить новый сертификат на токен.
Если замена внеплановая
Внеплановой можно назвать такую ситуацию:
- Утерян или сломался ключевой носитель, при этом не сделана копия в реестре или на другой носитель.
- Подпись скомпрометирована: есть риск, что ключ электронной подписи стал доступен злоумышленнику.
- Изменились данные в сертификате (ФИО и/или должность владельца сертификата, наименование, ИНН, ОГРН организации, юридический адрес организации, и т. д.).
Во всех трех случаях, прежде всего, нужно отозвать старый сертификат и написать заявление на выпуск нового. В ЦУ СКБ Контур отзыв старого и выдача нового происходят по одному заявлению.
Если нет страховки на такие случаи, то за перевыпуск придется заплатить. В Удостоверяющем центре СКБ Контур есть услуга «Сопровождение сертификата», воспользовавшись которой можно бесплатно перевыпустить сертификат до трех раз в год.
Выпустить новый сертификат из-за того, что в нем изменились данные, можно только после официального изменения реквизитов организации. То есть вместе с комплектом документов на внеплановую замену сертификата нужно предоставить оригинал информационного письма с подписью действующего руководителя и печатью организации (при наличии), в котором будут указаны новые реквизиты организации.
Пакет документов для перевыпуска сертификата (оригиналы или юридически заверенные копии):
- Заявление на изготовление сертификата. Все заявления заполняются и подписываются от лица действующего руководителя или уполномоченного сотрудника, у которого есть право подписи таких документов. Право должно быть подтверждено доверенностью или приказом — их тоже надо будет предоставить.
- Заявление на отзыв прежнего сертификата. Данное заявление необходимо, только если срок действия сертификата электронной подписи не истек. В УЦ СКБ Контур сертификат отзывается и выдается по одному заявлению.
- Копию документа, подтверждающего вносимые в сертификат данные. Предоставляется в случае, если данные изменились.
После получения заявления, нужно будет прийти в сервисный центр для получения нового сертификата.
Порядок аннулирования
Уважаемый владелец квалифицированной электронной подписи, выпущенной удостоверяющим
центром СберКорус (ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»)!
При выдаче квалифицированной электронной подписи портал
Государственных услуг (Госуслуги) направляет уведомление владельцу о загрузке сертификата в единую
систему идентификации и аутентификации (ЕСИА) с указанием наименования удостоверяющего центра,
выпустившего такой сертификат.
Если Вам пришло такое уведомление, значит некоторое
время назад Вы обращались к нашему партнеру — уполномоченному представителю УЦ СберКорус для получения
услуг по кадастровому учету или регистрации прав в электронном виде. Такие сделки осуществляются в
электронном виде, а документы подписываются электронной подписью участников сделки.
Что следует знать владельцу сертификата электронной
подписи (КСКП ЭП)?
Выпуск электронной подписи возможен
только после идентификации личности и получения уполномоченным
представителем удостоверяющего центра подписанного заявления на ее выпуск. Пользователь КСКП ЭП обязан
расписаться на бланке сертификата, подтверждая состав сведений, включенных в сертификат.
Выпуск электронной подписи осуществляется
с использованием мобильного приложения и не подлежит передаче
пользователю или использованию на других ресурсах/порталах.
После завершения учетно-регистрационных действий
владелец подписи может подать заявление на отзыв электронной
подписи.
Для отзыва электронной подписи необходимо заполнить
«Заявление на прекращение действия квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи» и
направить его скан или фотографию в УЦ СберКорус на электронную почту.
Как продлить электронную подпись, если истекает срок действия сертификата
У сертификата электронной подписи есть срок, обычно это не более 12 месяцев. Чтобы избежать перебоев в работе, сертификат нужно вовремя продлевать. Юридическим и физическим лицам это можно сделать в удостоверяющем центре лично
или дистанционно с помощью действующего сертификата. В статье рассмотрим подробно, как продлить срок электронной подписи.
Срок действия электронной подписи
Согласно 14 ст. 63-ФЗ «Об электронной подписи», срок действия сертификата электронной подписи указывается в самом сертификате. Обычно он действует от 3 до 12 месяцев. Чтобы в реестре электронных подписей
была актуальная информация, владельцу действующего сертификата, срок которого истекает, нужно его продлить и подтвердить информацию. Удостоверяющий центр, который выпустил сертификат, пришлет уведомление об истечении за месяц
до наступления срока. Строгих сроков на перевыпуск или продление нет, но лучше сделать это не позднее, чем за 20 дней до окончания действия сертификата.
Когда срок сертификата истечет, владелец подписи не сможет подписывать документы. Программное обеспечение не будет формировать подпись. Если подписать документ все-таки получится, он не будет иметь юридическую силу. Просрочку выявит
программное обеспечение получателя документа.
Чтобы избежать остановки документооборота,
сразу начинайте подготовку к продлению сертификата, как только пришло уведомление от удостоверяющего центра.
Подготовка к продлению сертификата электронной подписи
Срок действия ключей электронной подписи
Корректность работы ПО электронной подписи
нет ли ошибок
Данные, которые содержит сертификат подписи
ФИО владельца, адрес, название компании и др.
Если хотя бы один из пунктов не соблюдается,
продлить сертификат не получится.
Если есть трудности с ПО,
их нужно устранить до продления сертификата. Произведите все настройки и только потом приступайте к продлению.
Если изменились данные,
нужно выпускать новый сертификат.
Если вы потеряли или повредили токен,
незамедлительно сообщите о случившемся в УЦ. В этом случае продление также невозможно.
Продление электронной подписи в офисе удостоверяющего центра
ИНН (для физлиц)
Также необходимо иметь при себе заполненное и распечатанное заявление на выпуск электронной подписи. Не забудьте оригиналы документов, чтобы не приходить в офис повторно.
Удаленное продление электронной подписи
Перевыпустите электронную подпись онлайн! Очень быстро, без дополнительных затрат и необходимости посещения Удостоверяющего центра.
Как самостоятельно перевыпустить электронную подпись
Удобнее и проще продлить действующий сертификат электронной подписи онлайн. Рассмотрим эту процедуру подробнее на примере сервиса продления ЭЦП в Удостоверяющем центре СберКорус.
Зарегистрируйтесь на сайте УЦ
Авторизуйтесь по номеру телефона, придет смс-код.
Перейдите в раздел «Заявки»
Откройте заявку и введите информацию. Сервис подсветит красным поля, которые необходимо заполнить.
Некоторые данные система внесла автоматически из государственных баз данных. Внимательно проверьте все поля и нажмите кнопку «Сохранить».
Перейдите в блок «Основные документы»
Загрузите копии 2 и 3 страниц паспорта, введите данные и номер СНИЛС. Копии документов нужно подписать действующей электронной подписью. Загружать скан заявления не нужно.
Пройдите проверку документов
Все происходит автоматически и занимает не дольше минуты.
Подпишите документы заявки
Заявление сервис сформирует автоматически. Из списка выберите текущую подпись.
После проверки УЦ вышлет уведомление в смс и на почту.
Повторно авторизуйтесь в системе
И перейдите в раздел заявок.
Следуйте инструкции по настройке нового сертификата
Выберите рутокен, создайте приватный ключ подписи, дождитесь проверки от УЦ. Ознакомьтесь с печатной формой сертификата и подтвердите действие. Выберите способ подписания.
Выберите из списка текущую подпись.
Система произведет настройки автоматически.
Когда система оповестит, что электронная подпись выпущена успешно, можно начинать работу.
Процедура удаленного перевыпуска действующего сертификата понятная и простая. С ее помощью вы сэкономите время на поездке в офис и пройдете все шаги в удобное для вас время.
Условия дистанционного продления ЭЦП для юридических и физических лиц
Чтобы перевыпустить ЭЦП онлайн, юридическому лицу или предпринимателю нужно соблюсти ряд моментов:
Есть действующий сертификат
Заявление на перевыпуск электронной подписи подписывается действующей ЭЦП, полученной в любом Удостоверяющем центре, аккредитованном в Минцифры РФ
Сертификат выпущен на руководителя ЮЛ/ИП
Онлайн продлить электронную цифровую подпись может только руководитель организации по ЕГРЮЛ (ЕГРИП), сотрудники организации не смогут этого сделать
Данные компании не изменились
Данные организации согласно ЕГРЮЛ (ЕГРИП) не изменились с момента получения сертификата электронной подписи
При тех же условиях, а именно: если персональные данные не менялись в течение года — физическое лицо может перевыпустить личную электронную подпись дистанционно.
Нужно продлить электронную подпись?
Как отозвать ЭЦП для госзакупок
Как закрыть электронную подпись:
- Подготовить заявку.
- Проверить статус ключа ЭП в перечне аннулированных сертификатов.
Основания для прекращения действия сертификата
Регламентируется отмена электронной подписи новым приказом Казначейства России №11н от 16.03.2020. Прекращает действие не сам ключ подписи (электронный носитель), а сертификат, который изначально и запускает действие верифицирующей системы. Инициаторами отзыва выступают не только заказчики и владельцы ЭЦП, но и специалисты Федерального казначейства.
Правила устанавливает Казначейство. Для этого выпускают специальные нормативные акты, в которых закреплены сроки и порядок отзыва ЭП. В регламенте работы с подписью указано, по какой причине удостоверяющий центр отзывает сертификат ЭЦП:
- Завершение срока действия ЭП.
- Закрытие или упразднение территориального органа Федерального казначейства (ТОФК), удостоверяющий центр которого выдал ЭЦП.
- Неисправность ключа, к которому привязан сертификат.
- Инициатива заказчика. В этом случае причиной для прекращения действия ЭЦП является увольнение ответственного сотрудника или снятие с него определенных полномочий по госзакупкам, закрытие организации-заказчика, нарушение функций криптографической защиты самого ключа.
- Инициатива ТОФК. Основания аналогичны (увольнение или смена данных пользователя, ликвидация заказчика или самого органа Казначейства). Если скомпрометирован носитель ЭЦП, то ключ отзовут.
Существует процедура аннулирования ЭП. Аннулируют те ключи, которые не принадлежат владельцу ЭП и которые содержатся в ранее выпущенном сертификате. ЭЦП аннулируют и по решению суда. По регламенту ФК это происходит в течение 12 часов после сообщения заказчика о несоответствии данных, о чем вносится запись в реестр и список аннулированных сертификатов.
Как отозвать свою ЭЦП
Есть два способа, как отключить электронную подпись: лично или электронно.
Если заявка подается специалистом лично в удостоверяющий центр Казначейства, заявителю понадобится:
- заявление;
- паспорт или иной идентифицирующий документ;
- доверенность, если обращается не лично владелец, а его представитель.
Если обращаетесь электронно, то паспорт не нужен.
Так выглядит заявление в удостоверяющий центр:
Как отозвать ЭЦП уволенного сотрудника
Увольнение не имеет ключевого значения: такие действия предпринимают при смене реквизитов работника, при окончании срока действия и при ликвидации заказчика. Рассмотрим пошагово, как отозвать сертификат на электронную подпись при увольнении ответственного сотрудника.
Шаг 1. Заходим на сайт Казначейства. Переходим в сервис подачи документов для получения ЭЦП онлайн — на Портал заявителя.
Шаг 2. Выбираем в меню команду «Получение и изменение статуса сертификата». Переходим в раздел «Изменение статуса».
Шаг 3. Формируем заявление об изменении электронной подписи и заполняем все ячейки. Обязательно укажите формат изменений и основание для таких действий.
Шаг 4. Подписываем обращение и передаем в УЦ на рассмотрение.
Специалисты УЦ проводят проверку содержания обращения на соответствие реестру. Заказчик получит уведомление как о положительном, так и об отрицательном результате проверки. По итогам положительного решения электронную подпись отзовут.
Как проверить отозванную подпись
Закрытые и отозванные сертификаты казначейство отражает в специальном реестре — Списке аннулированных сертификатов. Перечень ведется онлайн и доступен каждому пользователю для проверки статуса его ЭП.
Как отзывается ЭЦП для отчетности
- Заходим в личный кабинет в системе для обмена отчетностью.
- Переходим в реестр и выбираем нужную подпись.
- В контекстном меню находим позицию «Отозвать».
- Заполняем подробное заявление о прекращении действия, указываем основания для отзыва и данные специалиста, на которого открыт ключ.
- Распечатываем, подписываем в электронном и в бумажном виде и направляем в УЦ по телекоммуникационным каналам связи.
Помимо электронной версии, необходимо передать и отсканированный экземпляр, подписанный руководителем, и с печатью учреждения. Сведения об отозванном ключе отразятся в реестре.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Если вы нашли ошибку в тексте, нажмите Ctrl+Enter или Cmd+Enter. Мы узнаем о ней и сможем все исправить
Материалы, которые могут вас заинтересовать
Смена руководства — это всегда стресс, как для сотрудников организации и деловых партнеров, так и для новоиспеченного директора. А если организация принимает участие в госзакупках, система которых сама по себе является достаточно запутанной и не конца отработанной, то вопросов возникает еще больше. На главный из них: что делать участнику госзакупок при смене руководителя, чтобы не нарваться на проблемы и санкции, — мы отвечаем в статье.
Что актуально для любой организации
Независимо от того, в какой организации и по какой причине произошла смена власти — в результате выборов или решения учредителей, в 3-дневный срок со дня вступления в должность новому руководителю нужно подать в налоговую инспекцию нотариально удостоверенное заявление о внесении изменений в сведения о юридическом лице по форме Р14001. На основании этого заявления регистрирующий орган внесет соответствующие изменения в Единый государственный реестр юридических лиц — ЕГРЮЛ. После этого можно со всеми документами отправляться в банк для оформления карточки с образцом подписи нового руководителя и получения электронного ключа доступа к расчетному счету (при необходимости).
Образец приказа о вступлении в должность
Как уведомить контрагентов
Законодательством РФ не установлена обязанность организации уведомлять контрагентов об изменении руководства либо составлять дополнительные соглашения к заключенным договорам в связи со сменой власти. Однако на практике многие серьезные компании считают необходимым информировать своих деловых партнеров о таких изменениях. Сделать это можно, направив информационное письмо произвольной формы с приложением копии выписки из ЕГРЮЛ с новыми данными. Либо заключить дополнительное соглашение к действующим долгосрочным контрактам.
Обратите внимание, что в тексте договора иногда имеется пункт о том, что стороны правоотношений обязаны уведомлять друг друга об изменении любых данных, содержащихся в контракте, в т. ч. о смене руководителя, в течение определенного времени. В этом случае такое уведомление контрагента становится уже договорной обязанностью стороны, причем делать это нужно в той форме, которая предусмотрена договором.
Образец допсоглашения о смене руководителя
Если организация участвует в госзакупках
Электронные аукционы предусматривают заключение контракта в электронной форме и, соответственно, подписание его электронной подписью. Поэтому при смене руководителя заказчика или поставщика, принимающих участие в госзакупках, алгоритм действий после внесения изменений в ЕГРЮЛ следующий:
- Получение сертификата ЭЦП на нового руководителя (электронной цифровой подписи).
- Прикрепление нового шефа к организации на сайте «Госуслуги».
- Добавление нового пользователя со всеми правами на ЕИС (сайт госзакупок).
На что обратить внимание
Имейте в виду, что все описанные выше действия занимают определенное время. А иногда случается так, что руководитель меняется во время проведения аукциона, когда заявка на участие уже подана и подписана ЭЦП старого директора, а новая ЭЦП еще не готова. В этой ситуации победитель может попасть в непростую ситуацию. В соответствии с п. 13 ст. 83.2 44-ФЗ, в случае если победитель аукциона в установленные указанной статьей сроки не направит заказчику проект контракта, подписанный лицом, имеющим право действовать от имени победителя такого аукциона, он считается уклонившимся от заключения контракта. И может быть включен в реестр недобросовестных поставщиков. Подписать контракт ЭЦП старого директора нельзя — ЭЦП не подлежит передаче третьему лицу, а бывший руководитель уже сложил свои полномочия. Выход из ситуации подсказал Арбитражный суд. По его мнению, увольнение является предсказуемым событием, и имея в наличии единственную ЭЦП, предприятие может и должно предвидеть наступление необходимости ее использования в отсутствие генерального директора (отпуск, болезнь, командировка, увольнение и т. п.) (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16.07.2018 по делу № А19-21253/2017).
Поэтому, опираясь на сложившуюся судебную практику, участникам госзакупок, как заказчикам, так и поставщикам, целесообразно заранее предоставить право подписи документов не только руководителю, но и иному лицу (например, первому заместителю), а также предусмотреть наличие не менее двух ЭЦП. Кстати, доверенность, выданная руководством от имени юридического лица, не прекращает своего действия после его увольнения, что также позволит вашему предприятию наиболее безболезненно пережить возможную смену власти.
Электронная подпись является важнейшим атрибутом при участии в закупках, электронном документообороте, заключении контракта, взаимодействии с заказчиком. Сертификат подписи необходимо вовремя обновлять и регистрировать в системе.
В статье расскажем, как устанавливать, изменять и отвязывать электронную подпись в ЕИС для руководителей и сотрудников.
Общие положения
Для работы с сайтом ЕИС и торговыми площадками необходимо наличие усиленной квалифицированной электронной подписи, которую выдают аккредитованные удостоверяющие центры из перечня Минкомсвязи РФ.
В закупках по 223-ФЗ нет строгих требований к виду электронной подписи. Условия и требования заказчики прописывают самостоятельно в Положении о закупке. Однако в большинстве случаев в качестве требования заказчики устанавливают также необходимость наличия квалифицированной ЭП.
Для участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ нужно пройти регистрацию на сайте ЕИС (https://zakupki.gov.ru/) и получить автоматическую регистрацию на 8-ми «федеральных» ЭТП.
Как сторонам работать с электронной подписью в 2022 году?
В упрощенном виде обновление сертификата электронной подписи в ЕИС можно представить в трех шагах:
- Открываем личный кабинет на сайте ЕИС.
- Добавляем новый ключ.
- Проверяем работу ЭП на корректность.
Правила работы с квалифицированными ЭП были изменены с 01.07.2021 г. В 2022 году также многое поменялось в работе с подписями, однако инструкция, как заменить электронную подпись в ЕИС осталась прежней. Стороны госзаказа (заказчики, участники) по установленному регламенту регистрируют квалифицированную подпись на сайте www.zakupki.gov.ru и на электронных площадках, чтобы полноценно проводить и участвовать в процедурах.
Какие последние нововведения связаны с ЭП:
- Юридические лица (руководители), ИП и нотариусы должны получать ЭП в местном отделении налоговой инспекции или в уполномоченной организации (аккредитованные УЦ). Руководителям государственных и муниципальных организаций электронную подпись выдает Федеральное казначейство. Руководители финансовых компаний получают ЭП в Центральном банке РФ.
- Если аккредитация УЦ, выдавшего электронную подпись, истекает до 01.01.2022 года, то ЭП не будет действовать. Обновить подпись можно в ФНС или УЦ с действующей аккредитацией.
- С 01.01.2022 г. работники организаций имеют право своей личной ЭП подписывать личные и рабочие документы (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ). Данные полномочия действуют, только если такому сотруднику выдана машиночитаемая (электронная) доверенность.
Для чего обновлять ЭП?
Электронная подпись в закупках нужна и заказчикам и поставщикам. С ее помощью публикуется тендерная документация, подписываются контракты, ведется электронный документооборот, проходит регистрация в ЕИС, подается запрос на разъяснения и т.д.
С электронным ключом работает сам руководитель либо ответственный сотрудник, которого наделили необходимыми полномочиями.
Без регистрации новой электронной подписи не получится полноценно работать с тендерами.
Если поставщик вовремя не закажет ЭП и не зарегистрирует сертификат в ЕИС, то он не сможет участвовать в торгах, подписывать контракты и взаимодействовать с заказчиком.
Замена сертификата электронной подписи в ЕИС необходима для выполнения юридически значимых действий на портале госзакупок и на электронных площадках.
Регистрация и отвязка электронной подписи в ЕИС
Непрерывная работа в ЕИС обусловлена своевременной заменой сертификата электронной подписи и регистрацией новой ЭП. Регистрация или обновление сертификата выполняется в ЕСИА («Госуслуги»).
Как обновить электронную подпись на ЕИС через «Госуслуги»:
- Руководитель создает на «Госуслугах» учетную запись в статусе физического лица.
- Подтверждает сведения.
- Заходит на «Госуслуги» с помощью ключа руководителя.
- В личном кабинете организации отмечает «Вход с помощью электронных средств» и заходит под ЭП руководителя.
- Открывает вкладку «Данные об организации» — «Общие данные».
- Нажимает «Доступ к системам» — Единая информационная система.
- Вносит в список уполномоченных обновленный или новый сертификат руководителя.
- Открывает ЕИС под новой ЭП. Статус руководителя обновится или отобразится заново.
Как добавить новую подпись в ЕИС и пройти регистрацию ключа, если у пользователя уже был цифровой ключ в Единой системе:
Шаг 1. Зайти на сайт ЕИС – «Личный кабинет».
Шаг 2. В появившемся окне выбрать «Перерегистрировать». Если система не перекинула на страницу внесения изменений, то необходимо нажать клавишу «Редактировать» в правой верхней части экрана и выбрать действие «Редактировать данные пользователя».
Шаг 3. В форме «Регистрационные данные пользователя» вверху справа нажать «Зарегистрировать сертификат ЭП».
Шаг 4. Чтобы изменить сертификат электронной подписи в ЕИС, необходимо в отрытом поле указать файл нового ключа и нажать «Загрузить».
Шаг 5. Появится форма «Регистрационные данные пользователя». Введите пароль и кликните «Сохранить».
Шаг 6. Корректность работы сертификата проверьте с помощью функционала «Проверка подписи». Или закройте личный кабинет и откройте его еще раз по новой ЭП.
Повторную регистрацию ключа вправе выполнять только специалист, которому выдан администраторский доступ в личном кабинете ЕИС.
Как установить новую ЭП, если вы ранее не работали в системе:
Шаг 1. Открываем главную страницу сайта и пробуем зайти в личный кабинет. Необходимо выбрать верхний вариант (раздел III), как показано на скриншоте ниже.
Шаг 2. Привязываем подпись. Чтобы прикрепить сертификат руководителя, выбираем «Продолжить работу» и подтверждаем ЭП.
Шаг 3. Если сведения о пользователе не найдены, то система переведет на регистрационную страницу «Госуслуг». Проходим регистрацию.
Шаг 4. Регистрируемся в ЕИС. В разделе «Регистрация:
- Указываем тип участника.
- Добавляем сведения об организации.
- Включаем в список новых пользователей, уполномоченных на совершение действий (администратор, размещение материалов).
Шаг 5. Проверяем работу сертификата. Обновление сертификата ЭП прошло успешно, если при входе в ЛК пользователя сертификат прошел проверку на достоверность и обеспечил идентификацию владельца.
Если в организации поменялся начальник, уволился уполномоченный специалист или перестал работать с тендерами, то его подпись необходимо аннулировать и зарегистрировать сертификат нового уполномоченного лица.
Как отвязать электронную подпись в ЕИС:
- Открываем сайт Единой системы и нажимаем на кнопку «Личный кабинет».
- В разделе «Зарегистрированные пользователи организации» указываем пользователя с необходимым статусом — «Руководитель организации», «Администратор организации».
- Открываем контекстное меню, кликнув по правой кнопке мыши. Находим в списке человека, чей ключ необходимо убрать, и нажимаем «Отвязать сертификат». Затем выбираем «Продолжить», после чего система автоматически отвяжет ключ от учетной записи организации.
Какие могут возникнуть проблемы
Зачастую при настройке сертификата заказчики и участники сталкиваются с трудностями. Вот самые распространенные из них:
Перебои в работе сайта. До выполнения настройки, ознакомьтесь с информацией в разделе «Новости». Разработчики уведомляют о предстоящих регламентных работах. В это время не получится произвести установку электронной подписи в ЕИС. Если перебои не имеют отношения к техническим работам, то следует обратиться за помощью в службу поддержки.
Не открываются всплывающие окна. Чтобы решить эту проблему, рекомендуем отключить блокировку всплывающих окон в браузере и внести сайт в список доверенных узлов.
Система блокирует ваши действия. Это происходит в том случае, если у вас нет администраторского доступа.
В ЛК пользователя некорректно отображается или вовсе не отображается информация. Эта проблема появляется, если ваш браузер и параметры настроек не соответствуют требованиям системы. Если все-таки настройки браузера верны, то напишите в службу поддержки или используйте программу настройки, которую рекомендует ЕИС.
Сертификат электронной подписи для ЕИС выдается сроком на 1 год (сертификат ЭП от ФНС на 15 мес.). По истечении срока ключ нужно обновить, иначе будет ограничен доступ к закупкам. Заказчики не смогут размещать документацию, а поставщики – участвовать в торгах. Чтобы этого не произошло, отслеживайте сроки и действуйте по инструкциям из этой статьи.
Присоединяйтесь к открытому чату в Телеграм для тендерных специалистов и участников закупок, чтобы не пропускать самые интересные события в сфере тендеров.
Эксперт по госзакупкам, соавтор онлайн-академии «Азбука тендеров»
Смена руководителя – это ответственный момент для любой организации. Необходимо не только подготовить соответствующие документы о назначении нового директора, но и внести изменения в различные системы – ЕГРЮЛ, ЕИС, ЕСИА. Не забываем и про уведомления в налоговую инспекцию и контрагентам. Подробнее о каждом этапе читайте в статье-инструкции для поставщиков.
Как быстро оформить нового директора?
Сразу отметим, что «быстро» — это не совсем корректное слово в данных обстоятельствах. За 1 день поменять руководителя не получится. Решение принимается на совете учредителей или с помощью голосования.
О назначении нового директора следует в 3-хдневный срок сообщить в ФНС.
Краткое руководство к действию:
- Заполните заявление по форме 14001 о внесении корректировок в сведения о юрлице (документ подается в налоговую службу). Руководствуясь этими данными, ФНС изменит информацию в реестре юрлиц.
- Закажите новую электронную подпись на нового директора. Сделайте это как можно быстрее, если активно участвуете в тендерах.
- Добавьте сведения на «Госуслуги». Для этого новоиспеченный руководитель заходит как физлицо в свой ЛК на сайте и добавляет информацию об организации, во главе которой он встает.
- Аннулируйте полномочия прошлого директора: отзовите его электронную подпись, направив заявление в УЦ.
- Добавьте нового директора в ЕИС: зайдите в ЛК и внесите информацию в разделе «Регистрация представителя юридического лица».
После успешного выполнения названных действий новый руководитель законно сможет выполнять все возложенные на него обязанности.
А теперь рассмотрим подробнее каждый пункт.
Какие документы готовить?
При перестановках в руководстве заниматься госзакупками можно только после того, как соответствующая информация отражена в ЕИС, реестре юрлиц и на «Госуслугах».
Основанием для внесения корректировок служат:
- приказ о назначении нового директора;
- решение учредителя;
- протокол заседания.
Как поменять руководителя в ЕГРЮЛ:
- подготовить заявление по форме Р13014 о внесении изменений;
- приложить документальное подтверждение о вступлении в должность нового лица;
- обратиться в ФНС для обновления данных в реестре юрлиц.
На сайте ФНС есть специальный сервис, с помощью которого по ИНН, ОГРН или наименованию компании можно запросить сведения из реестра ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Информирование контрагентов
Если в компании меняется руководство, то необходимо поставить в известность своих партнеров, с которыми заключены договора.
Даже если в договоре не содержится пункт об этой обязанности сторон, уведомление о смене директора все равно нужно отправлять, чтобы:
- документы о приемке ТРУ были подписаны уже новым директором;
- новое лицо было уполномочено на совершение действий;
- действия нового директора носили законный характер.
Если имеются договора, заверенные старым управленцем, то:
- Сделайте копии документов (приказ, выписка из реестра), которые подтвердят замену руководителя.
- Напишите письмо с предложением заключить допсоглашение к договору, подписанному старым директором.
- Представьте контрагенту документы и письмо, подтверждающие полномочия лица, пришедшего на смену (в бумажном виде, а также продублируйте через сервис ЭДО).
Бывает так, что директор на больничном, а контракт нужно срочно подписать в ЕИС. В этом случае действовать должен сотрудник, компании, наделенный всеми необходимыми полномочиями. Он может подписывать не только контракт в ЕИС, но и допсоглашения, закрывающие документы.
Перевыпуск электронной подписи
После обновления сведений в реестре юрлиц, направьте заявление на выпуск нового ключа электронной подписи.
Замена ЭЦП при смене руководителя:
- Определитесь, какие функции будет выполнять владелец ЭП: только заверять отчетность или заниматься госзакупками и подписывать договора?
- Выберите УЦ, который предлагает вам хорошие условия по оформлению сертификата подписи и стоимости. (Примечание: с 1 января 2022 года руководители и ИП могут получать ЭП в отделениях налоговой службы, в том числе и для участия в торгах на электронных площадках. Только при личном посещении налоговой, а не через своих представителей. С собой нужно иметь отформатированный накопитель для записи сертификата ЭП).
- Соберите комплект документов для получения ЭП:
— оригинал или заверенную копию паспорта назначенного управленца;
— копии бумаг, подтверждающие полномочия нового директора (выписка из реестра, приказ, решение);
— оригинал или заверенную копию СНИЛС директора, или выписку из ПФР, которую можно получить в личном кабинете пользователя.
Добавление руководителя в ЕИС и на «Госуслуги»
Получили электронную подпись, теперь переходим на следующий этап – обновление сведений на портале для заказчиков и поставщиков и добавление организации на «Госуслугах».
Добавление руководителя в ЕИС и на «Госуслугах»:
Шаг 1. Аннулируем сведения о прошлом управленце в онлайн-системах. Подаем заявление на отзыв электронной подписи в УЦ. Для смены руководителя в ЕИС направляем заявление оператору ЕАСУЗ на блокирование учетной записи:
Учетная запись меняется также на основании заявления, а оператор ЕАСУЗ направляет новому владельцу измененный пароль для входа:
Шаг 2. Проверяем настройки программного обеспечения для работы с информационной системой: обновить браузер до новой версии, снять блокировку всплывающих окон, добавить сайт в перечень доверенных узлов.
Шаг 3. Новый директор заходит на «Госуслуги» (в учетную запись физлица) и добавляет свою организацию. Для этого нужно: — перейти по кнопке «Добавить организацию»; — указать тип организации; — добавить ЭП и указать данные о себе:
Шаг 4. Проверяем права доступа или добавляем необходимые полномочия: — на личной странице пользователя «Госуслуг» открываем раздел «Организации»; — переходим в раздел «Доступы к системам». Для возможности участия в торгах необходимо включить функцию «для закупок – ЕИС».
Шаг 5. Регистрируем руководителя на сайте zakupki.gov.ru — заходим в ЛК пользователя на портале закупок; — в разделе «Регистрация представителя юридического лица» проверяем достоверность указанных сведений, далее нажимаем «Зарегистрировать».
Шаг 6. Направляем заявление на добавление сведений в ЕАСУЗ (документ аналогичен заявке на внесение изменений). Примечание: доступы и информация о пользователе автоматически подтягиваются с «Госуслуг».
Шаг 7. Чтобы изменить тип компании в ЕИС необходимо скорректировать данные сведения на «Госуслугах». Если необходимые данные не продублировались в ЕИС, то можно внести сведения вручную (если тип данных разрешает ручную правку). Для корректировок учетных данных пользователь должен зайти в ЛК на сайт ЕИС от имени администратора.
Для ручного изменения регистрационной информации пользователю следует авторизоваться в личном кабинете ЕИС. Открыть раздел «Администрирование», далее во вкладку «Управление организациями» — «Регистрационные данные организации». Появится окошко для просмотра и внесения данных. Указываем и сохраняем нужную информацию.
С какими трудностями можно столкнуться?
В некоторых случаях при корректировке сведений в ЕИС пользователи сталкиваются с трудностями:
- Если при создании учетной записи нового пользователя возникает системная ошибка, то проверьте настройки ПО и соответствие требованиям сайта ЕИС.
- Если не осуществляется переход по кнопкам «Зарегистрировать» или «Продолжить», то проверьте настройки безопасности и отключите блокировку всплывающих окон. Система должна начать работать корректно.
- Новый директор зарегистрировался на сайте «Госуслуг», добавил организацию, но его учетная запись не появилась на портале закупок. В этом случае зарегистрируйте пользователя напрямую на сайте ЕИС и проверьте наличие у него администраторского доступа.
Что делать, если руководитель поменялся в процессе участия в закупке (заявку уже подали)?
В этом случае нужно как можно быстрее оформить полномочия нового руководителя. Нельзя подписывать документы подписью старого владельца, т.к. заказчик признает ваши сведения недостоверными.
Чтобы этого не произошло, заранее выпустите ЭП на уполномоченное лицо компании, которое сможет подписывать документы от имени компании. Пока вы будете оформлять нового директора, ответственный сотрудник будет подписывать документацию своей подписью. Назначить можно, например, главного бухгалтера или заместителя.
Данная позиция изложена в Постановлении АС Восточно-Сибирского округа по делу № А19-21253/2017 от 16.07.2018 г. Арбитражный суд вынес решение, что организация, имея одну электронную подпись, должна позаботиться о выпуске второй ЭП для ответственного сотрудника, который сможет выполнять необходимые действия в отсутствие директора.
Развиваю вместе с топовыми экспертами soft и hard skills специалистов в тендерном клубе
Друзья, теперь вы знаете, как поменять руководителя в ЕИС. А если у вас остались вопросы, то задавайте их в комментариях к статье или в нашем Телеграм-чате. Кстати, в чате ответ можно получить гораздо быстрее, потому что здесь на связи опытные специалисты, руководители компаний, поставщики, представители банков и различных онлайн-сервисов. Каждую среду проводим живые эфиры, на которых обсуждаем последние новости из сферы госзакупок.