Машиночитаемые доверенности должны были стать обязательными с 1 января 2022 года. Но власти отложили изменения — правила вступят в силу в 2023 году. В 2022 году руководители организаций и сотрудники могут использовать машиночитаемые доверенности по желанию. Это так называемый переходный период.
Что известно на декабрь 2022 года
Использование МЧД станет обязательным с 1 января 2023 года, утвержден законопроект о продлении переходного периода до 31 августа 2023 года
В статье расскажем, кому нужна машиночитаемая доверенность, как ее создать и использовать. Правила будут актуальны с 2023 года, но начать готовиться к изменениям лучше уже сейчас.
В 2022 году у сотрудников будет два варианта, как получить подпись, чтобы подписывать документы организации.
- По-старомуСотрудники подписывают документы электронной подписью, которая получена на организацию.
Владельцы сертификата такой подписи — юридическое лицо и сотрудник, который действует по обычной бумажной доверенности. - По-новомуСотрудник получает подпись на свое имя как физическое лицо. Машиночитаемая доверенность передает ему право подписывать документы организации своей подписью физического лица. Такие документы будут действительны.
Такая схема подойдет для работы в офисе и удаленно.
Чтобы получить подпись, сотрудники могу обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр. Продлевать уже выпущенные подписи удобно в корпоративном удостоверяющем центре. Также в сервисе можно следить за сроками действия сертификатов и вести реестр выданных подписей сотрудникам.
Специалисты на аутсорсе, которые официально не трудоустроены в организации, тоже могут действовать от лица компании по МЧД. Для этого им нужна электронная подпись физического лица и МЧД, подписанная руководителем организации, от лица которой действует специалист.
Требования к машиночитаемым доверенностям определены Приказом Минцифры России. Документ вступит в силу с 1 января 2022 года. Самые важные положения:
- Формат доверенности — XML. Это означает, что система, в которую загружается такая доверенность, должна поддерживать автоматизированную обработку данных.
- Руководитель организации или предприниматель должны подписать машиночитаемую доверенность своей электронной подписью.
- Система, в которой создается доверенность, должна давать возможность отозвать ее. Это может сделать руководитель организации или предприниматель.
- Форма машиночитаемой доверенности будет устанавливаться государственными и муниципальными системами, в которые возможно загрузить документы. Если они не установят правила, нужно применять форму, размещенную на Едином портале государственных и муниципальных услуг.
Где работает машиночитаемая доверенность?
На данный момент МЧД принимают только сервисы ФНС России и ФСС. Налоговая работает по правилам, утвержденным в Приказе от 30.04.2021. ФСС опубликовал правила работы с МЧД на сайте. Остальные госпорталы, электронные торговые площадки и системы, которые принимают документы, подписанные электронной подписью, должны настроить функционал для приема МЧД до 1 января 2023 года, утвержден законопроект о продлении переходного периода до 31 августа 2023 года. Правило относится, в том числе, к ЭДО.
Для обмена документами с контрагентами, МЧД можно создать в сервисе оператора ЭДО.
Если система еще не принимает МЧД, рекомендуем работать с электронными подписями, выпущенными на сотрудников организации и бумажными доверенностями.
Генеральный директор компании или предприниматель должен создать машиночитаемую доверенность в формате XML. Это можно сделать в конструкторе документов 1С или в системе ЭДО.
Если система, куда вы будете загружать документы, подписанные электронной подписью, не поддерживает автоматическую обработку машиночитаемых доверенностей и визуализацию данных, вероятно, нужно использовать доверенность в формате PDF.
Готовую доверенность нужно подписать электронной подписью руководителя организации или предпринимателя в формате XMLDSIG. Руководитель может выдать неограниченное число доверенностей. Срок каждой не должен превышать три года. Конкретный срок действия указывается в доверенности.
- Наименование документа.
- Сведения о доверителе: предпринимателе или организации.
- Сведения о сотруднике, которого наделяют полномочиями.
- Дата выдачи.
- Срок действия.
- Перечень полномочий сотрудника, которые он вправе осуществлять от имени организации или предпринимателя.
- Коды полномочий из классификатора полномочий или их текстовое описание.
- Сведения об информационной системе,в которой хранится информация о досрочном прекращении действия доверенности.
- Номер доверенности;
- Указание на возможность передоверия.
- Электронная подпись, которой подписана доверенность.
- В какую систему будет загружаться доверенность — указывается по желанию.
Что такое классификатор полномочий?
В машиночитаемой доверенности нужно указать полномочия сотрудника. Например, тендерному специалисту будут нужны полномочия по участию в закупках, а юристу — по взаимодействию с налоговой. У каждого сотрудника может быть свой набор. А можно доверить сразу все полномочия. Они прописаны в классификаторе. Частично он уже размещен в Единой системе нормативной справочной информации. Но Минцифры его еще дополняет. Когда будет готова финальная версия, неизвестно. Но если в классификаторе пока нет полномочий, например, по участию в торгах, то и создать МЧД с такими полномочиями не получится.
Внутри организации можно создать свой классификатор для внутреннего ЭДО и обмена документами с контрагентами.
Чтобы подписать документ от имени компании или предпринимателя, сотрудник должен использовать свою электронную подпись. К подписанному документу нужно приложить машиночитаемую доверенность.
Если у компании большой документооборот, не обязательно прикладывать доверенность к каждому пакету документов. Можно подписать соглашение с контрагентом о том, что достаточно сделать это один раз. И указать, в какой системе хранится доверенность и как ее найти.
1. С сентября 2023 года сотрудники организаций и предпринимателей должны подписывать документы своей электронной подписью, а не подписью организации или ИП. Для этого нужна машиночитаемая доверенность.
2. Машиночитаемую доверенность должно подписать лицо, которое может действовать без доверенности от имени юридического лица, или предприниматель.
3. Машиночитаемую доверенность можно не прикреплять к каждому пакету документов, подписанных электронной подписью. Достаточно заключить соглашение с контрагентом о том, в какой системе хранится доверенность.
Электронная подпись для любых задач
В комплекте сертификат, сертифицированный токен и лицензия КриптоПро — все, что нужно для работыЗаказать подпись